建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
為了加強(qiáng)我院會(huì)計(jì)檔案的管理,確保財(cái)務(wù)信息安全和完整,特制定本辦法,請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行。
一、數(shù)據(jù)資料管理與保管
計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表,應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。
⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。
現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個(gè)人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收(付)訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁,由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章,銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核無誤后,由出納和主管負(fù)責(zé)人簽字蓋章,按月編頁碼裝訂成冊(cè),加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊(cè),加蓋封印妥善保管。
⒉記帳憑證的保管
記帳憑證主要是指機(jī)制憑證,經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計(jì)算機(jī),并加蓋會(huì)計(jì)主管、記賬員(輸入)、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人(領(lǐng)、交款人)簽字確認(rèn)。當(dāng)日工作結(jié)束,記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無誤蓋章后,連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊(cè),妥善保管。
⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時(shí)間
⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。
⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。
⑶總分類賬、各明細(xì)科目余額表每月打印一次。
⑷記帳憑證(包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證)的科目匯總表每日打印一次,并同該日記帳憑證一起裝訂。
⑸會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表,按管理要求和時(shí)間打印輸出,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字生效。
⒋其他
由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并要求操作人員和財(cái)務(wù)主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。
二、數(shù)據(jù)備份管理
⒈由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性,當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進(jìn)行備份。
⒉在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,每張軟盤采取隔日備份的方法,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。
⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
⒋計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表等,按月做兩套軟盤備份,或在兩臺(tái)以上計(jì)算機(jī)中備份,備份軟盤應(yīng)交會(huì)計(jì)檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管,并注意防火、防磁、防潮、防塵。
三、會(huì)計(jì)檔案管理
財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)檔案的管理由財(cái)務(wù)處長(zhǎng)指定專人負(fù)責(zé),并建立檔案登記清冊(cè),詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項(xiàng)。
⒈會(huì)計(jì)檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù),打印輸出的憑證帳冊(cè)、報(bào)表,必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。
⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上保護(hù)標(biāo)簽,裝入磁盤盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。
⒊由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案,按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。
⒋隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤,作為會(huì)計(jì)檔案按規(guī)定保管。
⒌各類會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱,必須經(jīng)過會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章,填寫檔案借閱登記清冊(cè)。如果對(duì)備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
⒍必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴(yán)重者,將追究其法律責(zé)任。
⒎會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后,其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
