第1篇 資料室管理規(guī)定辦法
檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找,來看下面:
檔案保管制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料,須經有關部門和辦公室負責人批準,必要時報請有關校領導審批。
查閱時須嚴格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內容。
三、未經批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容 。
四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料,須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時,以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。
確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經辦公室負責人或學校分管領導批準,并辦理外借手續(xù)(限5天內歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時,按學校有關規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。
本室工作人員對違規(guī)者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批準或辦公室授權,任何單位、個人無權公布檔案內容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術,嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領導主持下,由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔范圍和保管權限,有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經主管領導批準后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災要迅速報告,并全力撲救。
第2篇 x小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
管理處收發(fā)文件、資料實行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進行科學的分類整理,確保文件、資料、檔案的完整、安全,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:
1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經允許不得入內;
2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;
3、資料室內存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持室內環(huán)境干凈、整潔;
4、任何人不得在室內吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;
5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖,避免文件、資料及物品遺失;
6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標識清晰、明顯;
7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負責查找提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經經理或經理授權人批準后,方可借閱。
8、資料員負責催促借閱人及時歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔;
9、屬保密級文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屜內,不得散播其內容,未經領導批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復印和帶離資料室。
10、文件、資料要定期歸檔,對過期文件、資料經部門經理批準后,按批準意見進行報廢、銷毀等處理;
11、對破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整;
12、使用復印機、打印機時,注意節(jié)約成本,杜絕浪費行為,并自覺做好登記。
第3篇 項目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的妥善保管管理處所有資料,以確保相關資料、質量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、 適用范圍適用于__ __ 物業(yè)管理處。
三、 職責
3.1 部門經理負責監(jiān)督資料的保管工作。
3.2 資料管理員負責管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3 各主管/主辦負責現(xiàn)場各類質量記錄表格的完整與收集工作。
四、 方法與過程控制
4.1 管理處收發(fā)文件和資料實行各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2 資料保管須根據(jù)公司的《質量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進行資料的分類歸檔和整理。
4.3 資料柜須標識清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4 資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5 資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6 任何人員借閱文件,須由資料管理員負責查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經部門經理或部門經理授權人批準后,方可借閱。
4.7 借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負責督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔。
4.8 屬公司和管理處保密級文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內,不得散播其內容,未經領導批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復印和帶離資料室。
4.9 文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經部門經理批準后,按填寫《質量記錄存儲清單》相應欄目進行報廢和銷毀處理。
4.1 0資料管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5. 質量記錄表格《借閱登記表》《文件資料存儲清單》
第4篇 n項目管理處資料室管理規(guī)定
項目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的
妥善保管管理處所有資料,以確保相關資料、質量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處。
三、職責
3.1部門經理負責監(jiān)督資料的保管工作。
3.2資料管理員負責管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3各主管/主辦負責現(xiàn)場各類質量記錄表格的完整與收集工作。
四、方法與過程控制
4.1管理處收發(fā)文件和資料實行各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2資料保管須根據(jù)公司的《質量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進行資料的分類歸檔和整理。
4.3資料柜須標識清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負責查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經部門經理或部門經理授權人批準后,方可借閱。
4.7借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負責督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔。
4.8屬公司和管理處保密級文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內,不得散播其內容,未經領導批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復印和帶離資料室。
4.9文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經部門經理批準后,按填寫《質量記錄存儲清單》相應欄目進行報廢和銷毀處理。
4.10資料管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5.質量記錄表格
《借閱登記表》
《文件資料存儲清單》
