紙質(zhì)文件管理制度范文

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：93

紙質(zhì)文件管理制度范文

公司紙質(zhì)文件歸檔管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,規(guī)范我司歸檔文件的管理方法,維護公司合法權(quán)益,把檔案管理從“分散、規(guī)矩、質(zhì)雜、量大、孤本”的現(xiàn)狀變得“集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛”。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和廣東省檔案局關(guān)于《廣東省檔案條例》的規(guī)定,結(jié)合我司實際情況,特制定如下紙質(zhì)文件歸檔管理辦法。

第二條檔案管理工作主要分為收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀五項步驟。

在檔案管理工作中要做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)才能保證到文件的安全。

第二章紙質(zhì)文件歸檔的具體實施

第三條紙質(zhì)歸檔文件的收集范圍

1.紅頭文件,如批復、決定、通知等

2.白頭文件,如經(jīng)驗介紹、會議材料等;

3.公布性文件,如公告、通告、布告等;

4.記載性文件,如大事記、組織機構(gòu)沿革、年鑒、廠志、工作日記等;

5.內(nèi)部使用文件,如會議記錄、規(guī)章制度、工作總結(jié)、工作計劃等;

6.報道性文件,如新聞媒體報道本企業(yè)的信息報道(如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等)。

7.證明性文件,如介紹信存根、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移證明等;

8.信訪處理材料,如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等;

9.契約性文件,如協(xié)議、合同、意向書等;

10.登記性文件,如干部(職工)登記表、干部(職工)花名冊等。

第四條紙質(zhì)歸檔文件的整理注意事項

1.下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③

正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;

⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件。

如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。

2.以“件“為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;

⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦文件處理單放在文件前面;⑧漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑨不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。

3.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等。

分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度。

取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度。

4.跨年度形成的文件機關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都歸入辦結(jié)年度。

如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;

④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸最后一年,等等。

5.幾份文件作為一件時,“件”的日期按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定“件”的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間。

6.無落日期的文件要標注日期此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類。

7.專門年度的分類方法因為相當一部分工作是按照專門年度進行的,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類。

8.臨時企業(yè)、個人客戶,存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

第五條紙質(zhì)歸檔文件的保管辦法

1.檔案室對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作,是檔案管理中的一項重要內(nèi)容。

基本任務和要求是維護檔案的完整與安全。

2.檔案保管的軟硬件設(shè)施管理

2.1 檔案室/柜管理。

要建立完善的檔案室/柜管理制度,配備必要的防護設(shè)備,合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度,做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作,定期測記濕溫度變化、適時投放防蟲藥物、做好防火防盜工作,保持整潔、有序,保證檔案安全無損。

2.2 檔案檢查。

對于已存檔案的狀況應定期進行全面檢查,必要時可臨時進行部分檢查。

著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況,檢查時要逐卷進行,要作出詳細記錄并寫出正式報告。

一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴重破損等問題,要及時采取措施,妥善處理。

2.3 防止泄密。

對于保密文件,要保護其機密不被盜竊,嚴防泄密。

對涉密檔案安全進行檢查,特別是檔案信息安全管理、排查失泄密隱患與漏洞,確保檔案信息安全。

節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

3.保管期限的劃分

3.1 永久,凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司建設(shè)和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管。

它主要包括:(1) 本公司制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,公司領(lǐng)導人任免等文件材料。

(2) 同本公司產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關(guān)的重要文件,上級針對本公司所作的決定,批復,報告和調(diào)查研究材料。

(3) 本公司批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

3.2 長期,凡是反映本機關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:(1) 本機關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等)。

(2) 政府部門下發(fā)的屬于公司主管業(yè)務,并需要貫徹實行的一般性文件材料。

(3) 各級部門報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

3.3 短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

它主要包括:(1) 本公司一般事務性的文件材料。

(2) 政府部門頒發(fā)的非主管公司業(yè)務但需要參照執(zhí)行的文件材料。

(3) 各級部門報送的一般性的文件材料。

3.4 根據(jù)本公司的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:① 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。

② 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

③ 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則。

④本部門轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期。

第六條紙質(zhì)歸檔文件的借閱使用

1.公司各部門借閱檔案,必須按照公司制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。