第1篇 公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中:一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作,負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的,由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的,由工程處保存原件。其他重要報(bào)告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房,各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
第2篇 物業(yè)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度
物業(yè)公司財(cái)務(wù)制度之會(huì)計(jì)檔案管理
第一條 會(huì)計(jì)檔案管理根據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實(shí)際,建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。
第二條 財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時(shí)逐月做好記帳憑證、報(bào)表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求,年度終了后,在次年三月以前做好報(bào)表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報(bào)表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號(hào),抄寫(xiě)案卷目錄一式三份,一份會(huì)計(jì)部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時(shí),雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。
第四條 會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財(cái)務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財(cái)務(wù)部及檔案管理人員同意;財(cái)務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。
第七條 會(huì)計(jì)檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見(jiàn),會(huì)同會(huì)計(jì)部門審查鑒定,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),由公司總經(jīng)理簽署意見(jiàn)。同時(shí)將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時(shí)應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對(duì)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),并在銷毀清冊(cè)上簽字,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。銷毀清冊(cè)列入會(huì)計(jì)檔案作永久保存。
第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書(shū)結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3．0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。
3.8 匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.1 2 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)論何金屬物,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
7.6 外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 0 超期檔案的銷毀
8.1 對(duì)超過(guò)保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
第4篇 某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責(zé):
3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內(nèi)容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質(zhì)量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長(zhǎng)檔案壽命;
4.3檔案的密級(jí)
檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí)
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁(yè)位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財(cái)務(wù)除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財(cái)務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案,由總經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過(guò)保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀,財(cái)務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。
4.9.3銷毀時(shí)應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場(chǎng),銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關(guān)文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》
第5篇 z公司檔案管理制度范例
公司檔案管理制度范例
檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié) 檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財(cái)務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié) 第二條。
三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié) 機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營(yíng)情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié) 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié) 保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書(shū)。
二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。
四、一年保存:1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié) 保管部門
一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié) 檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。
七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié) 檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié) 檔案銷毀
一、超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié) 其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
第6篇 b公司人事檔案管理制度
e公司人事檔案管理制度
第一條 為確保人事檔案的機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條 員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條 新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條 新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條 檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè),記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條 要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條 所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。
第九條 人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條 收回檔案時(shí),檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì),否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條 離職人員檔案保存期為一年。
第7篇 有限股份公司檔案管理制度
1.目的
為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時(shí)的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
2.范圍
本制度適用于公司各級(jí)檔案管理。
3.名詞解釋
3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。
3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。
3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。
4職責(zé)
4.1公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。
4.2各部門(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，具有對(duì)本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。
4.3行政部檔案管理工作：
4.3.1組織開(kāi)展檔案的定期移交，進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收并負(fù)責(zé)后期存檔工作。
4.3.2組織開(kāi)展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。
4.3.3負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。
4.3.4負(fù)責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。
4.4各部門(廠)檔案管理員：
4.4.1負(fù)責(zé)本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
4.4.2在指定時(shí)間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
4.5公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)檔案的整理、存檔工作。
5.管理內(nèi)容：
5.1檔案的歸檔范圍包括：文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、音像實(shí)物檔案。
5.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時(shí)鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。
5.2.1質(zhì)量要求：
5.2.1.1紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對(duì)于已破損的文件應(yīng)及時(shí)予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。
5.2.1.2電子實(shí)物檔案應(yīng)確保電子文件無(wú)病毒、聲像清晰、完整無(wú)損，實(shí)物無(wú)破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價(jià)值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。
5.2.2檔案收集規(guī)則
公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時(shí)應(yīng)注意：
5.2.2.1及時(shí)收集。對(duì)于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免因機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過(guò)程中產(chǎn)生的重要過(guò)程文件資料。
5.2.2.2嚴(yán)格檢查。對(duì)于收集起來(lái)的各類檔案資料，應(yīng)逐件進(jìn)行檢查：
5.2.2.2.1文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過(guò)程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無(wú)原件的原因及原件存放地。
5.3檔案整理規(guī)則：
5.3.1.1公司檔案設(shè)置三級(jí)類目：
5.3.1.1.1一級(jí)類目以部門名稱關(guān)鍵詞進(jìn)行設(shè)置。
5.3.1.1.2二級(jí)類目設(shè)置6大類，包括文書(shū)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實(shí)物類。
5.3.1.1.3三級(jí)類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，如：公文類、會(huì)議紀(jì)要類、合同類、法律資質(zhì)類等。
5.3.2裝訂：
5.3.2.1歸檔文書(shū)類文件應(yīng)按件裝訂時(shí)，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前。來(lái)文在后。
5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書(shū)針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。
5.3.2.3對(duì)于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂。
5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。
5.3.2.5對(duì)于特殊類別的資料，如設(shè)計(jì)圖紙等，可根據(jù)自身需要，進(jìn)行裝訂。
5.3.3排列：
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間依次排序。
5.3.4編號(hào)：
公司英文字母+案卷位置編號(hào)-類別(項(xiàng)目、型號(hào))簡(jiǎn)稱【年度】-案卷號(hào)-件(盤、盒、頁(yè)號(hào))例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001
意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個(gè)案卷的001號(hào)文件。
5.3.4.1聲像檔案
照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個(gè)照片號(hào)，并在照片背面注明編號(hào);每組照片須填寫(xiě)照片檔案說(shuō)明，包括：照片的事由、攝影時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽，注明檔號(hào)、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時(shí)間、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí);錄像帶要在盒上注明檔號(hào)、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)種、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí)。
5.3.4.2實(shí)物檔案
每一個(gè)實(shí)物檔案可作為一個(gè)保管單位。制作實(shí)物檔案標(biāo)簽，注明實(shí)物檔案名稱、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時(shí)間及期限。
5.3.5編目：
5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄(附表7.1)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。
5.3.5.2將歸檔文書(shū)目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型。
5.3.6裝盒：
將歸檔文書(shū)類檔案文件按頁(yè)號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面及備考表(附表7.2)項(xiàng)目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸，備考表用于說(shuō)明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。
5.4檔案的保管和保護(hù)：
5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格登記，明確資料在流動(dòng)過(guò)程中的保管保護(hù)責(zé)任人。
5.4.2聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對(duì)聲像檔案檢查一次，如有問(wèn)題，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制等。
5.4.3檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防塵的要求。
5.5檔案的移交：
5.5.1移交規(guī)則：
在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。
5.5.1.1文書(shū)檔案的移交：
由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進(jìn)行整理分類，定期移交行政部。
5.5.1.2聲像實(shí)物檔案的移交：
聲像實(shí)物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進(jìn)行移交。
5.5.1.3對(duì)于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。
5.5.2移交要求：
5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。
5.5.2.1.1若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進(jìn)行原件移交，在辦理借出手續(xù)。
5.5.2.1.2各級(jí)單位在簽訂合同類文件時(shí)，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價(jià)值和意義的文件資料。
5.5.2.3資料應(yīng)按類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。
5.5.2.4移交時(shí)移交人應(yīng)仔細(xì)填寫(xiě)《檔案交接登記表》(附表7.3)，確保填寫(xiě)內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。
5.5.2.5行政部檔案管理員對(duì)移交資料進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。
5.5.2.6移交資料前，各級(jí)單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。
5.5.3移交時(shí)限：
一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對(duì)存檔時(shí)間有特別要求的檔案按要求進(jìn)行移交。
5.6檔案的借閱：
5.6.1公司人員借閱本部門檔案，填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》(附表7.4)，經(jīng)部門(廠)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.2公司人員借閱本部門檔案，填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。
5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
5.6.5檔案借閱人應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無(wú)缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
5.6.6借閱人需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)提出申請(qǐng)。復(fù)制件用后及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無(wú)法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。
5.6.7檔案借閱不得超過(guò)一個(gè)月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負(fù)責(zé)催辦事宜。
5.7檔案保管期限：
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價(jià)值進(jìn)行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)的，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。
5.8檔案的處置
5.8.1公司檔案室應(yīng)每年五月進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定。對(duì)于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價(jià)值，通過(guò)鑒定提出對(duì)部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對(duì)檔案進(jìn)行處置。
5.8.1.1如檔案尚存一定保存價(jià)值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。
5.8.1.2如檔案已喪失保存價(jià)值的則應(yīng)予以銷毀。
5.8.2銷毀
5.8.2.1經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊(cè)》(附表7.5)，相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，行政部審核，確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)公司總裁審批，簽字確認(rèn)后方可銷毀。
5.8.2.2對(duì)于已批準(zhǔn)銷毀的檔案，可通過(guò)焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進(jìn)行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。
6..對(duì)發(fā)生以下行為者將進(jìn)行相應(yīng)處罰：
6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁(yè)數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
7.附表：
7.1卷內(nèi)文件目錄
7.2備考表
7.3檔案交接登記表
7.4檔案借(查)閱單
7.5檔案銷毀清冊(cè)
第8篇 公司檔案資料管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第9篇 公司檔案統(tǒng)計(jì)制度-6
公司檔案統(tǒng)計(jì)制度6
為了有效管理公司的全部檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,更好地掌握和研究檔案工作開(kāi)展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。
第一條綜合檔案室對(duì)接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計(jì)。
第二條對(duì)接收的文件材料,應(yīng)整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。
第三條檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì),對(duì)遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。
第四條每月進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì),內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復(fù)印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。
第五條每年統(tǒng)計(jì)年度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況,庫(kù)房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第六條每年對(duì)歸檔檔案進(jìn)行綜合匯總統(tǒng)計(jì),主要有檔案總數(shù)量,各類檔案的數(shù)量,庫(kù)房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第七條按上級(jí)主管部門(檔案行政部門)的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。
第10篇 公司客戶檔案管理制度
公司客戶檔案管理制度
一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料
（以下簡(jiǎn)稱檔案）的安全完整，維護(hù)公司及客戶的權(quán)益，特制定本細(xì)則。
二、 檔案的管理是指對(duì)公司已發(fā)生的項(xiàng)目資料、權(quán)屬證明等進(jìn)行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號(hào)歸檔。
三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺(tái)帳及權(quán)證檔案臺(tái)帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理員對(duì)客戶檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員
（項(xiàng)目經(jīng)理a、b角）為檔案移交人；
（二）部項(xiàng)目經(jīng)理a角將項(xiàng)目資料按檔案清單
（附后）的要求進(jìn)行分類整理，編制好冊(cè)內(nèi)資料清單
（具體到每一項(xiàng)內(nèi)容的頁(yè)數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項(xiàng)目經(jīng)理b角，清單一式三份，a、 b角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，a、b角、檔案管理人員三方分別簽字確認(rèn)。()項(xiàng)目經(jīng)理b角根據(jù)清單內(nèi)容對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項(xiàng)目經(jīng)理b角須列出補(bǔ)充資料清單要求項(xiàng)目經(jīng)理a角補(bǔ)齊；
（三）項(xiàng)目資料包括四部分：立項(xiàng)審批資料、重要合同或單據(jù)等、項(xiàng)目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；
（具體內(nèi)容及順序附表）；
（四）業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進(jìn)行編碼；
（五）檔案的移交時(shí)限為項(xiàng)目結(jié)束后
（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項(xiàng)目經(jīng)理a角三個(gè)工作日內(nèi)移交項(xiàng)目經(jīng)理b角，項(xiàng)目經(jīng)理b角兩個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說(shuō)明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時(shí)，按照項(xiàng)目經(jīng)理b角提供的清單一一核對(duì)檔案資料，雙方確認(rèn)無(wú)誤，項(xiàng)目經(jīng)理b角、檔案管理員雙方簽字確認(rèn)；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認(rèn)；
（八）檔案管理員對(duì)接收的檔案統(tǒng)一編號(hào)，并按照檔案號(hào)相應(yīng)給檔案中的合同編號(hào)。
五、 重要權(quán)證資料的移交
（一）重要權(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)?？蛻舻呢?cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項(xiàng)權(quán)證原件、動(dòng)產(chǎn)抵押登記通知書(shū)、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書(shū)、其他權(quán)屬證明原件；
（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開(kāi)移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書(shū)在第一時(shí)間移交公司指定的權(quán)證管理人員， a角列出重要權(quán)證移交清單，ab角及檔案員三方在對(duì)清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號(hào)、數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后，單獨(dú)移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認(rèn)；
（四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險(xiǎn)柜單獨(dú)保存；
（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項(xiàng)目按項(xiàng)目編號(hào)分開(kāi)保存，且權(quán)證編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目的檔案編號(hào)一致。如檔案號(hào)為 鴻借字第001號(hào)檔案對(duì)應(yīng)的權(quán)證檔案編號(hào)也為 鴻借字第001號(hào)。
六、 檔案的借閱
（一）公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫(xiě)《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺(tái)帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；
（四）檔案管理員核對(duì)資料完整無(wú)誤后將檔案復(fù)位，并登記臺(tái)帳。
七、 本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起執(zhí)行。
第11篇 某有限公司安全文件檔案管理制度
1目的
為進(jìn)一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長(zhǎng)期性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實(shí)際狀況，特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術(shù)語(yǔ)
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)、國(guó)家及社會(huì)安全生產(chǎn)具有保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責(zé)
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中，形成的有保存價(jià)值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測(cè)證書(shū)、報(bào)告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負(fù)責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作，負(fù)責(zé)對(duì)公司的安全檔案分級(jí)管理做出規(guī)定。
4.3各部門應(yīng)加強(qiáng)安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一位負(fù)責(zé)人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負(fù)責(zé)各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜，落實(shí)安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負(fù)責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料；負(fù)責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對(duì)本單位安全管理檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的職責(zé)。任何個(gè)人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級(jí)安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助公司、各單位對(duì)收集的安全管理檔案材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟(jì)類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機(jī)構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所平面布置圖，并標(biāo)注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉(cāng)庫(kù)等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、儲(chǔ)存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號(hào)、規(guī)格等；
重大危險(xiǎn)源的位置、數(shù)量等；
主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號(hào)。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)控部位一覽表（重大危險(xiǎn)源、消防重點(diǎn)部位、重點(diǎn)設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲(chǔ)存地點(diǎn)及相關(guān)危險(xiǎn)危害因素分析）。
5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括：事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊(duì)伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負(fù)責(zé)人的安全資格證書(shū)。
2. 安全管理人員的安全資格證書(shū)。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標(biāo)管理
安全生產(chǎn)責(zé)任制
法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制管理
安全教育培訓(xùn)管理
特種作業(yè)人員管理
設(shè)備設(shè)施安全管理
建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理
施工和檢維修安全管理
?；芳爸卮笪ｋU(xiǎn)源管理
作業(yè)安全管理（動(dòng)火、高空、受限空間、動(dòng)力介質(zhì)等）
相關(guān)方及外用工（單位）管理。
職業(yè)健康管理
勞動(dòng)防護(hù)用品（具）管理
安全檢查及隱患排查治理
應(yīng)急管理
事故管理
安全績(jī)效評(píng)定管理
安全會(huì)議制度
安全機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書(shū)
特種設(shè)備安全管理（機(jī)電類、承壓類）
上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。
安全活動(dòng)日管理制度
上級(jí)部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報(bào)、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書(shū)等各類執(zhí)法文書(shū)。
落實(shí)執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實(shí)情況及其上報(bào)上級(jí)主管部門的報(bào)告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問(wèn)題整改通知書(shū)及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容
安全培訓(xùn)計(jì)劃。
公司主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長(zhǎng)安全培訓(xùn)的記錄。
員工三級(jí)安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書(shū)及教育培訓(xùn)記錄。
換崗教育培訓(xùn)記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。
應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃。
安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護(hù)用品方面的投入記錄。
安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。
安全評(píng)價(jià)、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容
參加工傷保險(xiǎn)員工的名單。
為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄。
其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料。
“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料。
“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料。
其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護(hù)設(shè)備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備，下同）方面的內(nèi)容
各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料。
各類安全防護(hù)設(shè)備管理部門及設(shè)備運(yùn)行情況記錄。
各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄。
應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號(hào)及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實(shí)情況記錄。
配電室運(yùn)行狀況記錄。
臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄。
配電箱等用電設(shè)施運(yùn)行狀況記錄。
5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容
特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄，特種設(shè)備使用證。
特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。
特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。
特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過(guò)介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會(huì)記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認(rèn)定和防護(hù)措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過(guò)”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件。
企業(yè)月度事故報(bào)表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過(guò)程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
5.3歸檔時(shí)間
5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過(guò)程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項(xiàng)目或活動(dòng)歸檔。
5.4安全檔案工作人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全管理檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況按各自管理職責(zé)分類保存，便于科學(xué)管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長(zhǎng)期（2—5年）、短期（2年以下）三種。
5.6.3對(duì)保管到期的安全管理檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的相關(guān)檔案，應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，報(bào)主管負(fù)責(zé)人審批。銷毀相關(guān)檔案時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。
5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，并按規(guī)定向上級(jí)有關(guān)部門報(bào)送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)總廠的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。
5.7.2公司應(yīng)積極主動(dòng)地接受各級(jí)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，開(kāi)展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。
第12篇 公司安全、環(huán)保檔案管理制度
1? 目的與范圍
本制度規(guī)定了xxxx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
本制度適用于xxxx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
2? 管理職責(zé)
2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
2.2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。
2.3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
3?? 管理內(nèi)容
3.1檔案的分類及編號(hào)
a）共設(shè)置三個(gè)一級(jí)類目。編號(hào)用漢語(yǔ)拼音音節(jié)表示。
一級(jí)類目分類編號(hào)順序如下：
代 號(hào)?????? 名? 稱
aq????? 安全類檔案
hb????? 環(huán)保類檔案
zw???? 職業(yè)衛(wèi)生類檔案
b）二級(jí)類目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3.2安全類檔案包括：上級(jí)安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險(xiǎn)源管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測(cè)檢驗(yàn)結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄（含各類專項(xiàng)檢查）、隱患整改資料、新建項(xiàng)目安全性評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、新員工三級(jí)安全教育卡、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰資料、安全有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案（含職業(yè)病事故）等。
3.3環(huán)保類檔案包括：上級(jí)環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測(cè)檢驗(yàn)結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項(xiàng)目環(huán)保評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、危險(xiǎn)廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報(bào)、排污申報(bào)、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。
3.4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括：上級(jí)職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害申報(bào)資料、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料等。
3.5檔案的保存期限
3.5.1安全類檔案：新員工三級(jí)安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存，其它檔案保存三年。
3.5.2環(huán)保類檔案：環(huán)保事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存，其它檔案保存三年。
3.5.3職業(yè)衛(wèi)生類檔案：職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存，其它檔案保存三年。
3.6管理要求
3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊(cè)。
3.6.2需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
