物業(yè)合同管理工作程序

物業(yè)合同管理工作程序

物業(yè)管理有限公司程序文件

--合同管理程序

1.目的

為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風(fēng)險,規(guī)范公司及各部門的合同管理。

2.范圍

適用于公司或公司某部門作為一方當(dāng)事人的所有合同和合同管理的各個階段。

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。

3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。

3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負(fù)責(zé)管理。

4.方法和過程控制

4.1合同的訂立

4.1.1合同的訂立應(yīng)遵循以下原則:

4.1.1.1事前簽訂原則

所有合同或協(xié)議應(yīng)在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應(yīng)未簽合同即先行履行。

4.1.1.2合同審核原則

所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本,且合同當(dāng)事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。

4.1.2合同內(nèi)容

4.1.2.1合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款:

a.當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、電話;

b.標(biāo)的;

c.數(shù)量;

d.質(zhì)量;

e.價款或者報酬;

f.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應(yīng)以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應(yīng)將付款時間與對方當(dāng)事人履行義務(wù)的時間相結(jié)合,若對方履行義務(wù)時間較長,應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務(wù)類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進(jìn)行評估。

g.違約責(zé)任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等;

h.解決爭議的方法。

4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風(fēng)險、權(quán)利歸屬等條款:

a.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應(yīng)有保修條款;

b.涉及知識產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應(yīng)有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;

c.涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應(yīng)有驗收條款和風(fēng)險承擔(dān)或轉(zhuǎn)移條款。

4.1.2.3合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定,能明確界定各方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù);客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的,應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。

4.1.3合同的草擬

4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬,公司已制訂并實施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。

4.1.3.2采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改,也可增加補充條款,但必須履行合同報批手續(xù)。

4.1.3.3政府有關(guān)部門有強制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù),應(yīng)參照以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。

4.1.4合同的報批

4.1.4.1合同報批前,經(jīng)辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進(jìn)行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和相關(guān)資格證明。

4.1.4.2經(jīng)辦人員應(yīng)將草擬好的合同分別報部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批,各審批部門應(yīng)在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出書面修改意見,經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。

4.1.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,

必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入'合同范本庫'。所有涉及款項收付的合同均須有財務(wù)人員審核。

4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實際需要,對b類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經(jīng)理簽署意見后報品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內(nèi)使用。

4.1.5合同的簽署

4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的a類物資及其它采購合同、電梯維護(hù)保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務(wù)合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務(wù)部門名義簽訂,加蓋業(yè)務(wù)部門公章。

4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經(jīng)法人書面授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人親自簽約,法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。

4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應(yīng)先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應(yīng)盡量蓋合同專用章。

4.1.5.4公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的,應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應(yīng)保證公司擁有兩份原件。

4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應(yīng)委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。

4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負(fù)責(zé)簽約。

4.1.5.7合同一般應(yīng)由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應(yīng)避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。

4.2合同的履行

4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對合同的履行進(jìn)行跟蹤;財務(wù)部負(fù)責(zé)對合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應(yīng)對合同的履行給予必要的協(xié)助。

4.2.2經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務(wù),特別是對應(yīng)收、應(yīng)付款須及時報批結(jié)算,不得擅自延期履行。

4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時向部門經(jīng)理請示,依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽

訂合同或補充合同。

4.2.4合同訂立后,對方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂合同或補充合同。

4.2.5在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知會公司相關(guān)部門,由公司相關(guān)部門協(xié)商并請示公司領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施。

4.2.6合同的解除

4.2.6.1合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù),合同當(dāng)事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應(yīng)立即報部門經(jīng)理并知會公司相關(guān)部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。

4.3合同的保管

4.3.1合同保管應(yīng)遵循下列原則

4.3.1.1及時歸檔原則;

4.3.1.2完整保存原件原則;

4.3.1.4便于查找原則。

4.3.2合同保管的范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:

4.3.2.1合同(包括附件);

4.3.2.2合同評審的相關(guān)記錄;

4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。

4.3.3合同保管部門

4.3.3.1公司業(yè)務(wù)部門在職權(quán)范圍內(nèi),對以本部門名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。

4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進(jìn)行款項結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

4.3.3.3公司各業(yè)務(wù)部門以本公司名義對外簽訂合同時應(yīng)當(dāng)一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務(wù)部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報批部門數(shù)目確定)。

4.3.3.4財務(wù)部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務(wù)需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)保存有關(guān)合同復(fù)印件。

4.3.4合同的歸檔

4.3.4.1經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當(dāng)事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應(yīng)在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時,按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。

4.3.4.2與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人且公司沒有備份的,經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。

4.3.4.3各部門合同管理員負(fù)責(zé)保管應(yīng)由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進(jìn)行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。

4.3.4.4所有合同均應(yīng)永久保存。

4.3.5合同的使用登記

4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調(diào)閱、復(fù)印合同須向總經(jīng)理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進(jìn)行登記。;絕密級合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時,合同管理員應(yīng)當(dāng)場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認(rèn);如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應(yīng)及時登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報。

4.3.6合同的保管形式

4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。

4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子文檔形式存放,并設(shè)定訪問權(quán)限。

4.3.7合同的保密

4.3.7.1各部門應(yīng)根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當(dāng)?shù)拿芗墶?/p>

4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領(lǐng)導(dǎo)以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業(yè)務(wù)所需外,不得對外傳播(集團(tuán)內(nèi)各公司之間的交流除外)。

4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對合同的保密負(fù)責(zé);所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應(yīng)按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。

4.3.7.4經(jīng)辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。

4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會同相關(guān)職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。

5.質(zhì)量記錄表格

**wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》