供應商來訪管理制度(范文)
來訪人員規(guī)章制度
為保證公司接待工作規(guī)范有序,充分展現公司良好的企業(yè)形象,特制定本制度。
第一條公司前臺是來訪人員接待的直接接待人。
第二條來訪客人進門后,公司前臺應立即起身相迎,并發(fā)出“您好,請問你找誰”的詢問,并將來訪人員引領到接待區(qū),做好來訪登記,送上茶水。
第三條接待人員問明來訪者事由及被訪者后,要立即通知被訪者;如需引導,則應使用正確的引導方法和引導姿勢進行引導,具體如下:在走廊引導——接待人員在客人兩三步之前,配合步調,請客人走在內側在樓梯引導——當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面;若是下樓時,應由接待人員走在前面,客人走在后面。上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全在客廳里引導——當客人走入客廳,接待人員應用手指示,請客人坐下;看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人誤坐下座,接待人員應請客人改坐上座。
第四條來訪人員接待地點的安排,遵循以下原則。
1.對于普通來賓,一般安排在公司接待區(qū)接待。
2.對于貴賓,應由具體接待者安排接待地點。
3.對于面試人員,如果會議室條件允許,應盡量安排在會議室接待。
4.對于外來對帳人員,一律安排在三樓接待區(qū)等待。
第五條預約人員到達后,若被訪者由于種種原因不能馬上接見,接待人員一定要說明理由與等待時間,若來訪人員愿意等待,則應向其提供茶水和雜志,如有可能,還應該不時為來訪人員更換茶水。
第六條如果預約來訪人員要找的負責人不在,接待人員要明確告知負責人的去向及回公司的時間,請來訪人員留下電話、地址,并明確是來訪人員再次來公司,還是本公司人員回訪來訪者單位。
第七條如果來訪人員未預約,接待人員應首先明確對方姓名,委婉詢問對方來意,并初步判斷能否讓他與相關人員見面。
第八條接待人員經過初步判斷,如果不能直接回答,應使用“讓我看看他是否在”等言辭,及時與相關人員溝通,最后決定是否安排接待。
第九條接待來訪人員時,接待人員應禮貌大方、熱情周到。若因處理不當,造成來訪者不滿或造成接待秩序混亂,視情節(jié)每次給予接待者50-100元的處罰。
第十條本制度自公布之日起執(zhí)行。由公司總經辦負責修訂并解釋。
供應商管理制度
第一章總則
第一條為優(yōu)化、開發(fā)供應商資源,建立供應商市場準入和業(yè)績評估體系,維持供應商隊伍穩(wěn)定可靠,為企業(yè)生產、建設提供可靠的物資供應保障,特制定本制度。
第二條供應商管理的范圍,包括對供應商的調查、選擇、開發(fā)、使用和控制等綜合性管理工作。調查是基礎,選擇、開發(fā)、控制是手段,使用是目的。
第三條供應商管理的核心是在供應商資源調查基礎上,形成優(yōu)存劣汰機制,編制《合格供應商名冊》。
第四條《合格供應商名冊》是采購工作中選擇、使用供應商的主要依據。對于未列入《合格供應商名冊》的供應商,經過調查、評估合格后,列入合格供應商名冊新增部分。
第五條對于未納入《合格供應商名冊》,未經過調查、評估,或經過調查、評估后不合格的供應商,無投標資格,不得簽訂合同。
第六條本制度適用于集團所轄各生產性公司。
第二章供應商資源調查
第七條供應商資源調查是供應商管理的基礎工作。分為現有供應商的合作業(yè)績調查、新增供應商綜合實力調查。
第八條現有供應商的合作業(yè)績調查,是供應商資源調查的重要方面,包括現有供應商基本情況、與hg集團的合作年限,集團各公司產品使用情況(數量、金額、使用壽命),售后服務情況,價格水平,財務付款與欠款情況。
第九條新增供應商的綜合實力調查,是供應商資源調查的補充,包括新增供應商基本工商資質、主要生產設備與檢測設備先進水平、生產規(guī)模、財務能力、主要產品技術指標、主要用戶使用情況(業(yè)績、使用壽命),售后服務情況,價格水平,等等。
第十條供應商資源調查工作由集團工程管理部牽頭組織。
根據調查工作計劃,由集團工程管理部組織使用量(金額)最大的用戶公司采購部,進行現有供應商的合作業(yè)績調查;組織推薦人所在公司采購部,開展新增供應商的綜合實力調查。
調查過程中,各公司工程部(采購部)都必須積極配合集團工程管理部和其他公司進行的調查,提供相關真實數據。調查后,調查小組必須撰寫調查報告、如實填寫供應商資料卡,上報集團工程管理部。
調查報告的格式模板見附件1、
供應商資料卡見附件2、
第三章《合格供應商名冊》的建立與維護管理
第十一條在分析、綜合供應商資源調查報告的基礎上,評估現有供應商、新增供應商綜合實力,編制《合格供應商名冊》。
第十二條集團工程管理部負責《合格供應商名冊》的審核、建立,戶頭增減維護,定期頒布。建立計算機供應商管理信息系統,并指定專人進行日常管理。
第十三條《合格供應商名冊》包含的內容:供應商代碼、注冊名稱(全稱)、屬地、注冊地址、實際地址、企業(yè)網址、性質(外資/國有/國有控股股份/民營控股/民營獨資/個資/個體)、經營性質(生產/貿易)、企業(yè)法人代表姓名、注冊資金(萬元)、職工人數、年銷售額(萬元)、所屬行業(yè)、行業(yè)地位、企業(yè)主導產品、與hg集團合作年限、聯系人姓名、聯系人職務、聯系人固定電話、聯系人手機號碼、傳真號碼、電子郵箱等。
《合格供應商名冊》基本數據保存的形式是電子表格e*cel,計算機供應商管理信息系統數據庫據此導入引用。
《合格供應商名冊》的封面、內頁樣式見附件3、
《合格供應商名冊》的內容字段約定見附件4、
第十四條集團工程管理部制定供應商管理系統管理人員工作紀律、考核規(guī)定,保障《合格供應商名冊》基本數據真實準確、及時更新。
第十五條《合格供應商名冊》的建立與維護管理包括合格供應商名冊初始建立、現有供應商評估、違規(guī)供應商除名、供應商資格注銷、新增供應商添加。
第十六條合格供應商名冊初始建立、現有供應商評估、違規(guī)供應商除名、供應商資格注銷、新增供應商添加的審批權限見附件5、
第十七條合格供應商名冊初始建立,基于集團公司經過多年實踐,已經形成較完善的供應商隊伍,集團工程管理部結合供應商資源調查的成果,集中組織評估,對產品質量過硬、價格合理、合作期較長、信譽良好、作風端正的供應商,直接納入《合格供應商名冊》。
合格供應商名冊初始建立流程見附件6、
合格供應商名冊初始建立封面、內頁模版見附件7、
第十八條合格供應商名冊初始建立的原則:
1、合格供應商名冊初始建立的總戶數不超過現有供應商總戶數的80%;
2、現有供應商,產品質量過硬、價格合理、合作期較長(一年以上)、信譽良好直接進入;其他現有供應商進入評估程序。
第四章《合格供應商名冊》的評估篩選、資格注銷、違規(guī)除名
第十九條《合格供應商名冊》的評估篩選,是集團工程管理部組織的定期評估,在供應商資源調查和現有供應商年終評估的基礎上進行,現有供應商年終評估的標準與打分表見附件8、
第二十條現有供應商年終評估每年十二月上旬,由集團工程管理部統一組織安排?，F有供應商年終評估程序見附件9、
第二十一條供應商年度評估必須于年底前完成,并及時下發(fā)下年度《合格供應商名冊》。
第二十二條評估小組的組成:使用單位技術人員代表1人、使用單位領導1人,專業(yè)工程師1人,相關采購人員2人(集團1人,分公司1人),監(jiān)察部代表1人。
第二十三條現有供應商年終評估分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格(含差)四檔,對應的評估分值和應對管理措施見附件10:
第二十四條供應商資格注銷是指因供應商破產、一年以上無合作等原因,失去其保留《合格供應商名冊》資格的情況。
第二十五條供應商違規(guī)除名是指供應商在與本集團公司合作過程中,采用欺詐、脅迫、串標等不正當手段,受到本集團公司審計、監(jiān)察等職能部門除名處罰。
供應商除名與注銷流程見附件11、
第五章新供應商資源的引進
第二十六條對于有實力的新增供應商,通過資料卡的建立、綜合能力評估,適時納入《合格供應商名冊》。
第二十七條新增供應商綜合實力評估標準與打分表見附件12、
第二十八條新供應商添加審批流程見附件13、
第二十九條新增供應商申請審批卡見附件14、
第六章違規(guī)考核與處罰
第三十一條《合格供應商名冊》是選擇、使用供應商的依據,對于違反本制度選擇供應商的行為執(zhí)行如下考核,見附件15《供應商管理制度執(zhí)行情況考核處罰表》。
第三十二條工程管理部負責制度執(zhí)行情況的檢查與考核,對于違反制度的情況,及時下發(fā)《整改與處罰通知單》,對于年度內連續(xù)兩次、累計三次違反制度的采購人員,調離采購崗位。見附件16、
第三十三條工程管理部供應商管理系統管理人員工作紀律、考核規(guī)定見附件17、
第三十四條對于提供虛假資料,騙取《合格供應商名冊》資格的供應商,一經查實,做無條件除名處理。
第七章附則
第三十五條工程管理部負責本制度的起草和解釋工作。
第三十六條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
