n項(xiàng)目管理處信息管理規(guī)定
項(xiàng)目管理處信息管理規(guī)定
一、目的
加強(qiáng)管理處信息及時(shí)上傳下達(dá),使信息的收集、整理、發(fā)布達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、流暢、有序、規(guī)范。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處。
三、職責(zé)
3.1部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)信息的最后審批工作。
3.2信息員負(fù)責(zé)將部門(mén)內(nèi)部信息及時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)公司總辦及公司其它有關(guān)部門(mén),并確保各信息及時(shí)有效的傳達(dá)到各相關(guān)人員。
3.3各主管/主辦(班組長(zhǎng))負(fù)責(zé)班組內(nèi)的信息及時(shí)準(zhǔn)確的上報(bào)信息員,并將公司及管理處的信息有效地傳達(dá)到本班組內(nèi)的所有員工。
3.4各員工有義務(wù)就本班組發(fā)生的各類(lèi)信息及時(shí)主動(dòng)向主管/主辦(班組長(zhǎng))反映。
四、方法與過(guò)程控制
4.1電子顯示屏:
a.電子顯示屏用于向業(yè)主發(fā)送日常信息(如天氣預(yù)報(bào)、節(jié)日問(wèn)候等),以及非正式的通知通告。
b.除信息管理員和中心值班人員外,任何人不得擅自通過(guò)電子顯示屏發(fā)布信息;
c.由信息申報(bào)人領(lǐng)取并填寫(xiě)《電子顯示屏信息發(fā)布審批本》,之后由該班組負(fù)責(zé)人修改審核,再交由客戶服務(wù)主辦審批,即可交中心當(dāng)值人員發(fā)布,發(fā)布后統(tǒng)一存檔;
d.所發(fā)布信息均用首發(fā)日期(六位數(shù)字)作文件名保存在電腦里,天氣預(yù)報(bào)統(tǒng)一只用一個(gè)文件,每日更新內(nèi)容即可,由中心值班人員定期整理所有文件;
e.中心值班人員負(fù)責(zé)每天早上七點(diǎn)發(fā)布當(dāng)日天氣預(yù)報(bào)信息,以荔景中心發(fā)布天氣預(yù)報(bào)信息為準(zhǔn),無(wú)需審批,當(dāng)天十點(diǎn)前撤下天氣預(yù)報(bào),換上日常信息。
f.若有重要通知通告急需發(fā)布經(jīng)審批后交中心當(dāng)值人員發(fā)布,可與天氣預(yù)報(bào)一同發(fā)布。
4.2小區(qū)廣播:
α、對(duì)于突發(fā)事件等緊急的通知通告,如果情況緊急,可以在不通知客戶服務(wù)主辦的情況下播出;如果情況允許,需取得客戶服務(wù)主辦的口頭同意;
β、小區(qū)廣播必須在情況解除后及時(shí)向住戶發(fā)出通知,做出相應(yīng)的解釋。
4.3小區(qū)宣傳欄:
小區(qū)宣傳欄用于張貼管理處向業(yè)主發(fā)布的通知、通告等,所有內(nèi)容及版面設(shè)計(jì),需經(jīng)客戶服務(wù)主辦審閱,蓋公章后由當(dāng)班安全班長(zhǎng)統(tǒng)一張貼,以及回收歸檔。其他任何人員未經(jīng)許可,不得自行在宣傳欄內(nèi)張貼和撕毀通知、通告。
4.4公司內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)時(shí)公告:
公司內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)時(shí)公告用于向公司發(fā)布管理處最新動(dòng)態(tài),如管理新舉措、活動(dòng)知會(huì)等;向公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布實(shí)時(shí)公告,需由客戶服務(wù)主辦直接發(fā)布。
4.5公司內(nèi)部網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)
公司內(nèi)部網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)主要發(fā)布內(nèi)容有:信息月報(bào)、工作計(jì)劃及工作完成情況、會(huì)議紀(jì)要、管理服務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)信息等按公司規(guī)定時(shí)間上報(bào)。信息月報(bào)、工作計(jì)劃及工作完成情況、管理報(bào)告由各班組負(fù)責(zé)人交信息管理員匯總、整理錄入,經(jīng)客戶服務(wù)主辦審閱報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布;業(yè)務(wù)信息、重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由信息員記錄、整理報(bào)客戶服務(wù)主辦審閱后發(fā)布,業(yè)務(wù)信息主要發(fā)布管理處重大活動(dòng)信息,由各活動(dòng)負(fù)責(zé)人自行組織、編輯,并盡可能做到及時(shí)和附有圖片,信息管理員負(fù)責(zé)發(fā)布。
4.6對(duì)內(nèi)信息發(fā)布
a.根據(jù)工作需要,可在管理處內(nèi)部發(fā)布相關(guān)信息,采用口頭通知、電子郵件,也可在以下地點(diǎn)張貼:培訓(xùn)室、技術(shù)員值班室、安全員宿舍、各員工宿舍等;
b.公司發(fā)布信息,如通知通告等,可由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人直接在管理處內(nèi)部發(fā)布;
c.公司和管理處內(nèi)部的重要通知通告,由各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織在內(nèi)部進(jìn)行傳閱并簽名,完畢后交信息管理員存檔;
d.管理處對(duì)內(nèi)發(fā)布的信息,須經(jīng)客戶服務(wù)主辦許可,方可發(fā)布。
