x大學(xué)物業(yè)公司人事檔案管理辦法
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第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。
第二條 員工的檔案由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條 員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應(yīng)移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和公司有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案管理員按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條 人事檔案管理員的職責
(一)保管員工檔案;
(二)及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記員工工作、工資、獎懲情況;
(五)為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;
(六)做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向有關(guān)部門移交檔案;
(八)辦理其它有關(guān)事項。
第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
(一)本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;
(二)本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料;
(三)本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;
(四)政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;
(五)員工參入黨、團、工會等材料;
(六)獎勵(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進事跡材料;
(七)入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)處分、取消處分的材料;
(九)任免、工資、職稱等材料;
(十)學(xué)歷和評定的技能等材料;
(十一)其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應(yīng)分類編號后存放,編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第八條 人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應(yīng)由部門出具證明,由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應(yīng)提交報告,分管領(lǐng)導(dǎo)批準,嚴格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù),應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續(xù),不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。接收檔案后,應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出,檔案材料轉(zhuǎn)出時,應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第十條 本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
