新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

1.目的

1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

2.適用范圍

2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

3.職責

3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。

4.程序要點:

4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

5.業(yè)主檔案內(nèi)容:

5.1收樓資料:

5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;

5.1.2《業(yè)主證領用登記表》;

5.1.3業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;

5.1.5樓宇情況檢查表;

5.1.6收樓通知書;

5.1.7交款通知書;

5.1.8購房認購書

5.1.9管理公約簽約頁;

5.1.10《物業(yè)服務合同》;

5.2裝修資料:

5.2.1《裝修申請審批表》;

5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;

5.2.3《裝修承諾書》;

5.2.4《閉水試驗確認書》;

5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;

5.2.6《裝修人員管理條例》;

5.2.7相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

5.3入住日常資料:

5.3.1業(yè)主來函;

5.3.2客戶服務單;

5.3.3催繳費通知單;

5.3.4《整改通知單》;

6.業(yè)主檔案袋的整理

6.1業(yè)戶資料整理、分類:

6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;

6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;

6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。

6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:

6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;

6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;

6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;

6.11銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。

7.業(yè)戶資料查閱及印取:

7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;

7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關業(yè)戶資料;

7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;

7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;

8.保密要求:

8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;

8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;

8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;

8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。

9.業(yè)主檔案的跟蹤:

9.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經(jīng)理批準,經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.3業(yè)主檔案應永久保存。

9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。

11.相關文件和記錄

11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41

11.2《業(yè)主檔案目錄》