第1篇 公司檔案管理員職務分析樣本
公司檔案管理員職務分析樣本
崗位名稱:檔案管理員;
直接上級:文秘科科長;
工作目標:負責公司的檔案的管理工作;
權力和責任:
1.負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來,經(jīng)過整理、立卷、當檔保存;
2.做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限;
3.負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式,進行登記和統(tǒng)計;
4.負責保管檔案系統(tǒng)完整和安全;
5.負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等;
6.負責建立檔案借閱管理制度;
7.遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關規(guī)程;
8.做好公司領導臨時交辦的事項;
9.熟悉計算機的使用;
崗位要求:
1.具有高中以上的文化程度;
2.具有檔案管理基礎知識和工作經(jīng)驗;
3.工作心細,品行端正,原則性強;
參加會議:
1.參加每周一次的工作會議;
2.參加每月一次的管理工作評比會;
3.參加公司召開的職工大會;
第2篇 建筑公司檔案分類管理說明
建筑工程公司檔案分類管理說明
1文件檔案的管理:
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。
1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2電子文檔的管理:
2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
3聲像檔案的管理:
3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2 文字說明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理程序15
房地產(chǎn)公司檔案管理程序(十五)
1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質,檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。
2.職責:
2.1公司檔案按統(tǒng)一領導、分級管理的辦法進行組織管理,即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負責公司檔案的總體管理,部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作,圖書檔案室對各部室進行業(yè)務上的指導、監(jiān)督和檢查。
2.2鑒于財務檔案的特殊性,公司財務檔案(包含各類合同)由財務計統(tǒng)部自管,圖書檔案室提供存放點。使用時,由財務計統(tǒng)部指定專人調檔。
2.3鑒于人事檔案的特殊性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。
3.流程:
3.1檔案分類:
3.1.1文書檔案:即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內外部文件。
3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業(yè)材料。
3.1.3財務檔案:即在公司經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。
3.1.4人事檔案:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。、
3.1.5經(jīng)營銷售檔案:即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄,如合同評審記錄、商品房預售合同、客戶檔案、市場調研資料、樓盤宣傳資料等。
3.1.6客戶服務檔案:即公司在提供客戶服務過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查與分析記錄等。
3.1.7對外聯(lián)絡檔案:即公司在項目報批報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。
3.1.8聲像檔案:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。
3.2具體管理:
3.2.1立卷歸檔:
a.流程:
b.要求:
a.各部室向圖書檔案室移交檔案時,均需附上移交清單一式兩份。移交時,交接雙方據(jù)此進行清點簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)
b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整,圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。
c.文件在各部室保存階段,要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整,防止發(fā)生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。
d.各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件,但向檔案室移交檔案時,則應按規(guī)定的歸檔范圍進行。
a)總經(jīng)理室:會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與年度計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等;
b)人力資源部:人事行政發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工的人事資料(應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等)、內部刊物等;
c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內業(yè)資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集,竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等;
d)財務計統(tǒng)部:財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》;
e)審計核算部:決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;
f)經(jīng)營銷售部:合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等;
g)設計研發(fā)部:工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件(標書、合同等)、工程設計概算說明、各項目往來文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。
h)對外聯(lián)絡部:聯(lián)絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。
i)客戶服務部:客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等。
3.2.2整理上架:
a.流程
b.要求:
a.卷內文件的排列應條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列,具有密切聯(lián)系的文件應依一定的次序排列在一起,即批復在前、請示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。
b.不同保存價值的文件應分開組卷。
c.凡有文字部分的均應打上號碼(采用打號機,正面右上角,背面左上角)。
d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。
e.圖紙采用手風琴式折疊法,規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。
3.2.3保管:
a.庫房管理:
a.庫房應集中布置、自成一區(qū),不堆放與檔案資料無關的物品,不從事與庫房管理無關的活動;庫內檔案必須按順號上架,不得錯架、亂架;
b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫房,確需進庫的(如維修庫房或設備等),則須有檔案員陪同并相伴始終;
c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備,檔案員要定期檢查,以確保以上設施的安全有效;
d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù),務必使溫度保持在140c~200c,相對濕度50%~65%;
e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進行定期的防疫檢查,有計劃、分期分批地對檔案進行翻動;
f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生;
g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門,并注意檢查庫房門窗的緊閉性;
h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起,從左自右,從上到下。
b.流動中的安全防護:
a.檔案在庫房外未被使用時,不允許長時間攤放在桌子上,而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好,更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所;
b.未經(jīng)許可,利用者不得將所借檔案轉借他人,以防泄密;
c.未經(jīng)許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復印;
d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中
的滯留時間,以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。
3.2.4提供利用:
a.加強基礎工作:
a.編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具;
b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;
c.開辟閱覽室,向檔案用戶提供檔案信息。
b.開展查借服務:
a.借閱:
a)公司內部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢及時歸還;歸還時,管理人員必須當面清點檔案頁數(shù),之后再入庫;
b)非公司人員借閱檔案的,須持有關單位介紹信,并經(jīng)公司相關部門主管同意后方可借閱;
c)借閱者必須愛護所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記;不得撕去檔案內頁;
d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。
b.借出:
a)檔案使用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規(guī)定于1周內歸還,不能及時歸還的,經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時,檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。
b)非公司人員若需借出檔案,須持有關單位介紹信,并征得公司相關部門主管同意后,方可借出;
c)借出人員須妥善保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借,并負有保密的完全責任。
c.復印:
a)檔案使用人若需復印檔案資料的,須經(jīng)檔案員同意;
b)圖紙資料若需借出復印的,須經(jīng)檔案員同意并嚴格控制復印份數(shù)。
3.2.5銷毀:
a.流程:
b.要求:
a.準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管;
b.批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀,嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。
c.檔案銷毀時,須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字以示負責。
4.相關文件:
4.1《rr集團檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》
4.2《rr集團人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
4.3《財務檔案管理制度》
5.相關表單:
5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)
5.2檔案借閱登記表
5.3檔案借出登記表
5.4檔案銷毀清冊
編制:
日期:20**.4.22審核:
日期:20**.4.28批準:
日期:20**.4.30
第4篇 建筑公司檔案管理原則
建筑工程公司檔案管理原則
1、檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
3、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準。
4、任何人不得拒絕歸檔,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,按照公司相關規(guī)定進行處理。
5、歸檔文件的密級,按照《保密工作管理規(guī)定》的相關條款確定,絕密類檔案應單獨入柜保管,嚴防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識產(chǎn)權,專利技術和商業(yè)秘密的檔案重點保管。
6、借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況,檔案管理員立即向綜合部部長報告,經(jīng)查清責任后并視嚴重程度做出相應處理決定。
7、借用存檔文件資料時,檔案員應視借閱文檔的密級,要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應記錄,認真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。
8、公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。
9、企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定,對確無保存價值的檔案登記造冊,按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后,由銷毀檔案材料的所屬部門負責人進行監(jiān)銷。
第5篇 某物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導書
物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導書
1.0適用范圍:
公司各類文書文檔。
2.0檔案管理規(guī)程:
2.1檔案的歸檔和分類:
綜合事務部根據(jù)檔案的性質、內容,整理立卷歸檔,并對檔案進行分類編號。
2.2檔案的存檔:
2.2.1存檔時,應按檔案的分類編號,將檔案放置在相應的位置。做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。
2.2.2案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認清的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
2.3檔案的整理和保管:
2.3.1及時對檔案進行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
2.3.2檔案柜要堅固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
2.3.3每年對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補救,確保檔案的安全。
2.4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務部部長批準,借閱時間以三天為限。
2.5檔案的處理:
檔案達到規(guī)定的保存期限后,對失效的,沒有保存價值的檔案要進行適當?shù)奶幚怼?/p>
3.0支持性工具:
《資料借閱登記表》
《文件目錄單》
編制:審核:批準: 日期:
第6篇 某物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導書怎么寫
物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導書
1.0適用范圍:公司各類文書文檔。
2. 0檔案管理規(guī)程:2.1檔案的歸檔和分類:綜合事務部根據(jù)檔案的性質、內容,整理立卷歸檔,并對檔案進行分類編號。
2. 2檔案的存檔:
2.2.1 存檔時,應按檔案的分類編號,將檔案放置在相應的位置。
做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。
2.2.2 案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進行修補和復制;
裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;
紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;
字跡難以認清的材料要附上抄件;
卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
2. 3檔案的整理和保管:
2.3.1 及時對檔案進行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
2.3.2 檔案柜要堅固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
2.3.3 每年對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補救,確保檔案的安全。
2. 4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務部部長批準,借閱時間以三天為限。
2. 5檔案的處理:檔案達到規(guī)定的保存期限后,對失效的,沒有保存價值的檔案要進行適當?shù)奶幚怼?/p>
3. 0支持性工具:《資料借閱登記表》《文件目錄單》編制:審核:批準: 日
