百貨商場撤場管理規(guī)定
百貨商場制度匯編之撤場管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范商戶撤場流程及其遺留物品的管理,降低公司損失,維護公司利益。
2、適用范圍
公司的所有商鋪撤場管理工作。
3、定義
撤場:合同到期正常終止、商戶提出撤場申請或因違反合同約定公司要求其撤柜等,按公司正常流程辦理撤場手續(xù),并終止商戶在廣場的經(jīng)營行為。
逃場:商戶違反合同約定,未按正常流程辦理撤柜手續(xù),自行終止在廣場的經(jīng)營行為。
4、職責(zé)
4.1招商部負責(zé)發(fā)出《解除合同通知書》和辦理撤場手續(xù)。
4.2營運部負責(zé)商鋪撤離現(xiàn)場全過程的監(jiān)控與管理,商鋪撤場場地驗收和商戶逃場后的相關(guān)工作。
4.3物業(yè)后勤部負責(zé)對商鋪撤場/逃場的現(xiàn)場監(jiān)管,對有逃場跡象的商戶進行監(jiān)控,對經(jīng)營場地進行拆除與驗收。
4.4財務(wù)部負責(zé)費用核算與收取。
4.5行政部負責(zé)利用法律程序?qū)μ訄錾虘暨M行欠費追繳和逃場撤柜扣押物品與遺留物品入庫、保存與處理。
5、程序
5.1公司百貨品牌、邊角租賃類和特色店類的合同到期商戶正常撤場與未達成續(xù)約意向的商戶撤場。
5.1.1商戶須在商鋪合同期屆滿前60天向招商部提出書面續(xù)約申請,逾期未提出視為無續(xù)簽意向,招商經(jīng)理于續(xù)約申請?zhí)岢龊蟮?0個工作日內(nèi)回復(fù)商戶是否繼續(xù)合作。招商經(jīng)理將續(xù)約申請與相關(guān)資料情況和續(xù)約談判情況匯報招商部門經(jīng)理、副總及公司總經(jīng)理確認。合同續(xù)約參見《招商管理制度》。
5.1.1.1招商經(jīng)理與商戶于合同到期前30天未達成續(xù)約意向,招商經(jīng)理即給商戶下發(fā)《解除合同通知書》。
5.1.1.2商戶未在商鋪合同期屆滿前60天向招商部提出書面續(xù)約申請,招商經(jīng)理根據(jù)商鋪經(jīng)營情況與洽談情況于商戶合同到期前30天給商戶下發(fā)《解除合同通知書》。
5.1.2招商經(jīng)理于《解除合同通知書》下發(fā)后5個工作日內(nèi)與商戶進行撤柜洽談并要求商戶上報撤柜申請與商鋪拆裝施工方案。
5.1.3招商經(jīng)理在確定撤場日期前兩個工作日填寫《撤柜審批單》(詳見附表b),注明準確的撤場日期與商鋪交付租金日期,后附撤柜申請,經(jīng)招商經(jīng)理、營運經(jīng)理、經(jīng)營管理中心副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批通過后,于撤場日期前一個工作日連同商戶商鋪拆裝施工方案一并轉(zhuǎn)物業(yè)后勤部。
5.1.4營運樓層經(jīng)理在審批《撤柜審批單》后,帶領(lǐng)商戶到物業(yè)后勤部安管人員為商戶辦理撤場手續(xù),保證商戶正常撤場。
5.1.5物業(yè)后勤部根據(jù)《撤柜審批單》中注明具體撤場時間通知相關(guān)設(shè)備人員做能源核算與商鋪撤場場地驗收的準備,并審核商鋪拆裝施工方案防止野蠻施工。物業(yè)后勤部核算能源費后立即將《撤柜審批單》與商鋪拆裝施工方案傳至招商經(jīng)理。
5.1.6招商經(jīng)理接到物業(yè)后勤部傳至的《撤柜審批單》后立即填寫《撤柜確認單》(詳見附表c),連同審批后的《撤柜審批單》于撤柜當天一并傳至財務(wù)部核算是否欠費,如欠費,商戶補齊后方可撤場。《撤柜審批單》由財務(wù)部保存。
5.1.7招商經(jīng)理持財務(wù)確認無欠費后的《撤柜確認單》和商鋪拆裝施工方案傳至營運樓層經(jīng)理,營運樓層經(jīng)理需在《撤柜確認單》上注明同意放行,并傳給物業(yè)后勤部,審核后傳至營運樓層經(jīng)理,營運樓層經(jīng)理下發(fā)至商戶。相關(guān)部門各執(zhí)一聯(lián),并將招商留存聯(lián)轉(zhuǎn)至招商經(jīng)理做合同終止。
5.1.8商戶持《撤柜確認單》于撤柜當天晚18點后直接撤出經(jīng)營場地,并按商鋪拆裝施工方案現(xiàn)場施工,物業(yè)后勤部和營運樓層管理人員對施工過程進行監(jiān)管。
5.1.9營運樓層管理人員、物業(yè)后勤部各設(shè)備人員與商戶在撤柜場地清空后,根據(jù)該商鋪《商鋪交接表》對撤柜場地進行場地驗收,三方簽字確認后留營運部樓層保存。撤柜場地如有損壞,商戶須按公司標準賠償,賠償金可在裝修押金中扣除。
5.1.10撤出場地后,物業(yè)后勤部清理場地。營運樓層經(jīng)理將《商鋪交接表》于次日早10點前交財務(wù)部保存。
5.1.11商戶于合同結(jié)束后三個月到財務(wù)部結(jié)算貨款與保證金等費用。財務(wù)部根據(jù)《撤柜審批單》和《商鋪交接表》給商戶結(jié)算費用。
5.2公司百貨品牌、邊角租賃類和特色店類商戶違反合同約定構(gòu)成解除合同條件的或商戶已被確定為公司經(jīng)營調(diào)整目標的,公司要求其撤柜。
5.2.1招商經(jīng)理與商戶洽談撤柜事宜,并下發(fā)《解除合同通知書》。
5.2.1.1構(gòu)成解除合同條件的違約行為,招商經(jīng)理須與咨詢法律顧問確認,保證公司的處理意見與國家法律法規(guī)一致。
5.2.1.2招商經(jīng)理將商戶違約事實與法律顧問的意見,以書面形式呈報經(jīng)營管理中心
副總和公司總經(jīng)理審批。并報財務(wù)部核算相關(guān)費用,防止欠費給公司造成經(jīng)濟損失。
5.2.2具體撤場流程參見5.1.2至5.1.11程序。
5.3公司獨立項目和主力店的合同到期商戶正常撤場與未達成續(xù)約意向的商戶撤場。
5.3.1商戶須在商鋪合同期屆滿前六個月向招商部提出書面續(xù)約申請,逾期未提出視為無續(xù)簽意向,招商部門經(jīng)理于續(xù)約申請?zhí)岢龊蟮?0個工作日內(nèi)回復(fù)商戶是否繼續(xù)合作,并將續(xù)約申請與相關(guān)資料情況和續(xù)約談判情況匯報經(jīng)營管理中心副總及公司總經(jīng)理確認。合同續(xù)約參見《招商管理制度》。
5.3.1.1招商經(jīng)理與商戶于合同到期前3個月未達成續(xù)約意向,招商經(jīng)理即給商戶下發(fā)《解除合同通知書》。
5.3.1.2商戶未在商鋪合同期屆滿前6個月向招商部提出書面續(xù)約申請,招商部門經(jīng)理根據(jù)商鋪經(jīng)營情況與洽談情況于商戶合同到期前3個月給商戶下發(fā)《解除合同通知書》。
5.3.2招商經(jīng)理于《解除合同通知書》下發(fā)后5個工作日內(nèi)與商戶進行撤柜洽談并要求商戶上報撤柜申請與詳細的商鋪拆裝施工方案。
5.3.3招商經(jīng)理在確定撤場日期前七個工作日填寫《撤柜審批單》(詳見附表b),
注明準確的撤場日期與商鋪租金交付結(jié)算日期,后附撤柜申請,經(jīng)營運樓層經(jīng)理、經(jīng)營管理中心副總、總經(jīng)理審批通過后,于撤場日期前一個工作日連同商戶商鋪拆裝施工方案一并轉(zhuǎn)物業(yè)后勤部。
5.3.4營運樓層經(jīng)理在審批《撤柜審批單》后,帶領(lǐng)商戶到物業(yè)后勤部辦理租用臨時能源費的手續(xù)與到物業(yè)后勤部安管人員為商戶辦理撤柜手續(xù),保證商戶正常撤柜。
5.3.5具體撤場程序參見本制度5.1.5-5.1.11程序。
5.3.6營運樓層經(jīng)理在確定撤場后2天內(nèi)組織物業(yè)后勤部人員、公司財務(wù)人員共同對商鋪內(nèi)不可移動的物品與未撤走的物品進行登記與固定資產(chǎn)折舊核算,并與公司行政物業(yè)中心人員交接
現(xiàn)場物品入公司一級庫保存。由公司財務(wù)人員在三個工作日內(nèi)完成商鋪《固定資產(chǎn)折舊審批表》轉(zhuǎn)營運樓層經(jīng)理。經(jīng)物業(yè)后勤部核對后報經(jīng)營管理中心副總及公司總經(jīng)理審批。審批后由營運部樓層經(jīng)理和招商經(jīng)理保存,以備在洽談新商戶時使用。
1.4公司獨立項目和主力店商戶違反合同約定構(gòu)成解除合同條件的或商戶已被確定為公司經(jīng)營調(diào)整目標的,公司要求其撤柜。
5.4.1招商經(jīng)理與商戶洽談撤柜事宜,并下發(fā)《解除合同通知書》。
5.4.1.1構(gòu)成解除合同條件的違約行為,招商經(jīng)理須與咨詢法律顧問確認,保證公司的處理意見與國家法律法規(guī)一致。
5.4.1.2招商經(jīng)理將商戶違約事實與法律顧問的意見,以書面形式呈報經(jīng)營管理中心副總和公司總經(jīng)理審批。并報財務(wù)部核算相關(guān)費用,防止欠費給公司造成經(jīng)濟損失。
5.4.2具體撤場流程參見5.3.2至5.3.6程序和5.1.5至5.1.11程序。
5.5公司強行撤場的處理辦法,包含百貨、獨立項目、商業(yè)街花車項目和邊角租賃項目。
5.5.1招商經(jīng)理未與商戶就撤場事宜達成一致,招商經(jīng)理)起草《解除合同通知書》后附《商戶違規(guī)操作單》,報公司行政部法務(wù)人員審批。審批后轉(zhuǎn)營運部并下發(fā)給商戶。
5.5.2營運樓層經(jīng)理在接到商鋪《解除合同通知書》后,知會物業(yè)后勤部,聯(lián)系當班的物業(yè)后勤部安管值班人員和商戶或營業(yè)員等乙方人員三方共同清點封存(若乙方無人到場,營運部樓層經(jīng)理須聯(lián)系相關(guān)人員做影象記錄,將錄象資料存公司行政物業(yè)中心保存),并填寫《商品清點臺帳》,三方清點人均要簽字確認。并根據(jù)場地需求聯(lián)系物業(yè)后勤部或物業(yè)后勤部指定的裝修公司對商鋪場地進行拆除,并對拆除后的場地進行驗收。將商鋪清點封存貨品與確認后的《商品清點臺帳》與商鋪拆裝后可以再次利用的物品清點后與公司行政經(jīng)理交接入庫,商鋪物品由公司行政部負責(zé)保存與處理。
5.5.3營運樓層經(jīng)理負責(zé)填寫《撤柜審批單》與《撤柜確認單》報公司審批,審批后將《撤柜確認單》轉(zhuǎn)招商部綜合業(yè)務(wù)經(jīng)理做合同終止。
5.6逃場商鋪的撤柜處理辦法:
5.6.1營運樓層經(jīng)理確認商鋪逃場后,營運樓層經(jīng)理填寫《商戶違規(guī)操作單》將撤場/逃場的情況經(jīng)過(包括時間、地點、見證人、確認人等)與商戶欠費單做為證據(jù)報經(jīng)營管理中心副總審批,審批后公司總經(jīng)理審批,其他依據(jù)以公司行政部法務(wù)人員要求為準,各部門務(wù)必在規(guī)定的時間內(nèi)及時提供,確保公司利用法律程序追繳欠款。
5.6.2營運樓層經(jīng)理得到商鋪逃場的公司審批意見后,知會物業(yè)后勤部服務(wù)中心。物業(yè)后勤部服務(wù)中心安排具體人員協(xié)助營運樓層經(jīng)理對商鋪內(nèi)物品進行封存和商鋪裝修的拆除。
5.6.3營運樓層經(jīng)理負責(zé)填寫《撤柜審批單》與《撤柜確認單》報公司審批,審批后將《撤柜確認單》轉(zhuǎn)招商經(jīng)理做合同終止。
5.6.4逃場遺留物品處理:
5.6.4.1營運樓層經(jīng)理聯(lián)系當班的物業(yè)后勤部安管值班人員和商戶或營業(yè)員等乙方人員三方共同清點封存(若乙方無人到場,營運部樓層經(jīng)理須聯(lián)系相關(guān)人員做影象記錄,將錄象資料存公司行政部保存),并填寫《商品清點臺帳》,三方清點人均要簽字確認。
5.6.4.2物品清點完畢后由營運樓層經(jīng)理將《商品清點臺帳》交公司行政部經(jīng)理處入公司一級庫保存,營運樓層經(jīng)理做好交接工作。公司行政部做好扣押物品的出入庫賬簿登記,保留出入單據(jù)以便核查,公司行政部負責(zé)扣押物品的處理和利用法律程序?qū)ι虘舻那房钸M行追繳。
5.6.4.3營運樓層經(jīng)理根據(jù)場地需求聯(lián)系物業(yè)后勤部或物業(yè)后勤部指定的裝修公司對商鋪場地進行拆除,并對拆除后的場地進行驗收。將商鋪清點封存貨品與確認后的《商品清點臺帳》與商鋪拆裝后可以再次利用的物品清點后與公司行政部經(jīng)理交接入庫,商鋪物品由公司行政部負責(zé)保存與處理。
5.6.4.4營運樓層經(jīng)理負責(zé)聯(lián)系商戶,并與之協(xié)調(diào)以盡量減少雙方損失。
5.6.4.4.1如果與商戶達成一致,則由營運樓層經(jīng)理填寫《欠款/逃款商戶遺留物品處理審批表》報經(jīng)營管理中心審批,經(jīng)總經(jīng)理審批后,報公司行政部審批。按公司審批意見執(zhí)行。
5.6.4.4.2如果與商戶無法達成一致,公司行政部負責(zé)利用法律程序追繳欠款。
5.7商戶合同未到期,商戶申請撤柜包含百貨類商戶、邊角租賃類商戶和特色店類商戶、臨時經(jīng)營商戶和獨立項目商戶。
5.7.1商戶在合同執(zhí)行期向招商部提出書面撤柜申請,招商經(jīng)理根據(jù)資源儲備情況與商鋪賣場經(jīng)營情況與商戶進行談判并洽談新商戶資源。
5.7.1.1商戶同意繼續(xù)經(jīng)營,商戶撤回撤柜申請。
5.7.1.2新商戶有簽約意向,招商經(jīng)理(部門經(jīng)理)按照本程序5.1.3至5.1.11程序(獨立項目按照5.3.2至5.3.6程序和5.1.5至5.1.11程序。)安排商戶撤場,按照《招商管理制度》和《進場裝修管理流程》安排商戶進場。撤場商戶合同保證金、已交租金不予返還。
5.7.1.3商戶不同意繼續(xù)經(jīng)營并且無新商戶進場,招商經(jīng)理在商戶提出書面撤柜申請第六十天后,按照本程序5.1.3至5.1.11程序(獨立項目按照5.3.2至5.3.6程序和5.1.5至5.1.11程序。)安排商戶撤場。撤場商戶合同保證金、已交租金不予返還。
5.8臨時經(jīng)營商戶的撤柜:
5.8.1招商經(jīng)理在《臨時經(jīng)營合作協(xié)議》到期前3個工作日內(nèi),確定本期促銷到期后撤柜的商鋪,并填寫《撤柜審批表》經(jīng)招商經(jīng)理、營運經(jīng)理、經(jīng)營管理中心副總、總經(jīng)理審批通過后,于撤場日期前兩個工作日傳至營運樓層經(jīng)理處。營運樓層經(jīng)理負責(zé)安排臨時商鋪撤場。
6、記錄
《解除合同通知書》、《撤柜審批表》、《撤柜確認單》由招商部保存,期限一年。
《欠款/逃款商戶遺留物品處理審批表》由營運部、行政部保存,期限一年。
7、參考文件
《招商管理制度》
8、附錄
