第1篇 廣告合同管理制度
為了維護廣告市場經(jīng)濟秩序,有效地開展廣告經(jīng)營活動,依據(jù)《中華人民共和國廣告法》、《中華人民共和國合同法》的規(guī)定,制定廣告合同管理制度。
1、廣告主、廣告發(fā)布者應當認真學習履行《中華人民共和國合同法》保護自身的合法權力和利益。
2、廣告主、廣告發(fā)布者應當設立專職或兼職的合同管理員,合同管理員必須由有一定文化素質和合同法規(guī)專業(yè)知識的人員擔任。
3、廣告主、廣告發(fā)布者所有承接的廣告都應當使用工商行政管理機關統(tǒng)一印制的《廣告發(fā)布業(yè)務合同》文本,簽訂廣告業(yè)務發(fā)布合同。
4、廣告業(yè)務發(fā)布合同的簽訂,應嚴格審查、審批制度。嚴格合同專用章使用,保管制度,嚴格合同統(tǒng)一編號,及時歸案制度。
5、廣告發(fā)布業(yè)務合同或代理發(fā)布合同的雙方當事人,應依法簽訂、依法變更、依法解除、依法履行合同義務,共同維護廣告市場經(jīng)營的活動。
第2篇 廣告公司項目合同管理制度
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(一)目的及范圍
1、簽訂合同必須遵守國家法律、法規(guī)及相關政策。
2、對外簽訂合同必須以維護公司合法權益和提高公司經(jīng)濟效益為宗旨。
3、合同作為明確合同雙方權利的義務的依據(jù),具有法律約束力,故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的,應當簽定合同。
4、合同采取書面形式,所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急,要采取國際流行的電子簽名加以確認合同內容的,首先要經(jīng)公司法人同董事長同意,其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。
5、本規(guī)定所指的合同只包括與公司業(yè)務有關的合同,不包括勞動合同。
6、公司發(fā)展壯大后,聘請法律顧問,由法律顧問根據(jù)法定代表人的授權,對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理,有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法律顧問對各部門實行指導。
(二)合同審查程序
1、部門負責人對合同的真實有效性予以審查。
2、分管領導對合同的專業(yè)技術性、經(jīng)濟性予以審查。
3、本公司法律代表或法律顧問對合同的嚴密性和合法性進行審核。
以上人員在認真評審后須在合同上簽名,以示承擔相應責任。
(三)合同的批審權限
合同原則上由法定代表人簽訂,但經(jīng)法定代表人授權的可以由總經(jīng)理、副總或其他負責人簽署。授權方式可以為授權書、電話、傳真等。簽約人必須持有法人委托書,而且必須在授權范圍內行使簽約權,否則無權簽約。
上述合同在簽字之前由顧問律師附簽,以說明該合同已經(jīng)得到了法律上的審查。
(四)合同訂立之前的前期調查
1、在簽訂合同之前應當盡可能對對方的以下情況進行了解:
a、要求對方提供將其主體資格方面的法律文件,如營業(yè)執(zhí)照,重大的交易對象不妨到有關公司登記機關查其登記內容;
b、交易公司的背景和相關歷史;
c、對交易公司的營運狀況進行分析;
d、對交易公司的信用信譽情況進行了解,如過去是否認真履行了與他人之間訂立的合同,是否有欺詐或不講信用的行為,是否已卷入與他人的或與國家機關的糾紛;
e、對交易公司的資信了解,包括是否有房屋還是租用他人房屋、相關財產(chǎn)是否抵押。
2、所欲簽訂的合同在經(jīng)濟上的可行性可交由財務部門審核,財務部門有相關建議的,
可以在合同草擬稿中說明,并由會計簽名。
3、以上情況在簽訂合同之前應盡可能知曉,如果調查了解的成本過高,可以在將來簽訂主合同時加入對方保證條款。
4、經(jīng)辦人員對以上信息的記錄或調查的情況將來與合同原件一并入檔。
(五)合同的訂立步驟
1、與外界達成經(jīng)濟往來意向,經(jīng)協(xié)商一致,應訂立書面合同。
2、合同由各級經(jīng)辦人自行擬稿,合同內容包括標的、數(shù)量和質量、價款或酬金、履行的期限、地點和方式、違約責任等主要條款。涉及合同對于適用法律及選用仲裁條款要盡可能選擇中國法律及本地范圍內仲裁。
3、在訂立合同之前要充分了解對方的狀況、目的、雙方所處的地位,以采取不同的方案和對策,在對方商談過程中要從有利于本公司的角度逐次引導。
4、格式化的合同由經(jīng)辦人按合同紙上的要求填寫。
5、重要合同由法律顧問負責擬稿。
6、擬稿完畢后,經(jīng)本部門審核后,交由律師進行法律審查,顧問律師根據(jù)法律對合同稿審核并簽署意見,之后交由經(jīng)辦人按合同簽訂權限報相關負責人簽訂。合同簽訂內容,如涉及公司內部其他部門的,須事先協(xié)調。
7、法律顧問對合同稿提出意見的、則向經(jīng)辦人說明情況并退回。經(jīng)辦人要求通過的、但法律顧問仍持保留意見的,經(jīng)辦人可以根據(jù)層級上報到上級管理人員,并由該管理人員對合同進行再次審查。
a)法定代表人、總經(jīng)理對重要合同和有爭議合同予以審核并具有終審權。
(六)合同的執(zhí)行
1、合同在簽訂之后,原則上整個過程應當由經(jīng)辦人負責全過程的執(zhí)行,經(jīng)辦人員要做到
對合同的內容、每一個細節(jié)要有充分的了解。須密切關注合同履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、匯報。
2、當合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實情況時,經(jīng)辦人應及時匯報并及時征求律師的意見,以尋求對策。
3、合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動的,如該人員只是在公司內部變動,則由該經(jīng)辦人員繼續(xù)負責,有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個情況,環(huán)節(jié),交接相關資料。新經(jīng)辦人不了解的地方,原經(jīng)辦人要負責說明。
4、如原經(jīng)辦人離開公司的,要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來,并充分說明整個合同的執(zhí)行情況,經(jīng)該業(yè)務部門確認無誤的,方可辦(理)離職手續(xù)。
5、合同執(zhí)行完畢后,相關資料由經(jīng)辦人及時交檔案保管部門入檔。經(jīng)辦人要對入檔材料的真實性負責。
(七)變更和解除
1、因不可抗力或其它原因需要變更或解除合同的,應在法律規(guī)定的期限內與對方當事
人進行協(xié)商,妥善處理。
2、變更、解除合同必須符合有關法律的規(guī)定,必須維護公司合法利益。
3、變更、解除合同的程序與審批程序相同。合同經(jīng)過簽證或公證者,須到原工商行政管理部門備案或經(jīng)公證處重新公證。
4、變更、解除合同一律采用書面形式。
5、變更、解除合同前仍應嚴格履行原合同。
6、 因變更、解除合同而使當事人的利益受損的,除法律允許免負責任外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
(八)糾紛處理
1、在履行合同過程中如與對方發(fā)生糾紛,應按有關法律法規(guī)和本辦法妥善處理。
2、合同糾紛原則上由承辦部門負責處理。涉及內部多個單位的,可以協(xié)商或由公司確定一個部門牽頭負責處理。
3、合同處理應在雙方友好協(xié)商的基礎上解決爭議。
(九)入檔管理
1、合同簽章生效后,正本由檔案保管部門歸檔,合同有關的業(yè)務資料由相關的業(yè)務部門保管復印件,原件有富余的也可持有一份原件。
2、合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和公司內部明確職責的憑證,有關人員應保守合同秘密,并及時按機密程度專門歸檔。
3、檔案保管人員應妥善保管與合同有關的資料
,包括與之有關的文書、圖表、傳真件以及相關單證等。
4、以上資料不得隨意改動、棄置、銷毀、遺失。
5、檔案保管人員要定期檢查已執(zhí)行完畢但未歸檔的合同及相關文件。
(十)責任
1、未按合同管理辦法所定標準程序所簽訂的合同,一律無效,因此而造成的一切損失由簽約人承擔。
2、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責任。
3、因疏忽大意、不負責任導致所簽合同損害公司利益的,按合同金額的20―60%賠償公司損失,并給予降級處分和500―5000元/次的罰款;給公司造成較大損失的,除賠償損失外,予以除名。
4、在合同簽訂和履行中假公濟私、謀取私利者,按合同金額的50―100%賠償公司損失,并以開除論處。除賠償損失外,觸犯刑法的,移送司法機關處理。
5、因個人原因,未能及時檢查合同履行情況,致使公司遭受損失的,給予責任人降級處分和1000―10000元的罰款。
(十一)其他
本規(guī)定解釋權歸公司,可根據(jù)新情況由公司作出另行規(guī)定。
第3篇 廣告與合同管理制度
第一章總則
第一條
為了防范因廣告與合同引起的內外部失信風險，特制定本制度。
第二條
協(xié)會各部門對外發(fā)布廣告和簽訂合同，適用本制度。協(xié)會各會員信用機構，以協(xié)會的名義或以ICE8000信用機構名義對外發(fā)布廣告、信用體系解決方案、簽訂合同，參照使用本制度。
會員信用機構要求對相關合同、廣告資料進行審核時，應將相關資料交由秘書處。
對于ICE8000信用產(chǎn)品合同，協(xié)會一般應制訂標準的合同，只要未對標準合同進行修改，均無需經(jīng)審核程序。
對于ICE8000信用產(chǎn)品宣傳資料，協(xié)會一般應制訂標準廣告文本，只要未對標準廣告文本進行實質性個性，均無需經(jīng)審核程序。
第三條
信用管理部負責組織合同與廣告的審核，并對廣告、合同的有效性、合法性負責。
廣告、合同的發(fā)起部門對廣告與合同的內容與后果負責。
第四條
本制度所稱廣告還包括說明書、網(wǎng)頁等各類具有廣告性質的資料。
本制度所稱廣告、合同的發(fā)起部門是指負責起草廣告、合同內容的部門，如：網(wǎng)站個人信用專欄的網(wǎng)頁內容由個人信用工作委員會負責。
本制度所稱廣告、合同的涉及部門是指廣告、合同確定的權利與義務涉及的部門。
第五條
經(jīng)常發(fā)布廣告或簽訂合同的部門，如有必要，應制定本部門有關廣告和合同的作業(yè)指導書，并報信用管理部備案。
第二章廣告與合同的審核
第六條
廣告與合同的發(fā)起部門在廣告或合同起草后，經(jīng)部門經(jīng)理審核同意后，報送到信用管理部。
必要時，部門經(jīng)理應召開本部門的會議，對廣告與合同進行審核。
第七條
信用管理部收到廣告或合同草案后，應當及時對廣告或合同的合法性與有效性進行審核。審核未通過的，退還發(fā)起部門改正。審核通過的，對廣告或合同的履行風險進行評估。
第八條
在對廣告或合同履行風險評估時，信用管理部可以咨詢相關人員，如可行，信用管理部可采用會議的形式。
如果廣告或合同涉及多個部門，信用管理部應采用會議的形式進行評估，參會人員包括廣告或合同涉及部門的工作人員。
風險評估后，信用管理部應當出具信用風險意見。
第九條
對于信用風險較大的合同，應及時報告給總裁。對于合同標的在2000元以上的，或雖不超過2000元但風險較大的合同，應約定CS條款。
第十條
如有必要，信用管理部應對合同審核的情況制作備忘錄或會議紀要。
第三章制度評價與完善
第十一條
制度的定期評價。每年于9月1日之前，對本制度進行評價，評價的內容是：本制度的作用與意義，本制度存在的問題與不足。然后根據(jù)評價的結果，完善本制度。
第十二條
制度的不定期評價。協(xié)會內每一位員工和每一個部門均有權向協(xié)會提出完善本制度的建議，建議應當詳細說明承諾完善的理由、必要性和可能性，建議一般采用書面形式，也可采用口頭形式，采用口頭形式的，信用管理部應根據(jù)口述內容制作書面的建議書。信用管理部會接到制度修訂建議后，立即向總裁匯報，由總裁決定是否修訂或召開專門會議討論修訂建議。
第四章責任追究
第十三條
違反本制度的工作人員，給予相應的處罰和處分，性質與情節(jié)嚴重的，將記入違規(guī)人員的個人信用檔案，或者進行公開投訴或永久曝光。
第十四條
對應由協(xié)會審核的廣告、宣傳
第七章附則
第十五條
本制度自發(fā)布之日起實施。
第十六條
本制度由協(xié)會信用管理部負責解釋。
