南油物業(yè)公司公文管理規(guī)定7
物業(yè)公司公文管理規(guī)定(七)
1、為進(jìn)一步提高**物業(yè)管理有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱公司)公文處理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作,實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化,特制定本辦法。
2、本辦法適用于公司及公司各部門公文處理工作。
3、公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作,應(yīng)按照行文要求和公文處理的規(guī)定進(jìn)行,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。
4、公司總經(jīng)辦管理公司公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門公文處理工作。
5、公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,力戒形式主義和文牘主義,行文要少而精,注重實(shí)效。
第一章 公文種類
6、公司涉及行政、黨務(wù)的公文種類主要有:決定、規(guī)定、通知、通告、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等。
第二章 公文的主要制發(fā)型式及適用范圍
7公司設(shè)《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》公文首頁(yè)紙,適用范圍如下:1、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》主要用于公司決定、規(guī)定、年度工作計(jì)劃、總結(jié);部署全局性重要工作;向各部門通知重要事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件等。2、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》主要用于向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作;批復(fù)請(qǐng)示;同不相隸屬單位之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要報(bào)告、講話等。
第三章 公文格式
8、公文一般由標(biāo)題、公文編號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送單位、正文、附件、附件名稱、印章、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文字號(hào)、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送(報(bào))單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。如有附件,附件應(yīng)在正文之后,成文日期之前注明附件名稱和順序。
9、公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類。在標(biāo)題內(nèi)除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不使用或少使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),在標(biāo)題最后則不宜使用。
10、有關(guān)說(shuō)明
1《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》按'**[200*]*字 第**號(hào)'統(tǒng)一編發(fā),蓋公司印章;公司對(duì)外一般事項(xiàng)行文不編號(hào),使用公司信函紙,如需蓋章,須履行用印登記手續(xù)。
2、聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。
3、上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人(按領(lǐng)導(dǎo)班子分工標(biāo)注)、會(huì)簽人姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文主辦單位簽發(fā)人姓名排列在前,其他單位簽發(fā)人姓名在主辦單位簽發(fā)人姓名之下,按發(fā)文單位順序依次排列。上報(bào)的請(qǐng)示性公文應(yīng)當(dāng)在印發(fā)單位名稱和印制日期之下注明聯(lián)系人的姓名和電話。
11. 機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密等級(jí),分別由總經(jīng)辦注明'絕密' '機(jī)密''秘密'。
12. 標(biāo)引主題詞,應(yīng)從《北京市人民政府公文主題詞表》中選擇與公文主題概念最直接相關(guān)的若干主題詞(一個(gè)文件一般不超過(guò)7個(gè))進(jìn)行標(biāo)引。
13. 上行文一般只寫一個(gè)主送單位,以公司名義發(fā)文視公文內(nèi)容應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送單位和抄送單位。除答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或者指定的重要公文外,各種公文一般不寫報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人稱謂字樣。
14. 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn);會(huì)議通過(guò)的事項(xiàng),以通過(guò)日期為準(zhǔn)。
15. 公文用紙一般采用a4型。
16. 公文標(biāo)題、主標(biāo)詞等具體要求按(*政發(fā)[2001]12號(hào)文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 行文規(guī)則
17.用公司名義行文的公文有:1、向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作;2、與有關(guān)單位聯(lián)系重要事務(wù);3、向各部門下達(dá)重要指示決定等。
18.以部門名義行文的公文有:1、在職權(quán)范圍內(nèi),下達(dá)計(jì)劃、制度、要求、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、了解情況、向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請(qǐng)示工作。
19.請(qǐng)示性公文應(yīng)一事一文。
20.請(qǐng)示與報(bào)告必須嚴(yán)格分開(kāi),不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。公文標(biāo)題不得使用'請(qǐng)示報(bào)告'字樣。
21.凡可以由公司各職能部門行文或面談解決的問(wèn)題一律不用公司名義行文。需要用公司名義的行文,到總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
第五章公文處理程序
22.公文辦理
公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩項(xiàng)內(nèi)容。
收文辦理包括:簽收、登記、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
主要程序如下:
1、凡上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、地方行政部門來(lái)文、外單位來(lái)文及公司各部門外出開(kāi)會(huì)帶回文件及材料等先由總經(jīng)辦及時(shí)簽收、登記、編號(hào)。(屬總經(jīng)理的收文,由總經(jīng)理簽收后登記;屬公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親收件,一律由收件人親自拆封)
2、文件登記后,由總經(jīng)辦主任根據(jù)文件性質(zhì)及涉及內(nèi)容填寫'文件擬辦單'送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示,除特殊情況請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)3天內(nèi)做出批示。(請(qǐng)主批領(lǐng)導(dǎo)使用鋼筆或簽字筆在'文件擬辦單'上明示意見(jiàn)及批示時(shí)間,其他人或部門圈閱示為同意)。
3、公文辦理應(yīng)遵循以下原則。
3.1、需要有關(guān)部門傳閱的文件,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)分別轉(zhuǎn)交,各部門閱畢文件應(yīng)及時(shí)歸還,禁止文件橫傳。
3.2、公司對(duì)請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件,應(yīng)在收文后的7天內(nèi)答復(fù)來(lái)文單位。
3.3、送有關(guān)部門辦理的公文不能超過(guò)48小時(shí),對(duì)不能按期辦理的要及時(shí)說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的公文,應(yīng)迅速退回總經(jīng)辦并說(shuō)明情況,不得積壓逾期。
3.4、總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn),負(fù)責(zé)對(duì)各部門承辦的公文進(jìn)行催辦和督辦。
發(fā)文辦理包括:擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印制、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。
23.公文起草及需要注意的事項(xiàng)
1、起草公文應(yīng)符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示;準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況,提出的辦法、措施切實(shí)可行;觀點(diǎn)明確,表達(dá)準(zhǔn)確,文字精練,文風(fēng)端正,并做到一文一事。
2、公文中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日,數(shù)字除作修辭句中詞素外,一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四層為'(1)'。在同一公文中數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。引用文件應(yīng)注明發(fā)文時(shí)間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和文號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí),應(yīng)先用全稱并加以說(shuō)明,不得使用不規(guī)范的用詞和用字。公文的結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)、數(shù)字的詳細(xì)情況按(京政發(fā)[2001]12號(hào)文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、制發(fā)公司公文需經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理同意,主辦部門負(fù)責(zé)公文的起草。
4、各部門起草好公文后,應(yīng)先到總經(jīng)辦填寫'發(fā)文稿紙',并由總經(jīng)辦對(duì)公文的文種、格式、文字、結(jié)構(gòu)、密級(jí)、主題詞等進(jìn)行把關(guān)。公文中的意圖、觀點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)術(shù)語(yǔ)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、涉密密
級(jí)、保密期限和定密依據(jù)等由起草公文的部門負(fù)責(zé)。
5、經(jīng)把關(guān)后的公文草稿由呈報(bào)部門呈報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,公司行政、黨務(wù)公文依領(lǐng)導(dǎo)工作分工,由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、黨支部書記、工會(huì)主席審核簽發(fā)。請(qǐng)簽發(fā)人使用鋼筆或簽字筆在'發(fā)文稿紙'上簽署自己的意見(jiàn)、姓名和年月日,以便查考和保存。
6、如遇公文內(nèi)容復(fù)雜特殊、涉及若干部門、需要會(huì)簽的由起草部門注明,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)送簽。
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后的公文定稿由總經(jīng)辦安排登記、編號(hào)并打印。打字員在打印公文時(shí)要忠實(shí)于定稿,不允許改動(dòng)定稿的文字、段落、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和格式。如發(fā)現(xiàn)定稿有不當(dāng)之處,要經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)及起草公文部門同意,才能改動(dòng)。
8、打字完成后,由打字員通知起草公文的部門或有關(guān)人員進(jìn)行校對(duì),校對(duì)要認(rèn)真,與定稿無(wú)誤后,在'發(fā)文稿紙'上簽字,然后才能印制。公文印刷標(biāo)準(zhǔn)按《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司公文制發(fā)和公文格式的規(guī)定》執(zhí)行。
9、公文成文時(shí)間應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時(shí)間一致。
24.公文傳遞
公文的傳遞方式根據(jù)其緊急程度、秘密等級(jí)確定:一般性公文可采用便捷方式傳遞,秘密公文要經(jīng)專人傳遞,不得使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
25. 公文管理
1、上級(jí)或公司秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍要按發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行;復(fù)制上級(jí)秘密公文需經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn),復(fù)印公司秘密公文需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并視同原件管理。
2、總經(jīng)辦電腦錄入員離開(kāi)'機(jī)位'時(shí),應(yīng)將錄有重要文件的軟盤妥善保管,設(shè)定密碼以防泄密。
3、總經(jīng)辦定期對(duì)公文進(jìn)行清理、清退和銷毀。
4、公司各部門工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),不得將個(gè)人暫時(shí)保管或借用的公文帶走,應(yīng)及時(shí)歸還總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第六章 公文立卷、銷毀
26.公文辦完后,應(yīng)歸還總經(jīng)辦,根據(jù)立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定,總經(jīng)辦及時(shí)將公文定稿正本和有關(guān)資料整理立卷。
27.沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以銷毀。
第七章 附則
