學(xué)生會(huì)財(cái)物管理規(guī)章制度
(一)經(jīng)費(fèi)管理制度
1、一切活動(dòng)經(jīng)費(fèi)從“節(jié)省經(jīng)費(fèi),多辦實(shí)事”的原則出發(fā),合理使用經(jīng)費(fèi)。學(xué)生會(huì)經(jīng)費(fèi)由生活部統(tǒng)一管理。
2、各項(xiàng)活動(dòng)由主辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況商定所需的經(jīng)費(fèi)數(shù)額,做出書(shū)面報(bào)告,隨活動(dòng)方案上報(bào)分管主席及主席簽字同意;再由生活部報(bào)團(tuán)總支審批。
3、經(jīng)團(tuán)總支審批同意的經(jīng)費(fèi)方可報(bào)銷,報(bào)銷憑正式發(fā)票到生活部辦理。
4、批準(zhǔn)開(kāi)支的經(jīng)費(fèi),憑經(jīng)費(fèi)預(yù)算在活動(dòng)開(kāi)展前7天到生活部預(yù)支經(jīng)費(fèi);在活動(dòng)結(jié)束后的7天內(nèi)收齊發(fā)票或收據(jù)到生活部統(tǒng)一進(jìn)行報(bào)賬工作。發(fā)票和收據(jù)金額總和應(yīng)與所預(yù)支的經(jīng)費(fèi)相符,多退少補(bǔ)。
5、批準(zhǔn)的正當(dāng)經(jīng)費(fèi),因特殊情況未能取得發(fā)票時(shí),須憑收據(jù)報(bào)銷。因個(gè)人原因未取得發(fā)票的由個(gè)人負(fù)責(zé).
6、每月第一個(gè)星期由生活部進(jìn)行報(bào)銷工作,各部在要報(bào)銷的發(fā)票后用黑色鋼筆注明用途、經(jīng)手人、證明人,不按照要求書(shū)寫(xiě),恕不進(jìn)行報(bào)銷。
7、生活部設(shè)立經(jīng)費(fèi)收支賬本,做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)收支登記,并妥為保管各種單據(jù)和報(bào)銷憑條。
8、每學(xué)期結(jié)束由生活部清算全部經(jīng)費(fèi)的收支情況并向主席團(tuán)、團(tuán)總支老師及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作匯報(bào)。
(二)器材管理制度
1、學(xué)生會(huì)一般財(cái)物由生活部管理,包括學(xué)生會(huì)由于工作出色獲得的集體性獎(jiǎng)品、紀(jì)念品,學(xué)生會(huì)內(nèi)的重要報(bào)刊雜志及日常工作文具等物品。
2、各部自行負(fù)責(zé)本部器材并確定其所置放之處,器材用畢應(yīng)將其放回原處。
3、各部若需向外院系借用器材,應(yīng)先打借條,經(jīng)主席團(tuán)同意后方可借用。所借用器材應(yīng)妥善管理,用畢立即歸還,并注銷借條。
4、外院系或院內(nèi)各班向我院借用器材時(shí),須經(jīng)我院學(xué)生會(huì)主席同意方可外借。
5、院學(xué)生會(huì)器材為公共財(cái)物,各部門(mén)應(yīng)妥善管理。若器材有所損壞、遺失,照價(jià)賠償。
(三)檔案管理制度
秘書(shū)處負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)各類文件、會(huì)議記錄及其他文字資料的整理、分類及管理工作。
1、 學(xué)生會(huì)檔案分類為:
(1)規(guī)章制度類:學(xué)生會(huì)章程、學(xué)生會(huì)工作制度、學(xué)生會(huì)各部門(mén)職責(zé)及各部下屬機(jī)構(gòu)制度等。
(2)計(jì)劃總結(jié)類:學(xué)生會(huì)及各部的學(xué)期計(jì)劃、總結(jié);各部的月份計(jì)劃、總結(jié);各項(xiàng)活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)。
(3)名單聯(lián)系類:本院老師、學(xué)生會(huì)干部、基層班級(jí)干部的名單及聯(lián)系方式,全院學(xué)生宿舍安排,外校及外院系學(xué)生會(huì)聯(lián)系方式;學(xué)期時(shí)間安排表、課程表等。
(4)內(nèi)部刊物類:學(xué)院內(nèi)的報(bào)刊雜志等。
(5)外部交流類:學(xué)校文件及兄弟院系文件、刊物。
(6)獲獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)類:學(xué)生會(huì)評(píng)比材料,各類評(píng)優(yōu)活動(dòng)及校內(nèi)、院內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)獲獎(jiǎng)資料(包括獲獎(jiǎng)人,獲獎(jiǎng)時(shí)間、項(xiàng)目等)。
(7)其他:會(huì)議記錄,活動(dòng)留影等。
2、 各部應(yīng)及時(shí)將各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)及其他保留資料交與秘書(shū)處存檔,并自行保存本部各項(xiàng)活動(dòng)資料。
3、 各學(xué)生會(huì)正式成員每學(xué)期必須遞交一份詳細(xì)的個(gè)人總結(jié),介紹在這期間的工作內(nèi)容,工作成績(jī)及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并由秘書(shū)處負(fù)責(zé)存檔(具體遞交時(shí)間由秘書(shū)處統(tǒng)一安排.)
4、 秘書(shū)處每月對(duì)檔案進(jìn)行一次整理,并督促各部門(mén)的文件存檔。
5、 本會(huì)檔案只供本院學(xué)生會(huì)干部查閱,但在查閱之前須經(jīng)秘書(shū)處同意,并在學(xué)生會(huì)辦公室內(nèi)查閱,未經(jīng)允許不得擅自拿走,如要借出須經(jīng)學(xué)生會(huì)主席、秘書(shū)長(zhǎng)同意,并進(jìn)行登記;外院系干部如要借閱,須經(jīng)本院團(tuán)總支老師批準(zhǔn),并在秘書(shū)處進(jìn)行登記,方可借出。
6、 秘書(shū)處負(fù)責(zé)將學(xué)生會(huì)檔案磁盤(pán)化,統(tǒng)一進(jìn)行電腦管理。
(四)工作證使用制度
1、院學(xué)生會(huì)工作證只限院學(xué)生會(huì)干部本人使用,不得轉(zhuǎn)借,持證人要自覺(jué)接受全院師生的民主監(jiān)督。
2、秘書(shū)處負(fù)責(zé)工作證的分發(fā),并統(tǒng)一管理。
3、各成員在各類大型活動(dòng)中須佩帶工作證。
4、工作證應(yīng)妥善保管,如有遺失應(yīng)立即向秘書(shū)處報(bào)告,以便盡快補(bǔ)辦。
5、學(xué)生會(huì)成員退會(huì)應(yīng)交還工作證。
