公司員工出差管理規(guī)定16
公司員工出差管理規(guī)定(十六)
一、目的:明確公司員工因公出差所必須遵循的規(guī)章制度以及報(bào)銷步驟,確保公司資金使用得當(dāng)。
二、適用范圍:
本規(guī)定適用于全體員工(副總裁以下級(jí)別)。
三、定義
(一)出差:離開原辦公地點(diǎn)異地(跨區(qū)/縣/市/省)辦公,當(dāng)日無(wú)法返回或當(dāng)日能夠返回。
(二)出差至同一分公司或業(yè)務(wù)區(qū)域(辦事處)并連續(xù)工作時(shí)間超過一月以上(節(jié)假日不計(jì))視為派駐,按員工派駐管理辦法執(zhí)行;派駐人員出差按本規(guī)定執(zhí)行。
(三)出差天數(shù)統(tǒng)計(jì):
出發(fā):中午12點(diǎn)前出差(上車、船、飛機(jī))的,當(dāng)日按照1天計(jì)算;
中午12點(diǎn)后出差(上車、船、飛機(jī))的,當(dāng)日按照半天計(jì)算。
返回:中午12點(diǎn)前銷差(下車、船、飛機(jī))的,當(dāng)日不按出差計(jì)算;
中午12以后銷差(下車、船、飛機(jī))的,當(dāng)日按照1天計(jì)算。
四、申請(qǐng)程序
(一)出差必須是因工作需要予以提出的,申請(qǐng)出差的工作目的應(yīng)非常明確和清晰。
(二)出差員工在出差前必須向其直接主管提出申請(qǐng),詳細(xì)說(shuō)明出差的目的、地點(diǎn)和所需的時(shí)間等相關(guān)事宜。
(三)員工出差,需本人填寫《出差申請(qǐng)表》(見附表一),由直接主管、上級(jí)主管簽批(《出差申請(qǐng)表》一式二份,審批完畢后一份交考勤管理人員備案,一份員工留存)。辦事處主任以下級(jí)別銷售人員,不需填寫《出差申請(qǐng)表》,按照經(jīng)審批通過后的《月行程計(jì)劃表》(核銷依據(jù))中的計(jì)劃行程執(zhí)行。區(qū)域經(jīng)理以上銷售人員,根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出出差申請(qǐng)。
(四)出差至分公司或辦事處者,須提前通知分公司或辦事處做好相關(guān)接待工作(特殊情況另定)。
(五)如需借款,憑簽批后的《出差申請(qǐng)表》,按照借款管理規(guī)定辦理。
(六)如需派車,按照現(xiàn)行派車管理規(guī)定辦理。
(七)所有外出培訓(xùn)申請(qǐng),必須經(jīng)由本部門總監(jiān)(或被授權(quán)的指定人)和人力資源總監(jiān)審核批準(zhǔn)后,方可借款。
五、交通
(一)原則上,公司對(duì)交通工具的選擇要求依次為:火車、客車、輪船、飛機(jī),員工應(yīng)根據(jù)出差路線及路程等,選擇適當(dāng)?shù)慕煌üぞ摺８鹘煌üぞ邩?biāo)準(zhǔn)要求如下:
飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙
火車/動(dòng)車硬座/硬臥
輪船三等艙、二等艙(經(jīng)理級(jí)及以上職務(wù))
市內(nèi)交通公交車、地鐵、出租車(經(jīng)理級(jí)及以上職務(wù))
(二)乘坐火車或長(zhǎng)途汽車,連續(xù)乘車時(shí)間超過8小時(shí)的,可購(gòu)?fù)才P鋪票。
(三)長(zhǎng)途:始發(fā)站至終點(diǎn)站往返的路費(fèi),不在補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi),按發(fā)票核銷(始發(fā)、終點(diǎn)站指出差起止車站、港口、機(jī)場(chǎng)等)。凡火車票、汽車票均以微機(jī)票為準(zhǔn)。出發(fā)地至始發(fā)站往返、終點(diǎn)站至目的地往返的交通工具按市內(nèi)交通工具標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
(四)飛機(jī):
1、部門經(jīng)理(區(qū)域經(jīng)理/ka經(jīng)理/分廠廠長(zhǎng))及以上級(jí)別員工,因緊急公務(wù)需要可乘飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。
2、從公司所在地出發(fā)的機(jī)票或能確定回程的往返機(jī)票一般由行政部門負(fù)責(zé)辦理。
3、從其他地區(qū)出發(fā)或返回的機(jī)票可以自購(gòu)。凡自購(gòu)機(jī)票報(bào)銷時(shí),必須同時(shí)提供登機(jī)牌存根。財(cái)務(wù)部對(duì)不能提供有效登機(jī)牌存根的機(jī)票不予票面全額報(bào)銷。
(五)如果員工選擇的交通工具超出了允許的范圍,員工本人將承擔(dān)超出部分的費(fèi)用。如有例外情況,必須先經(jīng)部門經(jīng)理認(rèn)可,并同時(shí)獲本部總監(jiān)的批準(zhǔn)(乘坐飛機(jī)須總裁批準(zhǔn))。在補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票核銷,超出部分不予核銷。
(六)因公前往市(縣)內(nèi)各類場(chǎng)所,屬于常規(guī)工作且能于工作日內(nèi)往返,不屬出差范圍,交通工具乘坐及核銷標(biāo)準(zhǔn)按本規(guī)定執(zhí)行。
(七)多人(2人及以上)出差起止地點(diǎn)相同時(shí),若共同乘座同輛計(jì)程車出(返)差,交通費(fèi)僅能由一人代表申報(bào)。
(八)低階員工隨同高階員工出差,視實(shí)際需要,可搭乘同級(jí)標(biāo)準(zhǔn)交通工具。
(九)出差時(shí)有直達(dá)車、船的須乘坐直達(dá)車、船,不準(zhǔn)無(wú)故繞道,否則當(dāng)日所有發(fā)生費(fèi)用不予核銷。
(十)經(jīng)理級(jí)(區(qū)域經(jīng)理)以下級(jí)別員工,乘坐公交車。因緊急公務(wù)需要可乘坐出租車,須事先征得上級(jí)主管同意后方可按票實(shí)銷。
(十一)異地調(diào)動(dòng)或因事至總部、分公司辦事人員,只核銷路途費(fèi)及車站、港口、機(jī)場(chǎng)往返路費(fèi),無(wú)交通/用餐補(bǔ)貼。
(十二)在出差過程中發(fā)生的交通費(fèi)用,員工必須在票據(jù)背面或出差報(bào)告中注明細(xì)節(jié),包括不限于:日期、從哪里到哪里等事項(xiàng)(包括出租車費(fèi)及租車費(fèi)用)。不注明細(xì)節(jié)的交通費(fèi),公司將不予報(bào)銷。
(十三)銷售人員出差開會(huì)、培訓(xùn)等期間,視同非銷售人員,參照非銷售人員相關(guān)管理規(guī)定,按同級(jí)別非銷售人員出差標(biāo)準(zhǔn)核銷,提供相關(guān)票據(jù)亦同。區(qū)域經(jīng)理/ka經(jīng)理同部門經(jīng)理/分廠廠長(zhǎng)級(jí),辦事處主任/城市經(jīng)理同部門主管級(jí)。
(十四)銷售人員至所屬郊縣辦理業(yè)務(wù),須當(dāng)天往返,按標(biāo)準(zhǔn)憑票報(bào)銷路途費(fèi)。
(十五)(包括但不限于)以下情況無(wú)交通補(bǔ)貼:
*中午12時(shí)以后出差或中午12時(shí)以前銷差者(員工出差不論當(dāng)天能否往返,中午12時(shí)以前出差或中午12時(shí)以后銷差者,按出差全日補(bǔ)貼交通/用餐標(biāo)準(zhǔn))。
*乘坐公司交通工具或由出差處提供交通工具者。
*司機(jī)人員駕車出差無(wú)交通補(bǔ)貼,不予核銷路途費(fèi)用。
六、住宿
(一)按員工級(jí)別入住,憑正規(guī)住宿發(fā)票在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)按票面金額實(shí)銷,超出部分不予核銷。
(二)由出差處所免費(fèi)提供住宿者,無(wú)住宿補(bǔ)貼。
(三)出差至分公司或辦事處,均由駐地公司或辦事處提供住宿,無(wú)住宿補(bǔ)貼(區(qū)域稽核人員除外)。如不能提供住宿時(shí),須由當(dāng)?shù)刂鞴芴峁┪窗才抛∷藓炞肿C明作為核銷依據(jù)。
(四)低階員工隨同高階員工出差,視實(shí)際需要,可入住同級(jí)標(biāo)準(zhǔn)旅館,予以核銷。
(五)出差到家庭所在地(區(qū)/縣/市),無(wú)住宿補(bǔ)貼。
(六)經(jīng)理級(jí)以下兩人(同性別)同時(shí)出差同一地點(diǎn)時(shí),應(yīng)同住一房,只由一人報(bào)銷住宿費(fèi)用。
(七)至所屬郊縣辦理業(yè)務(wù),須當(dāng)天往返,無(wú)住宿補(bǔ)貼。
(八)出差地有公司的簽約賓館時(shí),原則上必須入住簽約賓館。若特殊情況入住非簽約賓館,費(fèi)用核銷時(shí),按簽約賓館價(jià)格予以核銷。
七、用餐
(一)按補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)與出差天數(shù)予以補(bǔ)貼,憑票核銷。
(二)員工出差1天者,當(dāng)日餐費(fèi)補(bǔ)貼按正常標(biāo)準(zhǔn)給予核銷;出差半天者無(wú)餐費(fèi)補(bǔ)貼。
(四)員工因參加學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會(huì)議等事宜出差,如主辦單位免費(fèi)提供一餐,無(wú)用餐補(bǔ)貼
。
(五)普通員工隨同高層管理人員出差,一起用餐則由高層管理人員按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷,員工不得額外提報(bào)補(bǔ)貼。
(六)出差至分公司等,如有免費(fèi)提供用餐,則無(wú)用餐補(bǔ)貼。參加由本公司自己組織和籌辦的會(huì)議或活動(dòng),因公司通常都有就餐安排,所以對(duì)參加者不再給予額外伙食津貼。
(七)伙食費(fèi)報(bào)銷,原則上需提供相關(guān)的餐飲或食品類的有效憑據(jù)。
(八)旅館住宿費(fèi)用已包含用餐的;出差人員出席或陪同招待客戶就餐的,在申請(qǐng)出差伙食費(fèi)時(shí)應(yīng)做相應(yīng)的扣減。
(九)在賓館或旅館內(nèi)的迷你吧,酒吧,小商場(chǎng)等場(chǎng)所所消費(fèi)的食品、飲料或商品等個(gè)人費(fèi)用由員工自理。
八、其他費(fèi)用
(一)郵費(fèi)以郵局的證明為報(bào)帳憑證。
(二)因公攜帶的行李運(yùn)費(fèi)以正式的運(yùn)費(fèi)收據(jù)為報(bào)帳憑證。
(三)出差期間,因工作需要發(fā)生的通訊,電訊費(fèi),必須提交賓館旅店結(jié)算清單或移動(dòng)電訊電話局出具的有效通訊結(jié)算清單。電訊電話局出具的費(fèi)用通知單不能作為有效清單,用做通訊費(fèi)用報(bào)銷的依據(jù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部將對(duì)不能提供有效清單的出差手機(jī)通訊費(fèi)用不予認(rèn)可和報(bào)銷。
(四)出差期間,酒店住宿費(fèi)以外的個(gè)人消費(fèi)(如洗衣消費(fèi)、小酒吧消費(fèi)等)不予核銷。
(五)與出差有關(guān)的招待費(fèi)按公司相關(guān)管理辦法執(zhí)行。
九、考勤
(一)出差期間按實(shí)際工作時(shí)間記錄考勤。
(二)因工作需要延期出差,須事先以電話請(qǐng)示部門主管同意;返回后,由主管補(bǔ)簽《出差申請(qǐng)單》。
(三)員工不得借出差之便,辦理與工作無(wú)關(guān)的私人事項(xiàng),否則視為曠工,且不報(bào)當(dāng)日任何補(bǔ)貼。
十、出差報(bào)告、總結(jié)
(一)返回后,須在3日內(nèi)完成員工《出差報(bào)告》,詳細(xì)說(shuō)明起始地點(diǎn)、時(shí)間、任務(wù)完成情況、每日工作情況等,交直接主管審核檢查。
(二)出差期間取得的技術(shù)、培訓(xùn)等資料,須及時(shí)交存相關(guān)部門存檔。
十一、核銷
(一)核銷標(biāo)準(zhǔn):
1、具體見《銷售人員出差標(biāo)準(zhǔn)一覽表》(附表二)、《非銷售人員出差標(biāo)準(zhǔn)一覽表》(附表三);城市級(jí)別劃分見《出差城市級(jí)別劃分一覽表》(附表四)。
2、凡出差補(bǔ)貼,均在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)核銷,超出不支。出差費(fèi)用申請(qǐng)人在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)應(yīng)自覺扣減超出的部分。若有在規(guī)定范圍之外申請(qǐng)核銷的特殊費(fèi)用,必須經(jīng)過人力資源總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)會(huì)簽,或總裁批準(zhǔn)。
3、不得在差旅費(fèi)中附帶核銷其他費(fèi)用,否則不予核銷差旅費(fèi)用。
(二)核銷票據(jù):
1、費(fèi)用核銷時(shí),必須提供帳單或原件發(fā)票。
2、每位員工必須詳細(xì)單獨(dú)填寫、提交自己的差旅費(fèi)用報(bào)銷單。填寫時(shí)應(yīng)根據(jù)具體分類歸類并填寫每項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生日期、地點(diǎn)、事由、金額和內(nèi)容。如所發(fā)生的差旅費(fèi)是以借款,或公司直接劃款方式支付的,還必須在費(fèi)用報(bào)告相應(yīng)欄目中列示。
(三)審批流程:
1、差旅費(fèi)用單據(jù)由出差員工的直接主管、上級(jí)主管批準(zhǔn),若直接主管不在,則由部門更上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其他經(jīng)理的簽字則不予認(rèn)可。
2、審批者應(yīng)按要求最大限度的進(jìn)行有效控制。通過檢查每張附件,仔細(xì)查看每個(gè)費(fèi)用報(bào)銷單,評(píng)估每筆支出的有效性,并注明審核日期。任何不合乎情理的費(fèi)用,審批者必須提出質(zhì)疑。
3、在實(shí)際審批時(shí),審批者應(yīng)參照以下幾點(diǎn):
*該筆費(fèi)用是必須的。
*發(fā)生費(fèi)用的項(xiàng)目是符合本規(guī)定中的標(biāo)準(zhǔn)。
*所報(bào)銷的數(shù)額是合情合理。
*所有必須附上的文件是否已齊全。
*所有與人力資源部政策有關(guān)的費(fèi)用申請(qǐng),例如特殊情況下的搬遷費(fèi)、探親費(fèi)等,都必須經(jīng)過人力資源總監(jiān),或人力資源總監(jiān)所授權(quán)的二級(jí)審批者的批準(zhǔn)。
4、經(jīng)過批準(zhǔn)的出差費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)交財(cái)務(wù)部作以下核查:
*該報(bào)銷單是否獲得正確的審批。
*數(shù)字計(jì)算是否正確,包括匯率的計(jì)算。
*是否遵照公司有關(guān)出差費(fèi)用的規(guī)定。
*有關(guān)會(huì)計(jì)人員在審核無(wú)誤后應(yīng)簽字,然后在遞交財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批,審批完成后轉(zhuǎn)交另外會(huì)計(jì)進(jìn)行報(bào)銷和相關(guān)賬務(wù)處理。
(四)非銷售人員核銷:
1、出差返回后,須在一周內(nèi)將各項(xiàng)費(fèi)用、借款一并核銷,特殊情況亦不得超過兩周。
2、若可以把幾個(gè)連續(xù)性的費(fèi)用報(bào)銷單放在一起報(bào)銷,還公司款時(shí)間可適當(dāng)放寬,一般不超過一月。否則,不允許把現(xiàn)金余額保留在費(fèi)用報(bào)銷單上,必須結(jié)清余額。
3、差旅費(fèi)用報(bào)銷時(shí),由員工本人填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》與《費(fèi)用報(bào)銷單》,以《費(fèi)用報(bào)銷單》作為封面,依次附相關(guān)單據(jù),并附《出差報(bào)告》,經(jīng)部門經(jīng)理或上級(jí)主管審簽后到財(cái)務(wù)部核銷。
4、如屬個(gè)人原因拖欠或延遲歸還剩余借款的,將作為個(gè)人誠(chéng)信不良記錄備案,財(cái)務(wù)部將在1年之內(nèi)取消其出差暫借款的資格。
5、差旅費(fèi)的報(bào)銷和其他費(fèi)用一樣,除特殊情況外,都將在財(cái)務(wù)部收到費(fèi)用報(bào)銷單15個(gè)工作日之內(nèi)(遇節(jié)假日順延),通過現(xiàn)金形式給予員工。
(五)銷售人員核銷:
銷售人員費(fèi)用核銷按《業(yè)務(wù)人員費(fèi)用核銷流程》執(zhí)行。
(六)其它:
1、凡外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)發(fā)生的差旅費(fèi)、參訓(xùn)費(fèi)、課程費(fèi)等費(fèi)用,應(yīng)逐項(xiàng)由人力資源經(jīng)理(總監(jiān))簽批。
2、事先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的,參加會(huì)議或培訓(xùn)等由主辦方統(tǒng)一安排的相關(guān)費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷,其余個(gè)人費(fèi)用不予核銷。
3、外出培訓(xùn)有具體協(xié)議規(guī)定者,按協(xié)議規(guī)定核銷費(fèi)用。
4、未按公司規(guī)定提前填寫、報(bào)批《出差申請(qǐng)表》的;未按計(jì)劃行程出差的,差旅費(fèi)用不予核銷。
5、私人外出、旅行等費(fèi)用,應(yīng)與因公出差分開,此類費(fèi)用不予報(bào)銷。
6、邀請(qǐng)或委托本公司外人員出差(培訓(xùn)、咨詢、調(diào)研等),應(yīng)報(bào)送相關(guān)職能部門審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、員工出差購(gòu)車票/機(jī)票/船票時(shí),購(gòu)買意外傷害險(xiǎn)的費(fèi)用自理。
8、公司將不負(fù)擔(dān)出差過程中發(fā)生的任何健身和娛樂方面的費(fèi)用,例如健身俱樂部、客房?jī)?nèi)的娛樂設(shè)施、收費(fèi)電影或電視等。
9、任何沒有實(shí)質(zhì)業(yè)務(wù)而杜撰、虛報(bào)費(fèi)用的行為都屬違紀(jì)行為。弄虛做假者一旦被查實(shí)將視為“偷竊或騙取公司或其他雇員財(cái)物”(詳見獎(jiǎng)懲制度)的行為,按公司規(guī)定處置。
10、自備車出差者,公司給予報(bào)銷過路費(fèi)、燃油費(fèi)。
(七)出差費(fèi)用報(bào)銷無(wú)原始憑據(jù)或預(yù)支款遺失:
1、原始憑據(jù)確屬被盜,被搶,可出示當(dāng)?shù)毓不蛑伟膊块T,賓館,旅店保安部門的有效證明,由員工本人提出書面報(bào)告經(jīng)部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)后
提交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部作為費(fèi)用報(bào)銷依據(jù)。
2、原始憑據(jù)屬于員工自己保管不善而遺失,員工可與開票單位進(jìn)行協(xié)商,以取得票據(jù)重新開具或取得開票單位的有效證明。不能取得重開票據(jù)或獲得有效證明的,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)將按照費(fèi)用票據(jù)管理規(guī)定不再給予認(rèn)可。為減少個(gè)人不必要的損失,希望出差員工妥善保管好原始憑據(jù),視同自己的物品和錢包。
3、一旦員工收到預(yù)支款(或備用金)后就應(yīng)該對(duì)該款項(xiàng)負(fù)責(zé)。如有遺失,該員工應(yīng)對(duì)此負(fù)責(zé)并交還該款。如果是帳單或發(fā)票遺失,有關(guān)費(fèi)用也不予報(bào)銷。除非該員工能提供相關(guān)可證明的報(bào)告,(例如公安局提供的證明、或酒店、旅行社提供的可證明該偷竊發(fā)生的證明文件),或者其他充足證明(例如所遺失帳單、發(fā)票的復(fù)印件)。
十二、職務(wù)等級(jí)確認(rèn):出差員工職務(wù)等級(jí)由人力資源部確認(rèn)備案,并正式發(fā)文通知相關(guān)部門、員工本人和財(cái)務(wù)部。員工職務(wù)若有變更,由人力資源部重新確認(rèn)并通知財(cái)務(wù)部及相關(guān)部門。
十三、本規(guī)定下發(fā)之后,原各分公司/本部的出差管理規(guī)定如與本規(guī)定條款發(fā)生沖突時(shí),以本規(guī)定為準(zhǔn)。
十四、本規(guī)定由人力資源本部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
