某客運(yùn)公司信息管理規(guī)定
客運(yùn)公司信息管理規(guī)定
快捷、準(zhǔn)確的信息傳遞和處理是公司實(shí)施正常生產(chǎn)經(jīng)營管理的前提和基礎(chǔ)。為確實(shí)加強(qiáng)公司的信息管理,有效調(diào)度和合理利用資源,提高公司整體工作效率,特制定本規(guī)定如下:
一、信息分類
1、日常信息,指電話、傳真、短信、報刊及郵發(fā)管理等日常行政管理中上傳下達(dá)傳遞的信息;
2、經(jīng)營信息,指經(jīng)營日報、管理者動態(tài)管理信息、營運(yùn)秩序動態(tài)信息等日常經(jīng)營管理信息;
3、安全信息,指公司客運(yùn)車和生產(chǎn)輔助車發(fā)生的交通事故情況及處理的信息等;
4、監(jiān)控信息,指公司調(diào)度中心視頻監(jiān)控信息、服務(wù)熱線信息、gprs系統(tǒng)監(jiān)控信息等;
5、財務(wù)信息,指公司的財務(wù)統(tǒng)計(jì)報表、考核通報、財務(wù)情況通報等;
6、重大緊急信息,指重大突發(fā)性事件、重要社會動態(tài)、緊急災(zāi)情、疫情以及其他重要緊急情況。
二、信息管理原則
1、首問原則。收到、發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息的第一人,是信息處理的首問責(zé)任人,有義務(wù)和責(zé)任按規(guī)定及時地報送、處理信息。
2、對口原則。各部門按照職能應(yīng)該報送和處理的信息,要嚴(yán)格按規(guī)定上報、處理,不得相互推諉,杜絕遲報、漏報、瞞報的現(xiàn)象。
3、限時原則。各部門必須在規(guī)定的時間內(nèi)上報和處理各種信息。
4、準(zhǔn)確原則。各部門在報送各種信息時要全面反映真實(shí)情況,重要數(shù)據(jù)要力求準(zhǔn)確。
5、保密原則。信息的報送要做到內(nèi)外有別,對各類信息除按規(guī)定上報外,不得隨意外泄。對新聞媒體的公開報道的信息,須按公司規(guī)定報批。
6、追究原則。各部門要層層建立信息管理責(zé)任制,實(shí)行責(zé)任追究。對遲報、漏報、謊報、瞞報各種信息給公司的管理或形象造成影響的,公司將對相關(guān)責(zé)任人予以嚴(yán)肅處理。
三、信息管理要求
(一)日常信息管理要求
1、電話:
接聽人員應(yīng)按規(guī)范禮貌地接聽來電,做好電話記錄,并及時通知、傳達(dá)、反饋相關(guān)人員。涉及到公司公務(wù)問題,接聽人應(yīng)按相關(guān)程序報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)交相關(guān)部室處理,并隨時進(jìn)行督辦處理結(jié)果。
2、傳真:
接收到傳真應(yīng)及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)部室和人員,涉及到公司須處理的問題,應(yīng)按程序報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示,再轉(zhuǎn)交責(zé)任部室處理,并督辦處理結(jié)果,及時將情況反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3、報刊郵件:
總經(jīng)理辦公室每日負(fù)責(zé)將報刊、雜志、信件分發(fā)至各高管層、各部門、分部,各部門、分部文員及時分發(fā)給相關(guān)人員。
4、短信:
收到問候性短信應(yīng)禮貌性回復(fù);收到領(lǐng)導(dǎo)臨時工作性短信,應(yīng)按照短信的要求及時處理,并及時回復(fù)處理結(jié)果。
(二)經(jīng)營信息管理要求
1、經(jīng)營日表:
(1)經(jīng)營日報的發(fā)送責(zé)任部門為安全運(yùn)營部,每天中午12點(diǎn)鐘前以辦公自動化方式發(fā)送前一天的經(jīng)營日報表,發(fā)送范圍為公司高管層、總辦主任、安全運(yùn)營部經(jīng)理、各分部經(jīng)理。
(2)明日運(yùn)力安排,由各分部根據(jù)當(dāng)日游客進(jìn)山的情況,結(jié)合歷史同期客人進(jìn)山情況,提出次日本分部運(yùn)力安排計(jì)劃報安全運(yùn)營部匯總,安全運(yùn)營部匯總后報安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)審定后,由調(diào)度中心于5點(diǎn)前用移動短信平臺發(fā)送給總經(jīng)理、高管層和相關(guān)分部。
(3)每日進(jìn)山短信,每日熱線員登錄武陵源旅游網(wǎng)查詢核心景區(qū)的一次進(jìn)山人數(shù),然后編發(fā)每日進(jìn)山人數(shù)短信,于次日9點(diǎn)前按照規(guī)定范圍發(fā)送。
(4)車輛運(yùn)行日志、調(diào)度日志,由分部有關(guān)崗位人員按照崗位職責(zé)如實(shí)填寫上交,分部文員負(fù)責(zé)分類、統(tǒng)計(jì)、復(fù)核,核算出當(dāng)日本分部的人力、運(yùn)力、運(yùn)行里程數(shù)、實(shí)載率,作為編發(fā)經(jīng)營日報表和核算員工工資的依據(jù)。
2、管理人員動態(tài)信息:
主要是指安全運(yùn)營線的基層管理人員履行崗位管理職責(zé)的動態(tài)情況,也是對安全運(yùn)營線管理人員實(shí)行行為考核的主要方式和依據(jù)。第二天上午9:30之前,各分部經(jīng)理應(yīng)將本分部管理崗位的管理日志進(jìn)行查閱,對履行職責(zé)情況報安全運(yùn)營部匯總后,由熱線員編入經(jīng)營日報表中,發(fā)現(xiàn)履行職責(zé)不正常的情況應(yīng)登記上報,作為以后處理的依據(jù)。
3、營運(yùn)秩序動態(tài)信息:
各分部第一負(fù)責(zé)人是分部個人稽查、監(jiān)督、考評情況整理匯總上報的責(zé)任人,分部文員負(fù)責(zé)具體實(shí)施。對個人的稽查結(jié)果,由各分部每日進(jìn)行匯總,并上報安全運(yùn)營部。安全運(yùn)營部將營運(yùn)秩序動態(tài)管理信息錄入公司經(jīng)營日報表。
對個人月度考評結(jié)果,經(jīng)分部負(fù)責(zé)人簽字后,于每月28日前報安全運(yùn)營部匯總;安全運(yùn)營部在每月30日前報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,報人力資源部進(jìn)行獎懲兌現(xiàn)。
分部個人的年度考評結(jié)果在每年12月30日前,各分部文員上報到安全運(yùn)營部,安全運(yùn)營部匯總后上報給安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,報人力資源部審核存檔。
(三) 安全信息管理要求
1、安全報表管理要求:
(1)安全日報
各分部的安全責(zé)任人(安全經(jīng)理助理、安全員或?qū)Ｂ毞株?duì)長)每日下班前將當(dāng)日的安全情況匯總,以日報方式報安全運(yùn)營部,安全運(yùn)營部將稽查情況與分部的日報匯總后編入經(jīng)營日報一并發(fā)送。
(2)安全月報
每月25號前由分部安全員(或安全助理)向安全運(yùn)營部報送經(jīng)分部經(jīng)理簽字確認(rèn)的《安全月報表》,安全運(yùn)營部匯總并送安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,于每月28號向總經(jīng)理、運(yùn)管、安全等相關(guān)單位報《公司安全月報表》。
2、交通事故信息管理要求:
(1)運(yùn)營車輛發(fā)生交通事故,分部應(yīng)按照公司《安全管理辦法》的規(guī)定程序和時限,向總經(jīng)理、安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)、安全運(yùn)營部等部門報告事故情況,安全運(yùn)營部視其情況立即組織現(xiàn)場處理,同時將事故情況編入當(dāng)日安全日報,按規(guī)定范圍發(fā)送;辦公車和生產(chǎn)輔助車發(fā)生事故的,應(yīng)同時報告行政分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理辦公室。
(2)發(fā)生重大以上事故,安全運(yùn)營部和所涉及分部的負(fù)責(zé)人應(yīng)立即報告安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理,安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)、安全運(yùn)營部和所涉及分部的負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時間以最快的方式趕到現(xiàn)場,按照《公司緊急預(yù)案》規(guī)定搞好現(xiàn)場處理,組織人員救助,安全運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)事故性質(zhì),及時向總經(jīng)理進(jìn)一步報告情況,分部應(yīng)同時報總經(jīng)理辦公室和監(jiān)控中心,總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)向各級政府、上級公司等有關(guān)部門報告,安全運(yùn)營部隨后要在事發(fā)后2小時內(nèi)上報文字材料。
(四)監(jiān)控信息管理要求
1、視頻監(jiān)控信息:
營運(yùn)時間內(nèi),熱線員應(yīng)通過實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)力情況隨時監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)滯留現(xiàn)象及時調(diào)度最近站場車輛解決。同時,對各站場工作人員的狀態(tài)、站場管理、駕駛員行車情況實(shí)施監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)違章行為立即電話告之站場當(dāng)事人員,或編輯短信告之駕駛
員,并每天做好監(jiān)控記錄。
2、服務(wù)熱線:
熱線員必須用標(biāo)準(zhǔn)普通話,禮貌、規(guī)范的接聽電話,并登記來電內(nèi)容,及時處理來電。特別對游客丟失物品、游客走失、景區(qū)居民急病、自然災(zāi)害等求助電話,要在10分鐘內(nèi)迅速完成報告、處理流程。如不屬公司服務(wù)范圍的咨詢電話,要耐心告知其聯(lián)系方式。
3、gprs監(jiān)控系統(tǒng):
gprs監(jiān)控系統(tǒng)信息是公司對在駛車輛實(shí)施車速管控、保障車輛安全運(yùn)行的主要技術(shù)手段。在車輛運(yùn)行時段,熱線員應(yīng)開啟gprs監(jiān)控系統(tǒng)信息,對運(yùn)行車輛保持監(jiān)控狀態(tài),發(fā)現(xiàn)超速車輛應(yīng)做好登記,錄制好實(shí)時監(jiān)控資料,做為以后處罰的依據(jù)。同時,通知所在分部的安全管理人員及時糾正違章。
4、其他信息系統(tǒng):
熱線員應(yīng)每天檢查網(wǎng)上直播系統(tǒng)、服務(wù)熱線系統(tǒng)、站場信息發(fā)布系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、視窗網(wǎng)站等幾大系統(tǒng)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn),內(nèi)容更新是否及時,發(fā)現(xiàn)問題及時報告給技術(shù)人員維修恢復(fù)。
(五)財務(wù)信息管理要求
財務(wù)信息包括財務(wù)統(tǒng)計(jì)報表、考核通報、月財務(wù)情況分析、收入日報表和資金周報表等。
1、當(dāng)月成本考核通報于次月15日之前上報,非人為原因?qū)е鲁杀究己搜舆t的除外,報送范圍為公司各高管層、各部室、分部、中心;
2、當(dāng)月財務(wù)情況分析及報表于次月10日前上報(節(jié)假日順延),報送范圍為公司總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān);
3、當(dāng)日收入日報表于次日之內(nèi)上報(節(jié)假日順延),報送范圍為公司總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān);
4、資金周報表于每周初或周末上報(節(jié)假日順延),報送范圍為公司總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)。
(六)重大緊急信息管理要求
1、重大緊急信息內(nèi)容
凡重大突發(fā)性事件、重要社會動態(tài)、緊急災(zāi)情、疫情以及其他重要緊急情況,都屬于緊急信息。具體包括:(1)集體*、請?jiān)浮?、罷工、非法*,械斗、槍殺或雖只有少數(shù)人參加但影響極壞的突發(fā)性事件;(2)爆炸、火災(zāi)、翻車、山體滑坡、車輛事故以及劫車等造成重大傷亡或影響較大的事故;(3)地質(zhì)災(zāi)害、風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、水災(zāi)、旱災(zāi)以及地震和嚴(yán)重疫情等;(4)在核心景區(qū)內(nèi)發(fā)生堵路、攔車、砸毀環(huán)保車、公司員工與居民之間的打架斗毆等嚴(yán)重影響張家界核心景區(qū)內(nèi)正常旅游秩序和旅游形象的事件。
2、重大緊急信息報送時限及程序
根據(jù)《張家界市突發(fā)公共事件總體應(yīng)急預(yù)案》的要求,公司發(fā)生重大突發(fā)事件后,當(dāng)事人必須在第一時間(限時事件發(fā)生5分鐘以內(nèi))口頭報分部或部門負(fù)責(zé)人;分部或部門負(fù)責(zé)人接報后5分鐘內(nèi)報公司監(jiān)控中心;監(jiān)控中心接報后10分鐘內(nèi)報公司總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理辦公室。
總經(jīng)理辦公室請示公司總經(jīng)理和行政分管領(lǐng)導(dǎo)后,在10分鐘內(nèi)向武陵源區(qū)政府辦公室、上級公司辦公室電話或傳真報告,并在2小時內(nèi)進(jìn)一步作書面報告。
四、信息管理責(zé)任追究
各部門要建立信息管理責(zé)任制,公司對信息上報情況將組織進(jìn)行不定期稽查。對于未能準(zhǔn)確履行本崗位信息管理職責(zé),對虛報、遲報、漏報、謊報、瞞報各種信息給公司的管理或形象造成影響的,公司將視其情節(jié),予以嚴(yán)肅處理。
1、凡公司管理人員出現(xiàn)信息管理失誤的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予扣獎50-100元。
2、凡屬于行為考核的公司基層管理人員,處理信息管理失誤的,涉及到崗位職責(zé)的某一項(xiàng)的,按照其崗位職責(zé)的考核細(xì)則,作為不合格項(xiàng)考核處理。
3、其他員工處理信息報告處理失誤的,按照信息的重要程度和情節(jié)輕重,給予扣獎50-100元。
4、公司重大緊急信息沒有按報送的時效和程序要求上報的,扣除相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月月獎200元/次,造成重特大影響的提交公司研究處理。
5、凡因信息報告、處理失誤,導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失,或者給公司形象造成較大影響,按上述處理太輕的,由有關(guān)部門提交總經(jīng)理會議討論,作出處理決定。造成損失的追究賠償責(zé)任。
五、本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋和修改,自發(fā)文之日起開始執(zhí)行。
