工程公司光盤檔案管理細(xì)則

工程公司光盤檔案管理細(xì)則

工程有限公司光盤檔案管理細(xì)則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。

2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號、文號、標(biāo)題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動生成案卷數(shù)據(jù)庫,填寫數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報表。

5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內(nèi)順序號往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護:

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應(yīng)制作相應(yīng)的盤片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測:錄制完后,應(yīng)進行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測,確認(rèn)無污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進行質(zhì)量檢查,及時修補、及時復(fù)制。

三、光盤檔案的密級劃分和權(quán)限管理:

光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。

辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級檔案確定。