第1篇 z醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度
人民醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度
1.按照規(guī)定成立本單位檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負責(zé)確定各類檔案的保管期限,定期對到期
檔案進行鑒定銷毀;
2.檔案應(yīng)按照上級和本單位有關(guān)保管期限的規(guī)定,鑒別材料的保存價值,根據(jù)鑒定情況,提出工作報告和具體意見;
3.凡需銷毀的檔案,由檔案室編寫《檔案銷毀清冊》,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀,并上報檔案部門備案;
4.銷毀檔案時,必須指定有二人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字,并注明銷毀方法,嚴(yán)禁擅自銷毀檔案;
5.每年檔案立卷,經(jīng)過鑒定不歸檔的文件材料,由領(lǐng)導(dǎo)審核后,移交辦公室統(tǒng)一銷毀。
第2篇 z醫(yī)院檔案管理制度
人民醫(yī)院檔案管理制度
第一章
第一條:根據(jù)中華人民共和國《檔案法》規(guī)定要求,加強醫(yī)院檔案管理,更好地保護和開展檔案利用,為社會主義現(xiàn)代化服務(wù),特制定本管理制度。
第二條:圍繞醫(yī)院工作職能,積極開展各項工作,認真做好在職能活動中所形成的文件、資料、圖片、文書檔案、科技檔案、人事和財務(wù)檔案的收集、整理工作。
第三條:檔案工作是醫(yī)院整個工作的一部分,列入醫(yī)院工作計劃之內(nèi)。
第二章
第四條:收發(fā)登記是文件的“帳目”,凡是正式往來條文,本院內(nèi)部文件、會議材料、人民來信,均應(yīng)逐件登記。
第五條:收文和發(fā)文,橫向文件和縱向文件分別分開登記。
第六條:登記內(nèi)容包括收(發(fā))文機關(guān)、標(biāo)題、順序號等。
第七條:發(fā)文在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,編號登記。收文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱后,分送經(jīng)辦人閱辦。
第八條:每月清理一次收(發(fā))文件,凡是辦理完畢的文件及時收集妥為保管。
第九條:在辦理文件過程中,注意文件整潔,不得用圓珠筆或鉛筆書寫,如有復(fù)寫紙打印的材料應(yīng)用碳素墨水書寫整齊附后。
第十條:文件應(yīng)做到及時登記書寫清楚,及時分發(fā),及時督辦。
第三章
第十一條:歸檔范圍:凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
1.上級機關(guān)的文件材料:上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;上級機關(guān)頒發(fā)的需要執(zhí)行的文件,以及普發(fā)的、非主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查時的重要指示、講話、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各種規(guī)定、計劃、規(guī)劃、方案、統(tǒng)計報表、預(yù)決算;黨政工團各級領(lǐng)導(dǎo)召開的工作會議材料;各項工作的請示和批復(fù);各職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告;新技術(shù)應(yīng)用的技術(shù)資料、科研成果、技術(shù)鑒定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件材料;人員編制、工資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)資升級名冊、干部任免文件;有保存價值的照片、錄像、磁帶;重要的信訪材料、印模和啟用印章的文件材料;本院編印的出版物原稿和樣書;10萬元以上設(shè)備申購的全套材料材料;房改材料、養(yǎng)老保險、工程計劃預(yù)算決算、合同契約等。
3.個人檔案:經(jīng)過評聘的專業(yè)職(稱)的個人申報、審批表、學(xué)歷證明、總結(jié)、論文以及評委會議意見等專業(yè)技術(shù)干部的檔案材料。
4.會計檔案:經(jīng)濟活動中形成的原始憑證、帳冊、收據(jù)、報表等財務(wù)檔案。
第十二條:歸檔時間
每年辦理完后的所有文件材料于次年3月份前交檔案室歸檔。
第十三條:歸檔要求
1.按照歸檔范圍,將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。
2、按照文件性質(zhì)立卷歸檔,保持聯(lián)系,不同保管期限分開立卷。
3.根據(jù)文件內(nèi)容和保存價值確定永久、長期、短期三種保管期限。
4.卷內(nèi)目錄清楚、案卷標(biāo)題確切、案卷登記有序、編制檢索工具。
第四章
第十四條:檔案查閱
凡因工作需要查閱檔案,必須持有明確的有效證件,說明查閱理由和查閱內(nèi)容范圍,經(jīng)過同意,先登記再查閱。本單位工作人員如因工作需要查閱,提出正當(dāng)理由,內(nèi)容范圍,盡量做到隨要隨查。
第十五條:借閱
檔案一般不得借出檔案室,如特殊情況確實需要借出,必須經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理借閱手續(xù),閱后及時歸還。
第五章
第十六條:非檔案室專(兼)職人員不得隨便進入檔案室,進檔案室查閱檔案,經(jīng)辦理手續(xù)后,才能進入。
第十七條:查閱檔案應(yīng)在指定地點查閱。
第十八條:保護檔案安全,根據(jù)現(xiàn)有條件盡量做到能防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲。
第十九條:檔案庫房要保持清潔每月一次對檔案全面檢查。
第二十條:檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》,保守秘密。
第二十一條:統(tǒng)計
1.為了及時了解檔案及檔案工作情況,研究制定工作計劃,提高檔案管理水平,必須做好檔案統(tǒng)計工作。
2、統(tǒng)計工作堅持實事求是,如實反映情況,各種數(shù)字力求準(zhǔn)確。
3.本院檔案室應(yīng)建立檔案、設(shè)備、利用效果、檔案移進移出等統(tǒng)計臺帳,平時做好登記,年終進行匯總。
4.對各類情況的統(tǒng)計要定期分析記載。
5.及時完成縣檔案局的統(tǒng)計報表任務(wù)。
第二十二條:鑒定和銷毀
1.有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃地開展檔案鑒定工作,以緩解檔案庫房和保管設(shè)備的緊張狀況,減少保管工作量,提高室藏檔案的質(zhì)量。
2、建立鑒定小組(檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組),其成員由分管檔案的院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任及檔案人員組成,負責(zé)鑒定工作。
3.定期對室藏檔案中超過保管期限的檔案直接進行鑒定,用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點科學(xué)地判斷檔案的價值,并確定其存毀。
4.對確無保存價值的檔案必須銷毀時,造好檔案銷毀清冊(一式二份)經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,連同須銷毀的檔案送交縣檔案局,縣檔案局在銷毀清冊上簽字蓋章后,一份交檔案館,一份交本院存檔,其銷毀檔案由縣檔案局統(tǒng)一處理。
第3篇 醫(yī)院檔案管理制度5
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的《浙江省科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》,進一步加強本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、培訓(xùn)、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設(shè)立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機構(gòu),由一名院領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)領(lǐng)導(dǎo),醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設(shè)立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導(dǎo)本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負責(zé)對本院各科檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促工作,并接受上級衛(wèi)生管理部門及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,加強管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護檔案的義務(wù)和利用檔案的權(quán)利,每個職工對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,應(yīng)按照本辦法規(guī)定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應(yīng)歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術(shù)職務(wù)所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經(jīng)檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術(shù)人員等同。
第八條對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應(yīng)給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍和考核項目,確保歸檔材料的準(zhǔn)確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應(yīng)歸檔材料,應(yīng)由材料的直接形成者或兼職檔案員負責(zé)收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進行)。
2.各科室的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應(yīng)歸檔材料組成保管單位后,經(jīng)科負責(zé)人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設(shè)備安裝驗收合格,正常運行后其材料即歸檔。
3.專題調(diào)查、科研課題待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時,做出總結(jié)和經(jīng)成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔(dān),院綜合檔案室協(xié)助、負責(zé)。
2.歸檔材料必須是原件(外來復(fù)印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求,書寫必須使用藍黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復(fù)寫紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標(biāo)有“da”的圓珠筆芯及檔案用復(fù)寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內(nèi)目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內(nèi)目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經(jīng)形成部門負責(zé)人審定,并在卷內(nèi)備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應(yīng)進行統(tǒng)一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設(shè)施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應(yīng)的儀器設(shè)備及防盜、防火、防光、防污染、防腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設(shè)施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質(zhì)的檔案及時修復(fù)和補救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴(yán)格按照要求加強檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學(xué)化管理,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學(xué)地編制檢索工具和編研材料,準(zhǔn)確及時地為利用者提供資料,并加強利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析,按檔案業(yè)務(wù)部門的要求,按時填報各種統(tǒng)計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)科室負責(zé)人組成的檔案鑒定小組,負責(zé)本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經(jīng)分管院長批準(zhǔn)后,二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負責(zé)解釋。
第4篇 x醫(yī)院檔案管理制度
****醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復(fù)文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關(guān)的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會議的報告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。
8、醫(yī)院各項論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。
9、醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。
3、合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章的
原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機器設(shè)備(產(chǎn)品)采購(銷售)業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門審核，并經(jīng)院長簽字確認方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術(shù)記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。
2、非醫(yī)療類(采購、營銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務(wù)部管理，護士資質(zhì)證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責(zé)人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責(zé)人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責(zé)人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴(yán)禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責(zé)任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務(wù)。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復(fù)制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負責(zé)的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，編號科學(xué)規(guī)范、標(biāo)志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴(yán)格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院
2023年6月2日
附件1：河北燕達****醫(yī)院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內(nèi)容：
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負責(zé)人：
附件2：河北燕達****醫(yī)院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內(nèi)容
檔案份數(shù)
所屬部門
經(jīng)辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達****醫(yī)院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負責(zé)
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負責(zé)
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務(wù)資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負責(zé)
14藥劑科
病案室負責(zé)
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫(yī)學(xué)科
19社會服務(wù)部
20科教部
21醫(yī)務(wù)部
醫(yī)務(wù)部
22護理部
護理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-***-**001
河北燕達****醫(yī)院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內(nèi)容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內(nèi)容(詳細版)：
共計**(份)×(頁)
檔案經(jīng)辦人：
部門負責(zé)人：
檔案管理員：
備注：
第5篇 華東醫(yī)院檔案保管制度
人民醫(yī)院檔案保管制度
一、檔案室應(yīng)有專人管理,非專管人員未經(jīng)許可不得擅自入內(nèi)。
二、檔案必須分類存放,檔案箱櫥擺放整齊、編號有序,室內(nèi)不準(zhǔn)堆放雜物和個人物品。
三、為確保檔案室的安全,禁止室內(nèi)吸煙,嚴(yán)禁存放易爆易燃等危險物品。
四、檔案室內(nèi)備有“七防”基本設(shè)施,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時采取措施,最大限度延長檔案的壽命。
五、經(jīng)常保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生,根據(jù)氣溫、溫度變化,掌握啟閉窗戶,以調(diào)節(jié)室內(nèi)溫、濕度。
六、按規(guī)定及時接收各類檔案,承辦鑒定和銷毀無保存價值和過期的檔案。
第6篇 z醫(yī)院檔案利用保密制度
人民醫(yī)院檔案利用保密制度
1.凡利用檔案者,必須嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度,認真履行借閱手續(xù),編寫利用效果登記表。
2、檔案一般不出檔案室,查閱檔案在閱檔案室進行,對保密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),專人查閱。
3.本單位人員因工作需要借閱,一般不得超過十天;外單位借閱檔案須憑單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在閱檔室查閱。
4.凡是檔案抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料,經(jīng)核對無誤后,加蓋“檔案材料證明專用章”,予以證明。
5.借閱人員負責(zé)所借檔案的安全、保密,查閱時嚴(yán)禁吸煙,不得抽換、污損,不得自行轉(zhuǎn)借、翻印,不得給無關(guān)人員查看。
6.借閱人員因公出差、請假、休假、探親,應(yīng)立即歸還所借檔案,調(diào)動工作及退休人員應(yīng)持有檔案部門歸還檔案證明單,人事部門方可辦理手續(xù)。借閱檔案要按期催還和歸還。
第7篇 腫瘤醫(yī)院檔案保密制度
腫瘤醫(yī)院的檔案保密制度
一、檔案工作人員要認真執(zhí)行《中華人民共和國保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》,切實保證檔案的安全管理。
二、凡查閱密級的檔案,應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用,嚴(yán)格控制保密范圍。
三、檔案工作人員對案卷內(nèi)容不準(zhǔn)隨意談?wù)摶蛘洝⑼鈧?不準(zhǔn)以通信或任何方式泄漏檔案機密。
四、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫房(室)。
五、工作中形成的帶有字跡的廢紙,不得隨意亂丟,應(yīng)集中存放、銷毀。
六、到期應(yīng)銷毀的案卷、資料,按手續(xù)報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人監(jiān)銷處理。
第8篇 a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務(wù)資料,必須嚴(yán)格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進行科學(xué)管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務(wù)處的全部會計檔案,由財務(wù)處長指定專人負責(zé)裝訂、整理及造冊,財務(wù)處長(或指定人員)負責(zé)保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應(yīng)在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第9篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務(wù)報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(4)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管兩年(會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構(gòu)派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第10篇 施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴(yán)禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
第11篇 附五醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案制度
第五醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案制度
1、醫(yī)院所有醫(yī)療設(shè)備必須建立檔案,檔案有醫(yī)院設(shè)備科統(tǒng)一建立,并設(shè)專人專職管理。大型精密儀器設(shè)備就萬元以上貴重設(shè)備必須單獨建檔。
2、檔案資料必須完整,不得外借、遺失;有關(guān)科室需借閱時,應(yīng)事先征得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。各科復(fù)印的資料應(yīng)妥善保管,未征得有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)同意不得外借。
3、儀器設(shè)備檔案內(nèi)容包括:科室申購報告、訂貨合同、發(fā)票復(fù)印件、出入庫憑證付聯(lián)、驗收記錄、產(chǎn)品樣本說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、零配件耗損及補充記錄以及其它有關(guān)的一切技術(shù)資料。
4、建立儀器設(shè)備管理卡,作為建立管理帳的依據(jù)。一式二份,一份由使用科室保存,作為清點和管理本科室儀器設(shè)備的依據(jù);一份存放在設(shè)備檔案內(nèi)。
5、保持檔案的完整,加強儀器設(shè)備使用管理,對于每一件貴重精密儀器均設(shè)立一本儀器設(shè)備使用維修記錄,每次換用新冊時,應(yīng)將舊冊存入檔案。
第12篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責(zé)部門
3.1院辦(人事行政部)負責(zé)院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負責(zé)部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責(zé)人。
3.3院辦(人事行政部)負責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責(zé)人負責(zé)審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理(院長)或指定負責(zé)人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由總經(jīng)理(院長)或指定負責(zé)人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負責(zé)收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級單位召開的會議等公務(wù)活動需將文件歸檔的,應(yīng)及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經(jīng)辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經(jīng)辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn),采用標(biāo)黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度,對存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
5.7部門(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號,并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權(quán)限、期限與類型
7.1檔案保管權(quán)限
7.1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長)指定負責(zé)人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚?、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護措施,文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復(fù)印件;
法定代表人身份證(護照)(復(fù)印件);
對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;
各部門(含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀(jì)要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;
購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證(復(fù)印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關(guān)資料;
招聘表格、人才庫等相關(guān)資料;
員工績效考核相關(guān)資料;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務(wù)會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產(chǎn)資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設(shè)備檔案,包括:
設(shè)備臺帳;
設(shè)備出廠合格證、使用說明書;
設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告;
設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設(shè)備運行維修、保養(yǎng)記錄;
設(shè)備更新改造記錄;
設(shè)備管理制度;
其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復(fù)制
8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負責(zé)人有權(quán)查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(科室)進行登記,機密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責(zé)人審批,并進行相關(guān)登記。
8.6查(借)閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負責(zé)人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
9.2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
