第1篇 地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2. 外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4. 工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱。跨部門借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。
3．文件資料借出后,出借部門的資料員應根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4. 跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5. 文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6. 部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2. 檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷毀清單》附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
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地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱。跨部門借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。
3.文件資料借出后,出借部門的資料員應根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6.部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷毀清單》
附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
