某物業(yè)管理公司文書(shū)工作管理規(guī)定
物業(yè)管理公司文書(shū)工作管理規(guī)定
為了使公司的文書(shū)管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規(guī)定。
一、主題內(nèi)容與適用范圍:
1、本規(guī)定明確了文書(shū)的收發(fā)、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。
2、本規(guī)定適用于公司的日常文書(shū)檔案處理工作,也適用于公司各部門(mén)兼職文書(shū)員的工作。
二、收文:
1、凡屬公司種類(lèi)收文,統(tǒng)一由行政人事部指定文書(shū)員簽收、拆封,并及時(shí)、準(zhǔn)確做好收文登記。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收的公文,公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將來(lái)文編號(hào)及到文日期通知行政人事部指定文書(shū)員予以登記。
2、收文登記時(shí),必須填寫(xiě)收文一式二份(見(jiàn)附件一、附件二),第一聯(lián)與來(lái)文聯(lián)在一起,第二聯(lián)作簽收及行政人事部留底。
3、凡收文登記的文件,必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示方可發(fā)閱。做到當(dāng)天收文當(dāng)天登記,當(dāng)天送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示處理。
4、凡屬急件必須及時(shí)送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示迅速處理。
5、凡外出開(kāi)會(huì)或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續(xù)后方可閱辦。
7、文件辦妥后,應(yīng)按部門(mén)案卷檔。
三、發(fā)文:
1、凡以公司名義發(fā)出的正式文件(內(nèi)部或外發(fā)),必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并分別按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見(jiàn)附件三、附件四),經(jīng)登記、編號(hào)后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。
2、凡公司報(bào)送上級(jí)的報(bào)告、匯報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等文件,必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見(jiàn)附件三),經(jīng)統(tǒng)一登記、編號(hào)后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。
3、文件擬稿要按發(fā)文稿(見(jiàn)附件五)的擬制程序進(jìn)行:一般應(yīng)由主要經(jīng)辦部門(mén)擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需經(jīng)幾個(gè)部門(mén)協(xié)辦或認(rèn)可的文稿,在主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后,應(yīng)由主辦部門(mén)送協(xié)辦部門(mén)會(huì)簽,然后由主辦部門(mén)送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、凡以一般函發(fā)文,須經(jīng)發(fā)文部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán),并按照公司標(biāo)準(zhǔn)函文本的格式打印(文本格式見(jiàn)附件六),由行政人事部登記、編號(hào)后發(fā)出。函文必須留底備查,留底稿上應(yīng)有發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽字。
5、對(duì)來(lái)信、來(lái)函應(yīng)作好登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批后轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門(mén)辦理。復(fù)信、復(fù)函與來(lái)信、來(lái)函放在一起,辦妥后檔。
6、凡以公司名義張貼、通告通知、規(guī)章制度等均需擬稿,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意或簽發(fā)后方可張貼,并作好登記、編號(hào),底稿與張貼件放在一起檔。
7、凡在公司內(nèi)部印發(fā)資料,必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫(xiě)文函打印申請(qǐng)(見(jiàn)附件七),辦理文印委托手,經(jīng)核準(zhǔn)后方可印發(fā),并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。
8、一切應(yīng)屬檔的文件,文稿若是書(shū)寫(xiě)件,應(yīng)用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě),不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書(shū)寫(xiě)。文稿須清晰整潔,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對(duì)和檔。
四、用印:
1、凡公司發(fā)文用印,必須與原稿核對(duì),如有錯(cuò)漏,需更正后方可蓋章。
2、凡屬業(yè)務(wù)常規(guī)報(bào)表之外的上報(bào)材料、報(bào)表等需蓋部門(mén)公章或公司公章時(shí),必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或(分管)公司領(lǐng)導(dǎo)的同意后,方可蓋章。
3、公司行政介紹信由行政人事部統(tǒng)一簽發(fā),介紹信及印章由專(zhuān)人保管、開(kāi)具、監(jiān)印。簽發(fā)介紹信應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)政策及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,并在職權(quán)范圍內(nèi)。
4、開(kāi)具介紹信須經(jīng)部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)同意,介紹信上必須寫(xiě)明辦理的具體事項(xiàng),不得以“聯(lián)系工作”、“購(gòu)物”等含糊籠統(tǒng)的字名表示。
5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。
6、介紹信有效期市內(nèi)一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標(biāo)明簽發(fā)人。介紹信存根由行政人事部檔備查。
7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意,并在申請(qǐng)證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關(guān)政策及規(guī)定予以證明。證明的內(nèi)容由行政人事部用公司標(biāo)準(zhǔn)函文本簽發(fā),原稿留底備查。如要求證明的內(nèi)容不符合國(guó)家有關(guān)政策及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,或本公司無(wú)法證明的,行政人事部有權(quán)拒絕證明或蓋章。
8、公司各級(jí)公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領(lǐng)用新章、還舊章,一律由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人親自到行政人事部辦理。部門(mén)應(yīng)將印章保管人名報(bào)行政人事部備案,辦理保管人簽字手續(xù);保管人若有變動(dòng)應(yīng)向行政人事部辦理移交簽字手。
9、刻制公司各級(jí)公章統(tǒng)一由行政人事部指定專(zhuān)人辦理,未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人簽字,不予報(bào)銷(xiāo)刻制費(fèi)用,并追究擅自外發(fā)刻制責(zé)任。
五、文書(shū)的傳遞:
1、凡公司內(nèi)部印發(fā)的文件資料,應(yīng)由行政人事部指定文書(shū)員統(tǒng)一編號(hào)、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷(xiāo)毀。
2、凡上級(jí)下達(dá)的機(jī)要文件,按指定范圍閱讀,一律不準(zhǔn)帶回家或帶到公共場(chǎng)所,不準(zhǔn)私借,閱后即還行政人事部指定文書(shū)員保存。
3、上級(jí)或公司的文件,凡屬絕密或注明不準(zhǔn)翻印的一律不得復(fù)制。其他文件如確需復(fù)制,必須經(jīng)行政人事部主任或地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理室簽字批準(zhǔn),并在行政人事部辦理登記手續(xù)后,由行政人事部指定復(fù)制;其中有密級(jí)的,復(fù)制件應(yīng)編號(hào),在密級(jí)可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規(guī)定的期限內(nèi),由使用人本人退還行政人事部予以銷(xiāo)毀,并在登記冊(cè)上作注銷(xiāo)和銷(xiāo)毀證明簽字。
4、凡只需公司領(lǐng)導(dǎo)閱辦的上級(jí)文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)至部門(mén)閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)由幾個(gè)部門(mén)閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門(mén)留文一般不超過(guò)三天即應(yīng)退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時(shí)另定。
5、行政人事部指定文書(shū)員應(yīng)在收文的留底聯(lián)(見(jiàn)附件二)上寫(xiě)明傳閱路線及實(shí)際傳到日期,以按留文期及時(shí)回收、傳遞或催辦。
六、文書(shū)的催辦:
1、行政人事部指定文書(shū)員每月清對(duì)一次收發(fā)文情況,對(duì)超過(guò)留文期限的或公司需調(diào)回的文件,開(kāi)具催文通知(見(jiàn)附件八)。
2、收到催文通知的部門(mén)或,個(gè)人,應(yīng)即將文件退還行政人事部,如確實(shí)遺失應(yīng)報(bào)告行政人事部備案查失。
七、文書(shū)的立卷和歸檔:
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2、行政人事部指定文書(shū)員和部門(mén)兼職文書(shū)員負(fù)責(zé)公司和部門(mén)文件的收發(fā)、保管。根據(jù)檔要求,認(rèn)真做好有保存價(jià)值文書(shū)材料的催辦、整理、立卷和檔工作。
3、根據(jù)平時(shí)立卷和年終組卷相結(jié)合的要求,文書(shū)員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)文件和資料檔,應(yīng)根據(jù)文件或資料的內(nèi)容,及時(shí)收入有關(guān)案卷夾內(nèi);按平時(shí)成的一項(xiàng)工作或一次會(huì)議,及時(shí)清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規(guī)定,分個(gè)度、分級(jí)別、分問(wèn)題分別立卷。
4、立卷時(shí)應(yīng)按要求分裝訂,寫(xiě)明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列,卷內(nèi)目錄一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門(mén)或個(gè)人不得繼保存。部門(mén)或個(gè)人需要繼使用的材料,應(yīng)先檔后借閱。
6、公司受上級(jí)部門(mén)獎(jiǎng)懲的資料,包括獎(jiǎng)狀、證書(shū)、通知等,收到材料的部門(mén)或個(gè)人,應(yīng)在收到資料的三天內(nèi)即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應(yīng)辦理借用手并有期限。
7、名部門(mén)收到未經(jīng)登記的文件資料時(shí),應(yīng)及時(shí)向行政人事部補(bǔ)辦登記手。辦完的文件資料要有系統(tǒng)、完整,來(lái)文和復(fù)文要放在一起檔。
8、各部門(mén)互送文件、材料時(shí),由文件、材料制作部門(mén)立卷檔。幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件、材料,由主辦部門(mén)立卷檔。收發(fā)的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。
9、文書(shū)檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準(zhǔn)以復(fù)印件檔。
八、文書(shū)檔案的查閱:
1、凡查閱由本部門(mén)成檔后的文書(shū)檔案材料,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意方可查閱。
2、凡因工作需要查閱由非本部門(mén)成檔后的文書(shū)檔案材料,需經(jīng)行政人事部主任批準(zhǔn)方可查閱。屬密級(jí)檔案材料,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
3、查閱文書(shū)檔案一般應(yīng)在行政人事部?jī)?nèi)進(jìn)行;如確需借出行政人事部,應(yīng)經(jīng)行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應(yīng)在一周內(nèi)還。借離的文書(shū)檔案不得帶出公司,例外情況需經(jīng)行政人事部主任或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、外位來(lái)本公司查閱或抄錄文書(shū)檔案材料時(shí),必須持介紹信,根據(jù)材料性質(zhì)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或行政人事部主任批準(zhǔn),到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續(xù)后,方可查閱。
5、查閱或借閱文書(shū)檔案者應(yīng)注意對(duì)文書(shū)檔案的保密和保護(hù),不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印,不得向無(wú)關(guān)人員擴(kuò)散文書(shū)檔案的內(nèi)容,不得遺失、抽換、涂改、圈點(diǎn)、拆散,閱后應(yīng)及時(shí)還;行政人事部指定文書(shū)員必須按頁(yè)核對(duì),發(fā)現(xiàn)有上述情況,查閱或借閱者應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。
九、文書(shū)檔案的交接、統(tǒng)計(jì)、保管:
1、行政人事部指定文書(shū)員或部門(mén)兼職文書(shū)員調(diào)動(dòng),均需辦移交手。
2、行政人事部指定文書(shū)員應(yīng)做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,包括檔案的收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀、結(jié)存、整理、保管、鑒定、利用等內(nèi)容。
3、文書(shū)檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防火、防盜,保持清潔,以保護(hù)檔案的完整無(wú)損,延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
十、附則:
