第1篇 檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理,保護(hù)和利用檔案信息資源,為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門(mén)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)檔案,是指本所從事*、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開(kāi)展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄,也是國(guó)家的寶貴財(cái)富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門(mén)檔案管理工作,各部門(mén)及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門(mén)、檔案管理員*管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門(mén)均為檔案立卷部門(mén),其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門(mén)。
檔案管理員由專(zhuān)、兼職檔案員組成。檔案室配備專(zhuān)職檔案員1名,各部門(mén)設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié),由行政副所長(zhǎng)分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書(shū)稿檔案(含出版物)等。
第八條 專(zhuān)職檔案員必須具備中專(zhuān)以上文化,受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專(zhuān)業(yè)知識(shí),并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門(mén)應(yīng)遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類(lèi)方案開(kāi)展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門(mén)及職工在工作中形成的文件材料,按照文書(shū)處理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷(xiāo)毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門(mén)職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé),各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門(mén)應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷,保證案卷質(zhì)量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類(lèi)要求,對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類(lèi)。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱(chēng)“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫(xiě),字跡工整清晰。
(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時(shí)間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫(xiě)正確,編寫(xiě)頁(yè)號(hào)無(wú)誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無(wú)金屬物,裝訂線(xiàn)不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間,將檔案編錄入庫(kù)。
(一)各部門(mén)應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門(mén)應(yīng)將各類(lèi)檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無(wú)誤后,一次性向檔案室移交,并認(rèn)真填寫(xiě)移交清冊(cè)。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、加工、整理、排列上架,并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù),設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全,保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固,安裝防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔,無(wú)非檔案用品;檔案排列科學(xué),整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專(zhuān)題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動(dòng)地提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù),為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度,設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè),對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù),向農(nóng)業(yè)部檔案部門(mén)報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條 檔案的借閱,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門(mén)和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意,科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門(mén)、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人*后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管,不準(zhǔn)攜帶檔案離開(kāi)檔案室,復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門(mén)應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章 檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé),組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
第二十三條 銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的監(jiān)銷(xiāo)人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí),應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。
(一)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)或合并時(shí),其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料,應(yīng)移交相應(yīng)部門(mén)繼續(xù)處理。
(二)批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu),應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
(三)各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí),其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或檔案室移交。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對(duì)本所各部門(mén)檔案工作進(jìn)行考核,并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
(一)對(duì)遵守本辦法,認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出,或在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)或個(gè)人,給予表彰。
(二)對(duì)違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門(mén)或個(gè)人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門(mén),年度不能評(píng)為先進(jìn)集體;違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人,年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時(shí)廢止。
第2篇 檔案綜合管理辦法范本
檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理,保護(hù)和利用檔案信息資源,為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門(mén)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)檔案,是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開(kāi)展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄,也是國(guó)家的寶貴財(cái)富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門(mén)檔案管理工作,各部門(mén)及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門(mén)、檔案管理員三級(jí)管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門(mén)均為檔案立卷部門(mén),其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門(mén)。
檔案管理員由專(zhuān)、兼職檔案員組成。檔案室配備專(zhuān)職檔案員1名,各部門(mén)設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié),由行政副所長(zhǎng)分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書(shū)稿檔案(含出版物)等。
第八條 專(zhuān)職檔案員必須具備中專(zhuān)以上文化,受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專(zhuān)業(yè)知識(shí),并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門(mén)應(yīng)遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類(lèi)方案開(kāi)展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門(mén)及職工在工作中形成的文件材料,按照文書(shū)處理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷(xiāo)毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門(mén)職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé),各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門(mén)應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷,保證案卷質(zhì)量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類(lèi)要求,對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類(lèi)。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱(chēng)“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫(xiě),字跡工整清晰。
(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時(shí)間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫(xiě)正確,編寫(xiě)頁(yè)號(hào)無(wú)誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無(wú)金屬物,裝訂線(xiàn)不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間,將檔案編錄入庫(kù)。
(一)各部門(mén)應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門(mén)應(yīng)將各類(lèi)檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無(wú)誤后,一次性向檔案室移交,并認(rèn)真填寫(xiě)移交清冊(cè)。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、加工、整理、排列上架,并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù),設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全,保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固,安裝防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔,無(wú)非檔案用品;檔案排列科學(xué),整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專(zhuān)題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動(dòng)地提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù),為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度,設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè),對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù),向農(nóng)業(yè)部檔案部門(mén)報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條 檔案的借閱,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門(mén)和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意,科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門(mén)、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管,不準(zhǔn)攜帶檔案離開(kāi)檔案室,復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門(mén)應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章 檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé),組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
第二十三條 銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的監(jiān)銷(xiāo)人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí),應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。
(一)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)或合并時(shí),其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料,應(yīng)移交相應(yīng)部門(mén)繼續(xù)處理。
(二)批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu),應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
(三)各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí),其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或檔案室移交。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對(duì)本所各部門(mén)檔案工作進(jìn)行考核,并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
(一)對(duì)遵守本辦法,認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出,或在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)或個(gè)人,給予表彰。
(二)對(duì)違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門(mén)或個(gè)人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門(mén),年度不能評(píng)為先進(jìn)集體;違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人,年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時(shí)廢止。
