物業(yè)公司實物資產(chǎn)管理規(guī)定-13
物業(yè)公司實物資產(chǎn)管理規(guī)定(十三)
1、目的
為了加強公司實物資產(chǎn)管理,降低企業(yè)成本開支,進(jìn)一步做到實物資產(chǎn)采購有計劃、調(diào)撥有手、處理有章法、報廢有核批、遺失毀損有處罰?，F(xiàn)結(jié)合公司實際,制定本規(guī)定。
2、適用范圍
本規(guī)定適用于公司各職能部門及所屬各管理處。
3、實物資產(chǎn)類別及定義
3.1類別
本實物資產(chǎn)的范圍僅指固定資產(chǎn)及低值易耗品。
3.2定義
3.2.1固定資產(chǎn)
固定資產(chǎn)是指使用期限超過1年的房屋、建筑物、機器、運輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。不屬于生產(chǎn)、經(jīng)營主要設(shè)備的物品,價在2000元以上,并且使用年限超過2年的,也應(yīng)作為固定資產(chǎn)。
3.2.2低值易耗品
低值易耗品是指使用年限不滿一年或雖滿一年但位價值在200元(含200元)以上、2000元(含2000元)以下的勞動資料、勞動工具、勞動保護(hù)用品、辦公用品和管理用具等物品。
4、實物資產(chǎn)管理
4.1部門職責(zé)
4.1.1行政人事部
1)專職管理公司的實物資產(chǎn);
2)積極引進(jìn)競爭機制,對統(tǒng)一采購的物品要貨比三家,力求降低采購成本。
3)負(fù)責(zé)做好公司固定資產(chǎn)的動態(tài)管理,定期與公司計劃財務(wù)部進(jìn)行核對,做到賬、卡、物三相符。
4)根據(jù)公司固定資產(chǎn)現(xiàn)狀,制訂固定資產(chǎn)檢修、保養(yǎng)制度并實施。提高設(shè)備利用率和完好率。
5)根據(jù)資產(chǎn)使用部門提出的增減、調(diào)配、報廢、出租等報告,提出相應(yīng)的處理意見,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審定;
6)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)采購、驗收、交付、盤點、拆除、清理等工作,并對固定資產(chǎn)的盈虧和毀損進(jìn)行調(diào)查,提出書面處理意見。
7)根據(jù)各職能部門及管理處上報的物資采購計劃,匯總編制固定資產(chǎn)的新增、更新計劃。
4.1.2計劃財務(wù)部
1)專職管理公司實物資產(chǎn)的價值量;
2)合理確定公司固定資產(chǎn)折舊年限和凈殘值,按固定資產(chǎn)類別、使用部門對每項固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)核算,正確計提固定資產(chǎn)折舊。
3)對增加、減少的固定資產(chǎn),及時作好固定資產(chǎn)增減變動的賬務(wù)處理。
4)填制固定資產(chǎn)卡片,即,固定資產(chǎn)卡片一式二聯(lián),第一聯(lián)存財務(wù)部門、第二聯(lián)存行政人事部門。凡遇固定資產(chǎn)調(diào)撥、損壞、遺失、報廢等情況,應(yīng)及時在固定資產(chǎn)卡片上進(jìn)行記載。
5)定期與行政人事部進(jìn)行核對,做到賬、卡、物三相符;協(xié)助行政人事部定期做好固定資產(chǎn)的盤點清查工作。
4.2固定資產(chǎn)管理。
4.2.1固定資產(chǎn)采購
1)各職能部門及管理處,每月依據(jù)公司的《物資采購流程》將需購置的固定資產(chǎn)填入《物資采購計劃表》上報,經(jīng)批準(zhǔn)后由行政人事部匯總填制《固定資產(chǎn)請購》(購買電腦按“**集辦字(2004)第7號辦理),按集團(tuán)規(guī)定的報批程序報分管副總裁簽字后方可購置。
2)行政人事部做為公司實物資產(chǎn)的專職管理部門,應(yīng)對各職能部門、管理處固定資產(chǎn)的購置計劃進(jìn)行初審,提出是否購置的意見。
2)公司固定資產(chǎn)實行集中采購的辦法。凡購置固定資產(chǎn),均由行政人事部統(tǒng)一辦理。
附:固定資產(chǎn)采購流程:
固定資產(chǎn)
申購部門
行政人事部
計劃財務(wù)部
地產(chǎn)常務(wù)
物業(yè)經(jīng)理分管副總裁
副總經(jīng)理
1、固定資產(chǎn)申購部門填寫《物資需用(采購)計劃》。
2、行政人事部按照物資采購流程將《物資需用(采購)計劃》流轉(zhuǎn),經(jīng)審批同意后匯總填寫《固定資產(chǎn)請購》并報集團(tuán)審批。
3、獲準(zhǔn)后,行政人事部按照物資采購相關(guān)要求如期安排采購,及時辦理內(nèi)部調(diào)撥使用手,公司所有外購固定資產(chǎn)如有保修卡或說明書,由行政人事部專人負(fù)責(zé)按對應(yīng)編號存檔。并為直接使用人辦理交付使用卡,責(zé)任到人。
4.2.2固定資產(chǎn)增減、調(diào)撥
1)新的固定資產(chǎn)在交付使用時應(yīng)填制《固定資產(chǎn)交付使用通知》,通知使用部門辦理固定資產(chǎn)交付手。
2)各職能部門及管理處對多余(或不需用)的固定資產(chǎn)需進(jìn)行調(diào)撥時,經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理室批準(zhǔn)后,由行政人事部辦理調(diào)撥手,并填制《固定資產(chǎn)調(diào)撥通知》,并通知財務(wù)部門辦理相關(guān)手。
4.2.3固定資產(chǎn)報廢
固定資產(chǎn)需報廢時,由使用部門或使用人提出書面申請,報行政人事部。由行政人事部會同使用部門或使用人確認(rèn)簽字后,填寫《固定資產(chǎn)報廢報告》,并簽署意見報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理、分管副總裁批準(zhǔn)后,送計劃財務(wù)部作賬務(wù)處理。
4.2.4固定資產(chǎn)清查
公司成立清查小組,對公司范圍內(nèi)全部固定資產(chǎn)全面盤點清查,一般情況下每年進(jìn)行一次。由行政人事部牽頭,計劃財務(wù)部配合。根據(jù)“見物就點”的原則,編制實物資產(chǎn)清冊,做到賬、卡、物三相符。對確已損壞或遺失的固定資產(chǎn)需寫出書面報告,并填制《固定資產(chǎn)損壞(遺失)處理》,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理、分管總裁批準(zhǔn)后作相應(yīng)處理。
4.3低值易耗品管理
4.3.1低值易耗品采購、驗收低值易耗品的采購及驗收按照公司《物資采購流程》進(jìn)行。
4.3.2低值易耗品的入庫、保管和領(lǐng)用:
1、倉庫管理員對進(jìn)倉庫的物資必須嚴(yán)格驗查物資的規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量。發(fā)現(xiàn)與發(fā)票數(shù)量不符,以及規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量不符合使用部門要求的,應(yīng)拒絕進(jìn)倉,并立即向主管報告進(jìn)行處理(計劃外的、突發(fā)性、急用物資除外)。
2、經(jīng)辦理驗收手進(jìn)倉的物資,必須馬上填寫《入庫》,倉庫據(jù)以記賬,并送采購員兩份(一份用以辦理付款憑證,一份用以貨物采購的憑證)。
3、物資經(jīng)驗收合格,辦理進(jìn)倉手續(xù)后,所發(fā)生的一切物資短缺、變質(zhì)、變型、霉?fàn)€等問題,均由倉管員負(fù)責(zé)處理,造成物資損失的,要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
4、各部門計劃內(nèi)物資領(lǐng)用,必須填寫《領(lǐng)料》,經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽名,由倉管員負(fù)責(zé)在工具卡上作相應(yīng)登記,領(lǐng)用人簽收后,倉管員方能發(fā)貨。計劃外物資采購進(jìn)庫后,倉庫應(yīng)及時通知請購部門。
5、倉管員對任何部門原則上應(yīng)先辦入庫手續(xù)后發(fā)貨的程序發(fā)貨。
6、遇有特殊情況(如搶修等),可由使用人員先填領(lǐng)用(注明特殊情況內(nèi)容),再由分管負(fù)責(zé)人辦理補簽手。
7、凡屬勞保用品、工具類的領(lǐng)用,除了按第五條第4點辦理領(lǐng)用手外,還必須在勞保用品卡上作相應(yīng)登記,再由公司行政
主管復(fù)核簽名后,倉管員方能發(fā)貨。
8、倉管員應(yīng)對各項物資設(shè)立“物資收、發(fā)、存貨卡”,凡購入、領(lǐng)用物資,應(yīng)立即作相應(yīng)的記載和登入,以及時反映物資的增減變化情況,做到賬、卡、物三者一致。
9、為及時反映庫存物資數(shù)額,倉管員應(yīng)每月編制《庫存物資余額表》,于當(dāng)月二十八日報送行政人事部、公司計劃財務(wù)部、管理處及相關(guān)部門各一份。
10、各項物資均應(yīng)制訂最高儲備量和最低儲備量的定額。
11、因倉管員未能平衡好物資而造成供應(yīng)短缺,責(zé)任由倉管員負(fù)責(zé);采購員不能及時采購、按時到貨,責(zé)任由采購員負(fù)責(zé)。
5其他事項
5.1行政企業(yè)部應(yīng)指定專人為公司實物管理員,做好動態(tài)管理、參與驗收、盤點、清查、報廢等工作,并辦理相應(yīng)手續(xù);
5.2當(dāng)實物資產(chǎn)使用人工作發(fā)生調(diào)動時,對原由其使用保管的資產(chǎn),必須辦理移交手,待手辦理完畢后,才能辦理調(diào)動調(diào)離手。
5.3非正常毀損
1)、公司行政人事部是公司的實物管理部門,聯(lián)合計劃財務(wù)部會同使用部門負(fù)責(zé)報廢鑒定工作,按照“誰使用,誰保管”的原則,實行口分部門分級管理,責(zé)任到人;部門公用品,由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),可指派本部門專人保管;個人使用的,使用人負(fù)責(zé)。
