第1篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡(luò)安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術(shù)語
電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責
3.1人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內(nèi)容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用
a)服務(wù)器安裝windowsnt4.0
b)客戶機安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/*p/me等。
4.1.2基本應(yīng)用軟件
a)office2000/*p辦公自動化軟件
b)autocad2000計算機輔助設(shè)計軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術(shù)員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftmail電子郵局進行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。
4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準后,由品質(zhì)管理小組進行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負責把回復存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級部門郵件的處理方式,當收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關(guān)計算機負責轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。
4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。
4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認同意,管理者代表批準,印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計算機中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標識。
4.5.5對于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡(luò)安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術(shù)員進行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。
5.相關(guān)文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第2篇 電子技術(shù)文件管理制度
一、 總則
1、 技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、 為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、 適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、 技術(shù)文件的編制
1、 技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1) 開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2) 開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。
3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4) 產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、 技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。
3、 技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、 技術(shù)文件的提交
1、 在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。
2、 在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、 設(shè)計文件的提交以starteam為準,設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、 對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。
四、 技術(shù)文件的歸檔
1、 各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準;技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責、權(quán)、利。
2、 技術(shù)文件應(yīng)保證標題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、 文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、 各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、 歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、 技術(shù)文件的借閱
1、 任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。
2、 若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。
