大學(xué)外事接待管理辦法
大學(xué)外事接待管理暫行辦法
為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范我校外事接待工作,提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)我校國際交流與合作,根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī),結(jié)合我校實(shí)際,特制定本辦法。
第一條 外事接待原則
1.發(fā)揚(yáng)愛國主義精神,維護(hù)國家主權(quán)和利益,維護(hù)民族尊嚴(yán),嚴(yán)守外事紀(jì)律。
2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)部門的規(guī)定。
3.堅持一切從實(shí)際出發(fā),堅持務(wù)實(shí)原則,堅持平等、對等原則,服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局,維護(hù)學(xué)校利益,堅持勤儉辦外事。
4.參加外事接待人員應(yīng)做到熱情、友好、不卑不亢。及時請示匯報工作。
第二條 外事接待審批程序
1.外事辦是學(xué)校外事工作的綜合歸口管理和協(xié)調(diào)部門。邀請各類國(境)外人員來校訪問的申報歸口單位為外事辦。各部門各單位進(jìn)行外事接待要嚴(yán)格按照規(guī)定程序,遵守事前申報,事后報告原則。
2.凡屬學(xué)校邀請的國(境)外代表團(tuán)、國際知名人士、校友等來華訪問,均由外事辦負(fù)責(zé)向上級有關(guān)部門申報。
3.學(xué)校各部門邀請國(境)外人士來校參觀、考察、訪問、講學(xué)、合作科研和參加會議等,應(yīng)在外賓來校前一個月向外事辦提交申請,詳細(xì)說明來訪團(tuán)組或個人來校目的、時間、費(fèi)用來源等,并提供背景材料(姓名、性別、國籍、護(hù)照復(fù)印件、學(xué)歷與學(xué)位、專業(yè)職稱、工作單位、學(xué)術(shù)成果、聯(lián)系地址、電話、傳真、電子郵件等);先由部門或單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,蓋章后交外事辦,并同時報保衛(wèi)處備案經(jīng)請示校領(lǐng)導(dǎo)同意,報上級主管部門審批。
1)擬邀請來校的外賓已辦理好來華簽證的,校內(nèi)邀請單位需填報《z醫(yī)科大學(xué)國(境)外來賓外事接待工作信息表》(附件1);
2)擬邀請來校的外賓需我校出示相關(guān)文件辦理來華簽證的,校內(nèi)邀請單位需提前一個半月向外事辦提供以下材料:姓名、性別、國籍、出生日期、護(hù)照復(fù)印件、學(xué)歷與學(xué)位、專業(yè)職稱、工作單位、學(xué)術(shù)成果、來訪事由、停留期限、聯(lián)系方式(地址、電話、傳真、電子信箱等);填報《z醫(yī)科大學(xué)國(境)外來賓外事接待工作信息表》(附件1)、《z醫(yī)科大學(xué)邀請國(境)外專家短期來訪申請表》(附件2)。
4.由校外單位接待,到我校順訪的外賓,則由學(xué)校相關(guān)部門或單位向?qū)W校請示,并附接待計劃或公函,交外事辦報校長審批后備案。
5.聘請海外人士為學(xué)?？妥淌凇⒚u(yù)教授,由人事處行文,并附被聘用者的簡歷和背景資料,經(jīng)外事辦會簽呈校長簽發(fā)報上級主管部門審批、備案。
第三條 外事接待工作程序
1.做好學(xué)校外事接待工作,對于拓展我校與國外相關(guān)院校的長期友好合作關(guān)系有著重大意義。各部門應(yīng)給予大力支持,積極配合相關(guān)的學(xué)術(shù)交流及參觀、訪問活動。
2.外事辦負(fù)責(zé)安排外賓的食宿、與校領(lǐng)導(dǎo)會談、宴請、參觀游覽等。校際交流項目所在部門負(fù)責(zé)安排學(xué)術(shù)活動 (包括主持人、布置會場、組織與會人員、制作和張貼海報、翻譯、通知時間、地點(diǎn)等)。
3.各單位邀請國(境)外來校訪問、參觀、講學(xué)的專家學(xué)者,原則上由各部門自行接待,外事辦予以積極協(xié)作,需校領(lǐng)導(dǎo)出席的,要提前報請。各單位須做好以下工作:
1)擬出接待計劃,并提前交外事辦;
2)確定會談內(nèi)容、方式、會談主持人和其他參加人員;
3)事先聯(lián)系、落實(shí)好參觀事項;
4)做好接待記錄;
5)專家離校后兩周內(nèi),將專家在校期間交流活動的圖片和文字材料送交外事辦。
第四條 接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)
外事接待要按照接待外賓的禮儀、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。我校外事接待原則上采取對等原則,外事辦根據(jù)來訪者的級別和重要性制定接待計劃,安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員參加,邀請單位應(yīng)協(xié)助做好工作。由上級部門安排或?qū)W校邀請的國(境)外大學(xué)副校長及以上級別的外賓或代表團(tuán)、國際知名人士、著名學(xué)者、杰出校友或我校名譽(yù)教授等來訪,可由校長或校長委托的副校長會見并宴請一次;院長、系主任級別或我?？妥淌趤碓L,可由副校長會見并宴請一次;其他來訪外賓,原則上不安排校領(lǐng)導(dǎo)出面會見、宴請。
第五條 本辦法由校外事辦負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起施行。
附件(詳見電子政務(wù))
1、z醫(yī)科大學(xué)國外來賓外事接待工作信息表 2、z醫(yī)科大學(xué)邀請外國(境外)專家短期來訪申請表
