黨政機關(guān)公文管理辦法
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黨政機關(guān)公文管理辦法【1】
第一章總則
第一條為了適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機關(guān)和國家行政機關(guān)(以下簡稱黨政機關(guān))工作需要,推進黨政機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,制定本條例。
第二條本條例適用于各級黨政機關(guān)公文處理工作。
第三條黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。
第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第五條公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第六條各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強組織領(lǐng)導(dǎo),強化隊伍建設(shè),設(shè)立文秘部門或者由專人負責(zé)公文處理工作。
第七條各級黨政機關(guān)辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作,并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。
第二章公文種類
第八條公文種類主要有:
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況,回復(fù)上級機關(guān)的詢問。
(十一)請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。
(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
(十四)函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
(十五)紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
第三章公文格式
第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。
涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱,也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。
(八)主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。
(十一)發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。
(十三)印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章,并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第十條公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十一條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等,按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文,可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
第十二條公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。
第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。
第十五條向上級機關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級機關(guān),根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān),不抄送下級機關(guān)。
(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項,應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán);屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。
(三)下級機關(guān)的請示事項,如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示,應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報,不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。
(四)請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦事項外,不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送公文,不得以本機關(guān)負責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。
(六)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文,必要時抄送另一個上級機關(guān)。
第十六條向下級機關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理機關(guān),根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。
(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán),可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項,經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文,文中須注明已經(jīng)政府同意。
(三)黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。
(四)涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),部門之間未協(xié)商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。
(五)上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文,必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。
第十七條同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第五章公文擬制
第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
第十九條公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內(nèi)容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表述準(zhǔn)確,文字精煉。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分進行論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見,力求達成一致。
(七)機關(guān)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。
第二十條公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。
(四)文種是否正確,格式是否規(guī)范;人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。
(五)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿,審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行初核。
第二十一條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的,由起草單位修改后重新報送。
第二十二條公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文,由受權(quán)機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責(zé)人會簽。
第六章公文辦理
第二十三條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第二十四條收文辦理主要程序是:
(一)簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點,核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時間。
(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細記載。
(三)初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進行初審。初審的重點是:是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。
(四)承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個以上部門辦理的,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理,有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
(五)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)催辦。
(七)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
第二十五條發(fā)文辦理主要程序是:
(一)復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批的公文,印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核;需作實質(zhì)性修改的,應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。
(二)登記。對復(fù)核后的公文,應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
(三)印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。
(四)核發(fā)。公文印制完畢,應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
第二十六條涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
第二十七條需要歸檔的公文及有關(guān)材料,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關(guān)歸檔,相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職機關(guān)歸檔。
第七章公文管理
第二十八條各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機關(guān)公文管理制度,確保管理嚴(yán)格規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第二十九條黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委(黨組)的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機要保密室和機要閱文室,并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。
第三十條公文確定密級前,應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。
公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。
第三十一條公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行;需要變更的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。
涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文機關(guān)確定。
經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第三十二條復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文,應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編,確有工作需要的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)。
復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。
第三十三條公文的撤銷和廢止,由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第三十四條涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。
第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十六條機關(guān)合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機關(guān)撤銷時,需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時,所在機關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第三十七條新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的,列為發(fā)文單位,機關(guān)合并或者撤銷時,相應(yīng)進行調(diào)整。
第八章附則
第三十八條黨政機關(guān)公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
第三十九條法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,依照外事主管部門的有關(guān)規(guī)定處理。
第四十條其他機關(guān)和單位的公文處理工作,可以參照本條例執(zhí)行。
第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳負責(zé)解釋。
第四十二條本條例自2023年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行.
最新黨政機關(guān)公文處理工作辦法解讀【2】
一、黨政機關(guān)公文的構(gòu)成要素及排版形式
黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。
(一)公文的構(gòu)成要素
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(二)公文的排版形式
排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標(biāo)印格式。
1.公文用紙幅面尺寸:
采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙,210mm*297mm
公文頁邊與版心尺寸為:公文用紙?zhí)祛^37mm,公文用紙訂口28mm,版心尺寸156mm*225mm(不含頁碼)。
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文,發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
2.公文書寫形式
從左至右橫排、橫寫。其標(biāo)識:
第一層為“一、”,第二層為(一),第三層為“1.”,第四層為(1)
3.字體字號
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識使用2號小標(biāo)宋體字,紅色標(biāo)識;秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字;發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3號仿宋體字;簽發(fā)人姓名用3號楷體字;正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。
4.頁碼
用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識,置于版心下邊緣之下一行,數(shù)碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。
5.信函式公文
發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm ,推薦用小標(biāo)宋體字,字號由發(fā)文機關(guān)酌定;發(fā)文機關(guān)全稱下4mm 處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm 處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。
(三)公文各要素及排版形式
公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。
1.眉首
置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括:公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。
(1)份號:公文印制份數(shù)的順序號,即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。置于版心左上角第一行,用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(2)秘級和保密期限:密級分為絕密、機密和秘密;保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行,兩字之間空一字。
(3)緊急程度:是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,標(biāo)注“特急”、“加急”;緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行,兩字之間空一字。公文同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第一行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第二行。
(4)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識:發(fā)文機關(guān)標(biāo)識表明公文的作者,他是發(fā)文機關(guān)制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭,通常稱“文頭”。 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成,居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱,也可以單獨用主辦機關(guān)名稱,“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布。
(5)發(fā)文字號:發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空兩行,居中排布。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
發(fā)文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6)簽發(fā)人:簽發(fā)人是在上報的公文中批準(zhǔn)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。
如有多個簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1 行,其他簽發(fā)人姓名從第2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm 。
2.公文主體部分
置于公文首頁紅色反線(不含)以下至抄送機關(guān)(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體。包括:標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。
(1)公文標(biāo)題:即對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號。位于紅色反線下空兩行,用2號小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。
(2)主送機關(guān):是指要求公文予以辦理或答復(fù)的主要受理機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。標(biāo)識在標(biāo)題下空一行,左側(cè)頂格3號仿宋體字標(biāo)識,回行時仍頂格。最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。
(3)公文正文:公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導(dǎo)語、主體和結(jié)束語。在主送機關(guān)下一行,每自然段左空2字,回行頂格,數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字。文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。
(4)附件說明:公文附件的順序號和名稱。公文如有附件,在正文下空一行左空2 字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”,后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1.× × × × × ”);附件名稱后不加標(biāo)點符號。
(5)發(fā)文機關(guān)署名(從2023年7月1日起):署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
(6)成文時間:指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。標(biāo)識在正文之下,空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫為“○”。
(7)印章:公文中有發(fā)文機關(guān)署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章,并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機關(guān)加蓋印章,聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。
單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱,只標(biāo)識成文時間。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm~4mm,端正、居中、下壓成文時間,印章用紅色。
當(dāng)印章下弧無文字時,采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上;當(dāng)印章下弧有文字時,采用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,應(yīng)將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm 。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3 個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。
當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
(8)附注:是需要說明的其他事項,如公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。
(9)附件:公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件” ,有序號時標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號) 。
3.公文版記部分
置于抄送機關(guān)以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括:抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。
(1)抄送機關(guān):指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”,后標(biāo)全角冒號;抄送機關(guān)間用逗號隔開,回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
(3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間:印發(fā)機關(guān)是印制公文主管部門,印發(fā)時間是公文的付印時間。位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字,印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
(4)版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。
(四)新舊公文區(qū)別
1.黨政機關(guān)公文處理工作條例是全新的首次統(tǒng)一黨政機關(guān)公文處理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
2.在“文種”方面,在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的13個文種基礎(chǔ)上,增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種,共15個文種。
3.在“格式”方面,取消了主題詞;行政公文也要署發(fā)文機關(guān)名稱。
4.在公文擬制方面,要求“重要公文”由主要負責(zé)人簽發(fā)。
5.在行文規(guī)則方面,增加“不得以本機關(guān)負責(zé)人名意向上級機關(guān)報送公文”。
6.在公文管理方面,增加發(fā)文立戶的規(guī)定。
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