某物業(yè)公司會(huì)議管理規(guī)定
d物業(yè)公司會(huì)議管理規(guī)定
一、目的:保證公司級(jí)會(huì)議能充分準(zhǔn)備、嚴(yán)守紀(jì)律并實(shí)現(xiàn)預(yù)期的會(huì)議目標(biāo)。
二、適用范圍:本規(guī)定適用于公司級(jí)例會(huì)及專題會(huì)議。專題會(huì)議是指針對某一問題或事項(xiàng)臨時(shí)召開的需公司領(lǐng)導(dǎo)參與的會(huì)議。
三、會(huì)議的相關(guān)規(guī)定
(一)會(huì)議的審批(例會(huì)除外)
1、公司級(jí)會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)審批,跨部門會(huì)議先由組織召開會(huì)議部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審批,然后根據(jù)需要報(bào)公司其他領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、會(huì)議必要性的審批。領(lǐng)導(dǎo)審批會(huì)議時(shí)要明確本會(huì)議是否有必要召開。
3、參會(huì)人員的審批。對會(huì)議組織部門列舉的參會(huì)人員,主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)進(jìn)行審核確定,可增加或減少參會(huì)人員,盡量避免人員浪費(fèi)。
4、會(huì)議準(zhǔn)備材料的審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí),要明確會(huì)議組織部門的會(huì)議相關(guān)材料準(zhǔn)備是否成熟,是否可以用于會(huì)議討論等。
(二)會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要編寫
1、公司級(jí)例會(huì)由總經(jīng)理辦公室指定專人做會(huì)議記錄,在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要提交會(huì)議主持人審閱簽發(fā)。
2、專題會(huì)議的記錄和會(huì)議紀(jì)要的編寫由會(huì)議組織部門指定專人負(fù)責(zé),并在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要提交會(huì)議主持人審閱簽發(fā)。
3、會(huì)議紀(jì)要中公司領(lǐng)導(dǎo)的講話部分,由會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)整理并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可送會(huì)議主持人簽發(fā)。
4、凡公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室發(fā)布。
(三)會(huì)議過程控制
1、準(zhǔn)點(diǎn)開會(huì),按時(shí)結(jié)束。
2、會(huì)議討論要嚴(yán)格圍繞主題進(jìn)行,主持人要及時(shí)制止跑題和冗長的發(fā)言。
(四)會(huì)議紀(jì)律要求
1、所有入會(huì)人員需提前到會(huì),不得遲到和早退。
2、會(huì)議期間,不得出現(xiàn)移動(dòng)電話鈴聲,不得在會(huì)場內(nèi)接、打電話。
3、尊重會(huì)議發(fā)言人,不得在會(huì)場內(nèi)交頭接耳,影響他人發(fā)言。
4、會(huì)議記錄人員要提前到達(dá)會(huì)場,并負(fù)責(zé)記錄違反會(huì)議紀(jì)律的情況。
5、會(huì)議中違紀(jì)人員將在會(huì)議紀(jì)要最后的紀(jì)律附注部分里提出通報(bào)批評。
四、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作
1、會(huì)議所需的空調(diào)、通風(fēng)、燈光、音響、投影等要提前10分鐘準(zhǔn)備就緒,會(huì)議組織部門要在《會(huì)議室使用審批單》中注明相關(guān)要求,并督促落實(shí)。
2、會(huì)議用餐按會(huì)議申報(bào)單由總經(jīng)理辦公室(或會(huì)務(wù)組)負(fù)責(zé)訂餐;由于會(huì)議延長需要臨時(shí)確定訂餐,由會(huì)議主持人確定,總經(jīng)理辦公室(或會(huì)務(wù)組)負(fù)責(zé)落實(shí)。
附件1.1:專題會(huì)議審批表
