山東中學(xué)發(fā)展基金會(huì)印章管理制度
為了規(guī)范梅州市山東中學(xué)發(fā)展基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“基金會(huì)”）的印章使用，使基金會(huì)印章管理規(guī)范化、制度化，更有效的防范因印章使用管理不規(guī)范可能引致的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《基金會(huì)管理?xiàng)l例》《梅州市山東中學(xué)發(fā)展基金會(huì)章程》的規(guī)定，制定本制度。
第一條 本制度中的“印章”包括：“梅州市山東中學(xué)發(fā)展基金會(huì)公章”（以下簡(jiǎn)稱“公章”）、“梅州市山東中學(xué)發(fā)展基金會(huì)財(cái)務(wù)專用章”（以下簡(jiǎn)稱“財(cái)務(wù)專用章”）、“梅州市山東中學(xué)發(fā)展基金會(huì)稅務(wù)專用章”（以下簡(jiǎn)稱“發(fā)票專用章”）、法定代表人“【z】”印章（以下簡(jiǎn)稱“法人私章”）?；饡?huì)如需要刻制另外的印章，應(yīng)由秘書處提交申請(qǐng)，經(jīng)理事長(zhǎng)審批同意后，由理事會(huì)秘書處負(fù)責(zé)根據(jù)有關(guān)法律規(guī)定予以刻制和備案。除此外，基金會(huì)以及任何人不得刻制基金會(huì)其他任何印章。
第二條 印章的保管
（一）基金會(huì)公章和法人私章由理事長(zhǎng)保管，理事長(zhǎng)可以指定專人專門保管基金會(huì)公章和法人私章，但必須辦理授權(quán)保管手續(xù)。
基金會(huì)財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章由基金會(huì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保管。
（二）印章保管人外出或休假期間，應(yīng)在征得秘書長(zhǎng)以及理事長(zhǎng)的同意下，委托副理事長(zhǎng)保管，并必須辦理印章交接以及相關(guān)委托授權(quán)保管手續(xù)。印章保管人回來(lái)后應(yīng)及時(shí)收回印章。
（三）印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得丟失或損壞。印章丟失、被盜、被盜用的或其他任何原因遺失的，印章保管人和使用人應(yīng)立即報(bào)告基金會(huì)理事長(zhǎng)，并報(bào)告當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門（如公安、銀行等），同時(shí)應(yīng)根據(jù)理事會(huì)決議登報(bào)聲明作廢。
（四）印章保管人不得違反本制度的規(guī)定私自用章或協(xié)助他人私自用章。
（五）印章不使用時(shí)或印章保管人下班后，須將印章鎖于基金會(huì)指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由印章保管人掌握。
第三條 印章使用范圍
（一）基金會(huì)公章用于如下范圍：
1.以基金會(huì)名義簽訂的合同、協(xié)議；
2.基金會(huì)對(duì)外出具感謝函、捐贈(zèng)證書、捐贈(zèng)證明、捐贈(zèng)明細(xì)、捐贈(zèng)發(fā)票；
3.以基金會(huì)名義對(duì)外發(fā)出的文、函等；
4.基金會(huì)出具的介紹信、證明等；
5.基金會(huì)有關(guān)行政事務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)告等；
6.其它需要加蓋公章的文件。
（二）基金會(huì)財(cái)務(wù)專用章用于基金會(huì)的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務(wù)（內(nèi)部借款、往來(lái)結(jié)算）；基金會(huì)對(duì)外的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務(wù)（預(yù)留銀行印鑒、支票、匯票、業(yè)務(wù)委托書等）以及其他外部涉及財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)等。
（三）基金會(huì)發(fā)票專用章在基金會(huì)領(lǐng)購(gòu)或開具發(fā)票時(shí)加蓋，以證明開出發(fā)票的合法有效性。
第四條 印章使用規(guī)定
（一）任何情況使用基金會(huì)印章，均應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記并應(yīng)同時(shí)對(duì)用印后的文件掃描后發(fā)至秘書長(zhǎng)和理事長(zhǎng)郵箱留檔。
（二）《印章使用登記表》應(yīng)至少包括：用章申請(qǐng)人名稱、蓋章文件名稱、印章類別、份數(shù)、受文單位、用印時(shí)間、申請(qǐng)人簽署、審批人簽署等。
（三）申請(qǐng)蓋章的文件上有理事長(zhǎng)簽名的，由用章申請(qǐng)人填寫《印章使用登記表》，由印章保管人直接加蓋印章；
（四）申請(qǐng)蓋章的文件上無(wú)基金會(huì)理事長(zhǎng)簽名的，由用章申請(qǐng)人填寫《印章使用登記表表》，經(jīng)理事長(zhǎng)同意后方可加蓋印章；
（五）如理事長(zhǎng)沒(méi)有在申請(qǐng)蓋章的文件上簽名且也未在《印章使用登記表》上簽名，可以由用章申請(qǐng)人以電子郵件的方式向理事長(zhǎng)進(jìn)行申請(qǐng)并抄送印章保管人，理事長(zhǎng)的批復(fù)郵件應(yīng)同時(shí)抄送印章保管人并由印章保管人打印附在《印章使用登記表》后，方可加蓋印章，并由印章保管人提交給理事長(zhǎng)在《印章使用登記表》上補(bǔ)簽名手續(xù)；
（六）基金會(huì)財(cái)務(wù)應(yīng)按照財(cái)務(wù)規(guī)則使用“財(cái)務(wù)專用章”、“發(fā)票專用章”，除相應(yīng)發(fā)票及支票的印章依法使用外，其他使用均需填寫《印章使用登記表》；
（七）基金會(huì)的法人登記證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照復(fù)印件需加蓋印章的，需填寫《印章使用登記表》，并在登記表中以及證照復(fù)印件上備注使用用途；
（八）印章保管人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)有關(guān)內(nèi)容，使用人所填寫的內(nèi)容和擬使用印章的文稿材料不符的，不予用章。
第五條 印章保管人應(yīng)規(guī)范使用印章，做到“齊年蓋月”（即印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面）；蓋章時(shí)用力要均勻，落印要平衡，印泥（油）要適度，保證印跡端正、清晰。
第六條 基金會(huì)印章原則上用印應(yīng)在基金會(huì)辦公室進(jìn)行。如在辦公室其他地方用印的，如屬于不是理事長(zhǎng)保管的印章，則應(yīng)經(jīng)理事長(zhǎng)批準(zhǔn)，由兩人（其中一人應(yīng)為印章保管人）共同攜帶，且兩人應(yīng)共同封存印章、共同見(jiàn)證用印并在用印完畢后立即共同重新封存印章交回印章保管人保管。
第七條 嚴(yán)禁在空白圖表、證件、文紙或任何空白紙張上加蓋基金會(huì)任何印章。如確因工作需要需在空白函件上加蓋公章的，須經(jīng)基金會(huì)理事長(zhǎng)批準(zhǔn)，并應(yīng)進(jìn)行用印登記。
用印申請(qǐng)人持空白函件外出工作返回后，必須及時(shí)在《印章使用登記表》上備注使用情況，且該空白函件如已經(jīng)填寫使用，則應(yīng)將該已經(jīng)填寫使用的函件掃描或復(fù)印給印章保管人并在《印章使用登記表》上補(bǔ)充登記，未使用的應(yīng)立即交回并由印章保管人銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)在《印章使用登記表》中登記和批注說(shuō)明，并由使用人、印章保管人以及秘書長(zhǎng)共同簽署確認(rèn)以備查。
第八條 印章保管情況納入印章保管人離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有基金會(huì)印章，須辦妥歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。
第九條 如基金會(huì)變更或原印章磨損需更換新印章，應(yīng)征得理事長(zhǎng)同意，并在啟用新印章的同時(shí)，聲明舊印章作廢。
第十條 基金會(huì)印章停用或作廢，應(yīng)書面告知相關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)單位，說(shuō)明舊章停用原因、停用時(shí)間、標(biāo)明舊章的印模等。
第十一條 停用或作廢的印章，要及時(shí)送交秘書處封存或銷毀，不得私存或銷毀；民政部等部門另有規(guī)定的，按其規(guī)定辦理。銷毀舊印章，須報(bào)基金會(huì)理事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在監(jiān)事和秘書長(zhǎng)監(jiān)督下銷毀并在《印章使用登記表》中予以登記確認(rèn)備查。
第十二條 基金會(huì)員工不得留存蓋有已停用或作廢印章的空白頁(yè)（含介紹信等），違者視為嚴(yán)重違反基金會(huì)規(guī)章制度。
第十三條 印章管理責(zé)任不落實(shí)、工作措施不到位、用印管理不嚴(yán)格，造成基金會(huì)印章遺失、毀損、被冒用、超范圍使用或違規(guī)使用的或其他非法使用，視為嚴(yán)重違反基金會(huì)的規(guī)章制度，基金會(huì)將從嚴(yán)追究相關(guān)人員責(zé)任，乃至解除勞動(dòng)關(guān)系以及追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，將移送司法機(jī)關(guān)依法處理。
第十四條 本制度解釋權(quán)歸理事會(huì)。
第十五條 本制度自基金會(huì)第一屆第二次理事會(huì)審議通過(guò)之日起生效。
