房地產(chǎn)集團(tuán)公司接待工作管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司接待工作管理辦法
第一章總則
第一條為樹立*城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)的良好形象,擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流,使接待工作規(guī)范、有序,特制定本辦法。
第二條接待工作的原則是:熱情周到、講究禮儀、儉省節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。
第三條本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股 項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章管理職責(zé)
第四條綜合管理部為公司接待工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計(jì)劃,協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù),提供后勤保障。
第五條公司行政副總經(jīng)理是公司接待工作的分管領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)審定接待計(jì)劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項(xiàng),審批接待費(fèi)用。.
第六條公司各部門和分、子公司,負(fù)責(zé)本單位。(部門)的接待工作;定期統(tǒng)計(jì)接待情況報(bào)公司綜合管理部登記備案同時(shí)應(yīng)完成公司安排的各項(xiàng)接待任務(wù)。
第三章類型與標(biāo)準(zhǔn)
第七條本辦法所指接待對象,按來訪事由不同,主要分成以下幾種類型:
(一)公務(wù)來訪
1、政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作;
2、項(xiàng)目合作單位來公司洽談工作事宜;
3、有合作意向的投資單位、金融機(jī)構(gòu)來公司考察;
4、外地分、子公司人員來公司辦理公務(wù)。
(二)參觀來訪
l、各級黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察工作;
2、各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來公司參觀考察;
3、購房客戶參觀考察。
(三)會(huì)議活動(dòng)來訪
應(yīng)邀前來參加公司會(huì)議、活動(dòng)的各級領(lǐng)導(dǎo)、專家、新聞?dòng)浾叩取?/p>
(四)其他來訪客人。
第八條按接待對象級別不同和對公司業(yè)務(wù)的影響不同,分為重要來賓和一般來賓。
第九條用餐原則和標(biāo)準(zhǔn):
(一)參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐;
(二)分、子公司人員原則上安排公司員工工作餐;
(三)來賓用餐具體參照公司《業(yè)務(wù)招待管理辦法》執(zhí)行;同一項(xiàng)接待任務(wù),由公司或部門領(lǐng)導(dǎo)出面的宴請?jiān)瓌t上不超過兩次。
(四)住宿標(biāo)準(zhǔn)
1、外地分、子公司人員來公司本部辦事,一般安排公司所屬酒店的普通標(biāo)間如連續(xù)居住時(shí)間超過十天的,則盡可能安排公司公寓宿舍,公寓宿舍安排標(biāo)準(zhǔn)參照公司《員工宿舍管理辦法》執(zhí)行,費(fèi)用由居住人所在單位承擔(dān)或自行承擔(dān);
2、公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來賓住宿,由綜合管理部根據(jù)需要安排,一般安排在與公司簽有協(xié)議的三星級以上酒店,費(fèi)用的承擔(dān)與標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)需要確定。
第十條用車標(biāo)準(zhǔn):
(一)一般公務(wù)來訪,根據(jù)情況需安排用車的,由綜合管理部統(tǒng)一調(diào)度;
(二)對列入計(jì)劃的重要來賓用車應(yīng)優(yōu)先予以保證,車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計(jì)劃中明確。
第十一條接待規(guī)格:
重要來賓可安排對口業(yè)務(wù)的分管副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)出面接待會(huì)晤;其他來賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。
第四章計(jì)劃與準(zhǔn)備
第十二條綜合管理部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)單位重要來訪預(yù)約時(shí),應(yīng)在《來訪接待登記表》(見附件1)中作登記。對重要來賓接待,須在詳細(xì)了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃,排出日程安排表,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審定后及時(shí)通知相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo);對一般來賓酌情安排業(yè)務(wù)對口部門接待;
第十三條公司各部門和分、子公司在接到重要來訪預(yù)約后,須填寫《接待申請單》(見附件2)報(bào)綜合管理部,并協(xié)助擬定接待計(jì)劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、綜合管理部協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前兩天告知綜合管理部;對時(shí)間緊迫的臨時(shí)重要接待任務(wù),可先在電話中請示,并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。
第十四條重要來訪接待計(jì)劃應(yīng)載明以下內(nèi)容:
(一)接待類別:公務(wù)來訪、參觀、參加會(huì)議或其他。
(二)來賓基本情況
1、來訪單位名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等;
2、來訪具體時(shí)間、人數(shù),當(dāng)?shù)嘏阃瑏碓L的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù);
3、來訪的目的和要求;
4、在本地逗留的天數(shù)。
(三)具體接待安排
1、明確主要接待的部門,相關(guān)配合的部門,接待人員分工及職責(zé),出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員;
2、參觀線路或洽談、舉行活動(dòng)的場所;
3、費(fèi)用預(yù)算。
第十五條重要接待計(jì)劃還應(yīng)考慮以下內(nèi)容:
(一)是否安排車輛接送;
(二)是否需要會(huì)場布置,包括花卉、煙茶、音響、投影、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等;
(三)是否制作歡迎牌、指示牌;
(四)是否安排禮儀;’
(五)是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿;
(六)是否安排攝影攝像;’
(七)是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料;
(八)是否宴請,包括宴請時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、標(biāo)準(zhǔn);
(九)是否安排住宿,是否在房內(nèi)放置鮮花水果;
(十)是否安排游覽、購物、娛樂;
(十一)是否需要贈(zèng)送禮品;
(十二)其它需要說明的事項(xiàng)。
第十六條對重要參觀來訪,主要接待部門應(yīng)按計(jì)劃落實(shí)參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、
陪同人員、會(huì)晤時(shí)間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關(guān)設(shè)施,確保電梯安全完好,環(huán)境、樓道、洗手間清潔,歡迎牌的設(shè)置和內(nèi)容正確,攝像機(jī)、照相機(jī)電源充足。
第十七條對重要公務(wù)來訪或會(huì)議來訪,主要接待部門應(yīng)根據(jù)計(jì)劃和來賓要求,提前預(yù)訂好來賓下榻的賓館;根據(jù)計(jì)劃預(yù)訂宴請的酒店;依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn),以既迎合來賓地方口味,又體現(xiàn)本地菜肴特色的原則審查菜單,安排煙酒、飲料根據(jù)計(jì)劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項(xiàng)目;定制禮品要保證質(zhì)量。
第十八條對大型會(huì)議或活動(dòng)的來訪接待,主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡介等相關(guān)資料;檢查會(huì)場水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施;安排禮儀人員,準(zhǔn)備簽到冊、名片盒等。
第十九條綜合管理部按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛,留有余地,保證車輛清潔,安全性能良好;公司車輛應(yīng)服從綜合管理部的統(tǒng)一調(diào)度。
第五章行為規(guī)范
第二十條接待禮儀:
(一)儀表:面容清潔,衣著得體;
(二)舉止:穩(wěn)重端莊,從容大方;
(三)言語:語氣溫和,禮貌文雅
;
(四)態(tài)度:誠懇熱情,不卑不亢。
第二十一條接待程序中要注意把握迎候時(shí)間,提前等候于公司門口或車站機(jī)場;接待人員引見介紹主賓時(shí),要注意順序;接受名片時(shí),要以恭敬的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中;過走廊時(shí),通常走在客人的右前方,不時(shí)左側(cè)回身,配合客人腳步,轉(zhuǎn)彎處伸右手示意,并說“這邊請”;進(jìn)電梯時(shí)要告訴客人上幾樓,讓客人先進(jìn),先出;客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,再主人,先領(lǐng)導(dǎo),后同事;送客時(shí)根據(jù)身
份確定規(guī)格,若送至大門口、汽車旁,招手待客人遠(yuǎn)去,方可離開。
第二十二條接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議,要特別注意保密接待中既要熟練介紹公司情況,又要注意內(nèi)外有別,嚴(yán)守本單位商業(yè)機(jī)密;對不宜攝影攝像的場合,應(yīng)向參觀人員說明。
第二十三條接待中應(yīng)厲行節(jié)約,精打細(xì)算,不擺闊氣,不講排場,不奢侈浪費(fèi)。
第六章接待費(fèi)用與信息反饋
第二十四條公司各部門的接待費(fèi)用在公司業(yè)務(wù)費(fèi)中列支。接待人員于完成接待任務(wù)后3天內(nèi),將費(fèi)用發(fā)票交所在部門經(jīng)理簽署意見,并送綜合管理部經(jīng)理審核后,報(bào)行政副總經(jīng)理審批。
第二十五條因分、子公司經(jīng)營業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的接待費(fèi)用,由公司綜合管理部辦理審批手續(xù),公司財(cái)務(wù)管理部定期向分、子公司結(jié)算。
第二十六條重要接待任務(wù)完成后,接待人員應(yīng)收集客人的意見、建議,總結(jié)本次接待工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提出對今后接待工作的改進(jìn)意見,并填寫《來訪接待情況反饋單》(見附件3),3天內(nèi)交綜合管理部。
第二十七條接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息稿交策劃部;將與來訪者交流中取得的信息匯總整理,提取其中對公司有價(jià)值的信息交有關(guān)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十八條每月5日前,公司各有關(guān)部門和在杭的各有關(guān)分、子公司應(yīng)根 據(jù)上月重要來訪來賓的參觀考察情況,填寫《來訪接待匯總反饋表》(見附件4),報(bào)綜合管理部備案;外地分、子公司可每季度上報(bào)一次。
第七章附則
第二十九條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
