置業(yè)公司采購合同管理規(guī)定
置業(yè)集團(tuán)公司采購合同管理規(guī)定
第一章總則
第一條為確保合同談判、簽訂、評審、檔案管理、分析評估的嚴(yán)肅性、有效性及規(guī)范性,特制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于采購管理中心。
第二章各業(yè)務(wù)階段的合同管理
第三條合同談判:
(一)談判人員必須通過公司組織的正規(guī)商務(wù)談判和合同知識培訓(xùn);
(二)在和客戶談判之前,主談人員必須用規(guī)范的表格做好詳盡的談判計劃;
(三)所談物資為固定資產(chǎn)時,必須按公司相關(guān)文件的要求向請購部門索要董事長的批文;
(四)所談物資含有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性時,必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判,并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認(rèn);
(五)大型安裝項目合同,除商務(wù)談判外,還必須連同總經(jīng)辦、工程項目人員一起到供應(yīng)商處實地考察,以全面了解其實力、資質(zhì)和以往的工程業(yè)績等。
(六)無論何種物資,原則上杜絕獨(dú)家供貨,必須找至少三家以上的客戶進(jìn)行投標(biāo)、洽談
(七)工程部等其他部門配合談判的合同,采購人員須嚴(yán)格遵守公司的前后臺管理,做好各方人員的協(xié)調(diào)工作。
(八)所談供應(yīng)商為新客戶時,則其必須提供相關(guān)的證件(稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書);
(九)物資漲價時,必須有確鑿的信息來源,并經(jīng)部門經(jīng)理批示后方有權(quán)漲價。
第四條合同簽訂
(一)所有進(jìn)行洽談的合同必須有需求部門正規(guī)的物資申購單,并經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進(jìn)入采購程序;
(二)屬于招標(biāo)采購的,必須嚴(yán)格按照部門的《招標(biāo)手冊》開展工作,開標(biāo)、議標(biāo)、談判增值表等各項資料必須齊備。
(三)所用合同文本必須是我司法務(wù)人員頒布的標(biāo)準(zhǔn)版本,不得隨意更改。
(四)在簽訂合同前,須要求供應(yīng)商提供各項有效的證件,作為合同附件一起評審、存檔。
(五)買賣雙方單位名稱要做到'四一致'(抬頭、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照),不可相差一厘一毫。
(六)若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時,要單獨(dú)以合同附件的形式簽訂,附件號可按簽訂合同時的日期編號,如:2006年12月2日簽訂合同的附件可編號為2006-12-02號附件。
(七)合同上所有欄目都必須認(rèn)真填寫,若有些欄目不需填寫時可用'/'代替。
(八)'標(biāo)的'中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計量標(biāo)準(zhǔn),不能以'捆、扎、堆、斤'等模糊或不規(guī)范詞語填寫;合計金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫。
(九)我方簽約人員須向?qū)Ψ秸J(rèn)真講解我公司合同文本的相關(guān)條款,特別是保密、商品生產(chǎn)、變更、商業(yè)賄賂之禁止等。
(十)合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改,特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改,應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認(rèn)可,并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。(不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字)
(十一)所談對方是個體戶時,則必須填寫對方家庭住址,并附有身份證復(fù)印件。
(十二)除合同外,還須和供應(yīng)商簽訂單獨(dú)的《廉政協(xié)議》,作為合同附件一起評審、存檔。
第五條合同評審
(一)合同簽訂后,首先由供應(yīng)商簽字蓋章,之后由我司的合同簽訂人員認(rèn)真填寫合同評審表進(jìn)行合同評審,合同評審表上各項內(nèi)容必須完備、真實、準(zhǔn)確。
(二)合同評審表上除中標(biāo)單位外,還必須認(rèn)真填寫各競標(biāo)單位的信息。原則上只找一家供應(yīng)商洽談合作的合同,拒絕評審。若是特殊情況,須認(rèn)真在評審表上詳盡說明。
(三)合同原件要求一式五份,并要求供應(yīng)商在每份合同上蓋騎縫章。一份檔案室存檔,一份財務(wù)部保存,一份部門留存,一份供應(yīng)商,一份備用。
(四)合同簽訂人在填寫好的合同評審表上簽字確認(rèn)后,按照如下流程進(jìn)入評審程序:合同簽訂人
