設備制造公司管理文件和資料控制程序
編制：
批準：
發(fā)布：
設備制造有限公司管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502版本號/修訂碼：A/00
目的和適用范圍
為了使質量體系有效運行，在起重要作用的各個場所保證使用相應文件的有效版本，并及時從現場撤回失效或作廢文件和資料，以防止使用失效或作廢的文件和資料。
適用于質量手冊及質量體系文件(以下簡稱文件)的控制，其他管理性文件的控制在相應的程序中作出具體規(guī)定。
職責
綜合管理辦負責管理性文件和資料的控制，包括組織編制、修訂和發(fā)布《質量手冊》及其質量體系程序文件和實施過程中的協調和解釋。
控制的內容、要求和方法
3.1文件的編制規(guī)定
3.1.1綜合管理辦組織有關職能部門代表成立文件編寫小組進行起草工作。
3.1.2草案應校核其內容與相應的質量保證模式標準的符合性和與公司實際情況的適應性、可操作性和可檢查性。
3.2文件的編號規(guī)定
3.2.1質量手冊的編號規(guī)定
QM/ZTCQM01-1998發(fā)布年代號
順序號
質量手冊代號
公司代號
質量管理標準代號
3.2.2程序文件的編號規(guī)定
順序號
體系要素代號
公司代號
質量控制標準代號
3.3文件的審批和發(fā)布
3.3.1文件由綜合管理辦負責組織有關部門負責人審查、會簽，并填寫《質量體系文件會簽審批表》(J/wk01)，報管理者代表審核和總經理批準后發(fā)布。
3.3.2文件經審核、批準后，原版文件連同會簽審批表由文件管理人員歸檔保存，并填寫《質量體系文件歸檔登記表》(J/wk06)。存入軟盤的文件也應同時歸檔。
3.4文件的發(fā)放
3.4.1經批準發(fā)布的文件由綜合管理辦負責統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時分“受控本”和“非受控本”。
3.4.2“受控本”的發(fā)放對象為：
a.公司總經理、管理者代表及各部門、分公司負責人;
b.公司對外質量保證有關的人員;
c.質量認證機構。
3.4.3文件發(fā)放前，由綜合管理辦根據公司運作特點編制《文件發(fā)放規(guī)定》，具體規(guī)定發(fā)放部門(人員)和數量，經管理者代表審核，報總經理批準后實施。
3.4.4“非受控本”根據公司經營活動的需要，經管理者代表批準后發(fā)放。“非受控本”的有效性不做進一步控制。
3.4.5發(fā)放的文件均為原版文件的復印件。
3.4.6文件的發(fā)放應注有不同的分發(fā)編號，并在文件封面上加蓋紅色的“受控”或“非受控”印章。發(fā)放時，領用人應在《質量體系文件發(fā)放登記表》(J/wk02)上簽收，同時在表中注明“受控”和“非受控”字樣。
3.4.7在下列情況下，需使用文件的部門(人員)應填寫《質量體系文件領用審批表》(J/wk03)，經部門負責人和綜合管理辦主任審核，報總經理批準后，可按3.4.5和3.4.6條發(fā)放：
a.不在《發(fā)放規(guī)定》中發(fā)放范圍內的;
b.要求發(fā)放數量超出《發(fā)放規(guī)定》中規(guī)定數量的;
c.領取后遺失或破損的;
d.其他應領用的。
3.4.8對文件遺失要求補發(fā)文件的，給予新的分發(fā)號，并注明遺失文件作廢，必要時將作廢文件的分發(fā)號通知有關部門以防止誤用。
3.4.9文件破損嚴重影響使用時，領用的新文件仍沿用原文件分發(fā)號，同時交回破損文件，由綜合管理辦組織銷毀。
3.5文件的更改和換版
3.5.1文件需作更改時，由申請部門填寫《質量體系文件更改申請單》(J/wk04)，說明更改原因，經管理者代表審核，總經理批準后，由更改人實施更改：
a.文件的更改視具體情況可采用“劃改”或“換頁”方法;
b.文件更改時，應注明更改標記、更改日期，并標明修改碼;
c.更改標記用加圓圈的小寫英文字母表示，如：@……;
d.文件經過依次更改后，修改碼的序號依次遞增，如“00”增至“01”。
3.5.2對“非受控本”的文件可不作更改控制。
3.5.3文件的更改不應給產品質量或體系要素造成不利影響。
3.5.4文件經多次更改或進行大幅度更改時，應進行換版。
a.文件換版時，應由綜合管理辦負責組織全面評審;
b.新版本發(fā)放時，舊版本同時廢止，并由綜合管理辦統(tǒng)一收回后銷毀。
3.6文件的收回和銷毀
3.6.1在下列情況之一時，原發(fā)文件由綜合管理辦負責及時收回：
a.文件使用部門合并、撤消或使用人調離;
b.文件換版或再次發(fā)放。
3.6.2文件收回時，由文件管理人員驗收，并在《質量體系文件發(fā)放登記表》上注明收回日期，無使用價值的文件應加蓋“作廢”印章，防止誤用。
3.6.3為積累知識的目的所保留的失效或作廢文件，由申請人填寫《質量體系文件留用申請單》(J/wk05)，經部門負責人和綜合管理辦主任審核后，報管理者代表批準，由文件管理人員加蓋“保留資料”印章后方可留用。
3.6.4作廢的文件由文件管理人員填寫《質量體系文件銷毀清單》(J/wk07)，經綜合管理辦主任批準后，由指定的銷毀人和監(jiān)銷人集中銷毀，并注明銷毀日期。
3.7文件的管理
3.7.1需臨時借閱文件的人員應填寫《質量體系文件借閱申請表》(J/wk08)，經部門和綜合管理辦負責人審核，管理者代表批準后方可借閱。借閱者應在指定日期內歸還，到期不還的由文件管理人員收回。原版文件一律不外借，以防止丟失或破損。
3.7.2任何人不得私自復印文件和使用未加蓋紅色“受控”印章的無效文件，一經發(fā)現立即由文件管理人員收回，并視情節(jié)輕重報有關領導給予處理
3.8文件和資料控制的有關記錄由綜合管理辦負責妥善保管，詳按QC/ZTC1601《質量記錄控制程序》執(zhí)行。
相關文件
QC/ZTC1601《質量記錄控制程序》
質量記錄
《質量體系文件會簽審批表》
《質量體系文件歸檔登記表》
《質量體系文件發(fā)放登記表》
《質量體系文件領用審批表》
《質量體系文件更改申請單》
《質量體系文件留用申請單》
成套設備制造有限公司
管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502《質量體系文件銷毀清單》
《質量體系文件借閱申請表》
更改情況
序號
更改標記
更改記錄
更改人
日期
