酒店質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)制度
酒店質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)
1.目的
明確酒店各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限及相互關(guān)系,確保管理有效實(shí)施。
2.適用范圍
適用于酒店及各部門(mén)管理機(jī)構(gòu)。
3.引用標(biāo)準(zhǔn)
iso9001:20005.5.1職責(zé)與權(quán)限
4.職責(zé)
4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)提出酒店組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及各部門(mén)的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系的意見(jiàn)。
4.2管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)上述意見(jiàn)的審核,并負(fù)責(zé)日常的監(jiān)督和檢查,提出改進(jìn)建議。
4.3總經(jīng)理批準(zhǔn)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,確定相應(yīng)的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系。
4.4各部門(mén)嚴(yán)格履行職責(zé)和權(quán)限。
5.標(biāo)準(zhǔn)要素要求
5.1 酒店組織機(jī)構(gòu)設(shè)置為八部室,即總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部、公關(guān)營(yíng)銷(xiāo)部、餐飲部、客房部、前廳部、康樂(lè)部、工程部、保安部(詳見(jiàn)組織機(jī)構(gòu)圖)。
酒店組織機(jī)構(gòu)圖
5.2管理者代表主要負(fù)責(zé):
5.2.1策劃、建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系;
5.2.2在整個(gè)組織內(nèi)提升“以顧客為中心”的服務(wù)意識(shí);
5.2.3領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部質(zhì)量審核;
5.2.4及時(shí)向董事會(huì)報(bào)告質(zhì)量體系的運(yùn)行情況,為管理評(píng)審和質(zhì)量體系改進(jìn)提供重要信息,并對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量不合格和質(zhì)量體系運(yùn)行不合格情況采取糾正和預(yù)防措施的實(shí)施和驗(yàn)證進(jìn)行監(jiān)督和管理;
5.2.5負(fù)責(zé)酒店質(zhì)量體系有關(guān)事宜與外部各方的聯(lián)絡(luò)工作。
5.3體系要素規(guī)定的部門(mén)職能分配(附管理職能分配表)
5.3.1總經(jīng)辦
(1)負(fù)責(zé)本部門(mén)服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)收集并提供國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,由集團(tuán)檔案室統(tǒng)一存檔。
(3)按照各部門(mén)的職能和權(quán)限,協(xié)調(diào)相互關(guān)系,確保酒店內(nèi)部的有效溝通和協(xié)作。
(4)負(fù)責(zé)酒店內(nèi)外部文件(非質(zhì)量體系文件)的控制,保證文件的批準(zhǔn)、更新、發(fā)放、使用、回收、保存、處置符合文件化程序要求。
(5)完成員工入離職、培訓(xùn)、評(píng)估考核、潛能開(kāi)發(fā)等工作,合理配置人力資源,創(chuàng)造其發(fā)展環(huán)境,滿(mǎn)足酒店需求。
(6)分析人力資源信息和資料,為總經(jīng)理決策提供依據(jù)。
(7)負(fù)責(zé)服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(8)負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)酒店質(zhì)量目標(biāo)和方針的各項(xiàng)策劃。
(9)負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的控制,保證文件的批準(zhǔn)、更新、發(fā)放、使用、回收、保存符合文件化程序要求。
(10)實(shí)施質(zhì)量記錄控制,確保記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、回收、保護(hù)、保存、處置符合文件規(guī)定。
(11)負(fù)責(zé)酒店生產(chǎn)/服務(wù)全過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量,收集和分析有關(guān)數(shù)據(jù),以確定質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性,并識(shí)別有效的改進(jìn)。
(12)跟蹤檢查、驗(yàn)證、評(píng)審糾正和預(yù)防措施,確保質(zhì)量體系持續(xù)改進(jìn)。
5.3.2財(cái)務(wù)部
(1)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)按四星酒店標(biāo)準(zhǔn)確定物資采購(gòu)文件,保證物資質(zhì)量合格證、產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)等相關(guān)資料的完整,為識(shí)別和驗(yàn)證提供依據(jù)。
(3)按程序規(guī)定對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢查和驗(yàn)證,明確其安排及產(chǎn)品的放行辦法。
(4)運(yùn)用財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)手段,做好酒店財(cái)務(wù)控制,確保經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效。
5.3.3公關(guān)營(yíng)銷(xiāo)部
(1)負(fù)責(zé)公關(guān)營(yíng)銷(xiāo)部服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)顧客對(duì)酒店產(chǎn)品/服務(wù)的要求及酒店實(shí)際生產(chǎn)/服務(wù)能力的評(píng)審和確認(rèn),記錄評(píng)審結(jié)果和后續(xù)的跟蹤措施,與相關(guān)部門(mén)溝通,明確服務(wù)要求和工作標(biāo)準(zhǔn),確保正確理解和執(zhí)行。
(3)負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)絡(luò),傳播酒店產(chǎn)品信息,提供詢(xún)價(jià),辦理訂單/合同,處理變更事項(xiàng)。密切與顧客關(guān)系,拓展銷(xiāo)售市場(chǎng),收集顧客反饋,識(shí)別顧客需求,實(shí)現(xiàn)酒店銷(xiāo)售工作的持續(xù)改進(jìn)。
(4)負(fù)責(zé)酒店市場(chǎng)開(kāi)發(fā),客源組織和產(chǎn)品銷(xiāo)售工作。
(5)負(fù)責(zé)對(duì)銷(xiāo)售實(shí)施過(guò)程的跟蹤測(cè)量、監(jiān)視和驗(yàn)證,確保銷(xiāo)售目標(biāo)的完成。
(6)掌握應(yīng)收帳情況,分析原因,協(xié)助財(cái)務(wù)作好客戶(hù)拖欠款的催收工作。
(7)與政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及其他各類(lèi)客戶(hù)建立并保持良好關(guān)系,組織酒店對(duì)外的形象宣傳。
5.3.4餐飲部
(1)負(fù)責(zé)餐飲服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)對(duì)顧客的餐飲產(chǎn)品/服務(wù)的要求及本部門(mén)實(shí)際生產(chǎn)/服務(wù)能力的評(píng)審和確認(rèn),記錄評(píng)審結(jié)果和后續(xù)跟蹤措施,并確保相關(guān)人員的正確理解和實(shí)施。
(3)負(fù)責(zé)與顧客的聯(lián)絡(luò),提供餐飲產(chǎn)品信息和詢(xún)價(jià),辦理訂單/合同,處理變更事項(xiàng)。收集顧客反饋,識(shí)別顧客需求,處理顧客投訴,保證餐飲質(zhì)量管理持續(xù)改進(jìn)。
(4)確定餐飲產(chǎn)品/服務(wù)的內(nèi)容與特性,合理配置和使用設(shè)施設(shè)備,按操作規(guī)程實(shí)施生產(chǎn)和服務(wù)提供,并對(duì)此進(jìn)行檢測(cè)和監(jiān)控。
(5)負(fù)責(zé)餐飲的衛(wèi)生和安全工作,保護(hù)顧客身體健康和財(cái)產(chǎn)安全。
5.3.5客房部
(1)負(fù)責(zé)客房服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)對(duì)顧客的住宿及本部門(mén)實(shí)際服務(wù)能力的評(píng)審和確認(rèn),記錄評(píng)審結(jié)果和后續(xù)的跟蹤措施,確保相關(guān)人員的正確理解和實(shí)施。
(3)收集顧客反饋,識(shí)別顧客需求,處理顧客投訴,保證客房各項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。
(4)確定住宿的內(nèi)容與特性,合理配置和使用設(shè)施和設(shè)備,按操作規(guī)程實(shí)施服務(wù)提供,并對(duì)此進(jìn)行檢測(cè)和監(jiān)控。
(5)負(fù)責(zé)本部門(mén)各區(qū)域的防火防盜、安全保衛(wèi),保護(hù)顧客人身財(cái)產(chǎn)安全。
5.3.6前廳部
(1)負(fù)責(zé)前廳服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)責(zé)對(duì)顧客的接待和商務(wù)要求及本部門(mén)實(shí)際服務(wù)能力的評(píng)審和確認(rèn),記錄評(píng)審結(jié)果和后續(xù)的跟蹤措施,確保相關(guān)人員的正確理解和實(shí)施。
(3)負(fù)責(zé)與顧客的聯(lián)絡(luò),提供服務(wù)信息和詢(xún)價(jià),辦理訂單/合同,處理變更事項(xiàng),收集顧客反饋,識(shí)別顧客需求,處理顧客投訴,保證前廳各項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。
(4)確定接待、商務(wù)的內(nèi)容與特性,合理配置和使用設(shè)施和設(shè)備,按操作規(guī)程實(shí)施服務(wù)提供,并對(duì)此進(jìn)行檢測(cè)和監(jiān)控。
(5)負(fù)責(zé)本部門(mén)各區(qū)域的防火防盜、安全保衛(wèi),保護(hù)顧客人身財(cái)產(chǎn)安全。
5.3.7康樂(lè)部
(1)負(fù)責(zé)康樂(lè)服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)對(duì)顧客的健身、娛樂(lè)、休閑等服務(wù)要求和本部門(mén)實(shí)
際服務(wù)能力的評(píng)審和確認(rèn),記錄評(píng)審結(jié)果和后續(xù)跟蹤措施,確保相關(guān)人員的理解和實(shí)施。
(3)負(fù)責(zé)與顧客的聯(lián)絡(luò),提供服務(wù)信息和詢(xún)價(jià),辦理訂單/合同,處理變更事項(xiàng)。收集顧客反饋,識(shí)別顧客需求,處理顧客投訴,保證康樂(lè)各項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。
(4)確定健身、娛樂(lè)、休閑等服務(wù)內(nèi)容及特性,合理配置和使用設(shè)施設(shè)備,按操作規(guī)程實(shí)施服務(wù)提供,并對(duì)此進(jìn)行檢測(cè)和監(jiān)控。
(5)負(fù)責(zé)本部門(mén)各區(qū)域的安全保衛(wèi)工作,做好防火防盜及設(shè)施
(6)設(shè)備的安全運(yùn)行,保障顧客人身財(cái)產(chǎn)安全。
5.3.8工程部
(1)負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備維護(hù)服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)酒店設(shè)施設(shè)備管理,并在酒店技術(shù)更新、功能改進(jìn)時(shí),進(jìn)行相應(yīng)改造,為酒店產(chǎn)品/服務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供保障。
(3)按規(guī)定對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修、保養(yǎng),指導(dǎo)各部門(mén)正確使用及日常維護(hù),確保良好運(yùn)行,滿(mǎn)足酒店生產(chǎn)/服務(wù)提供的需要。
(4)負(fù)責(zé)酒店檢測(cè)和監(jiān)控裝置的維護(hù)保養(yǎng),使其處于準(zhǔn)確運(yùn)行狀態(tài),保證各部門(mén)對(duì)生產(chǎn)和服務(wù)的有效檢測(cè)和監(jiān)控。
5.3.10保安部
(1)負(fù)責(zé)保安服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃。
(2)負(fù)責(zé)酒店的消防安全保衛(wèi)工作,維護(hù)酒店的正常秩序,確保各項(xiàng)生產(chǎn)和服務(wù)提供。
