第1篇 會計檔案管理規(guī)定辦法
會計檔案管理規(guī)定
第一條
會計檔案是會計核算的專業(yè)材料,包括會計憑證、會計帳薄和財務(wù)報告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是國家檔案的重要組成部分,也是各企業(yè)的主要檔案之一。
第二條
按照《會計檔案管理辦法》會計檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序、專人保管。
第三條 會計檔案的范圍
1、會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù),是重要的會計核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。
記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會計分錄,并據(jù)以登記會計賬薄的憑證。
其他會計憑證是指以上憑證之外的憑證。
2、會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理,逐步加工成有用會計信息的簿籍。它是編制會計報表的重要依據(jù)。會計帳簿:包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
3、財務(wù)報告指用來反映會計實體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,包括會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書等。會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
4、其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料。
第四條 會計檔案的立卷和保管
1、會計檔案的分類和編號。會計檔案可分為四類:會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類,根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級編號管理。
2、財務(wù)部門按照上述歸類和編號負(fù)責(zé)整理立卷。會計檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒(或卷皮)進(jìn)行包裝。
3、會計檔案的移交。會計檔案在會計年度終了后由財務(wù)部門保管一年,以備隨時查閱,滿一年后,有單獨檔案部門的,同財務(wù)部門編造清冊移交檔案部門保管。
4、檔案部門對所保管的會計檔案應(yīng)建立“會計檔案保管清冊”由會計檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
5、會計檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。
6、會計檔案的清點和檢查要每年進(jìn)行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。
7、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。
第五條 會計檔案的調(diào)閱
1、本公司人員調(diào)閱會計檔案,要經(jīng)主管會計同意;外單位人員調(diào)閱會計檔案要有正式介紹信,并經(jīng)會計主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn);會計檔案原件不得外借。
2、調(diào)閱會計檔案須填寫會計檔案調(diào)閱登記簿,需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
第六條 會計檔案的銷毀
1、對保管期滿的會計檔案,要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見會同財會部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷,保管到確無保存價值時再進(jìn)行銷毀。
2、對按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會計檔案銷毀清冊”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查,報上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時應(yīng)由財會部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式三份,分別由檔案、財會、上級主管單位保留。
第2篇 中國銀行會計檔案管理規(guī)定
中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定【1】
第一條 本規(guī)定所指會計檔案是記錄和反映人民銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計史料,包括業(yè)務(wù)會計、基建會計、經(jīng)費會計的檔案資料,分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計資料四類。
第二條 人民銀行各級機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全會計檔案的歸檔、保管、交接、查閱和銷毀制度,妥善保管會計檔案,防止會計檔案毀損、散失、泄密。
第三條 會計檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存,原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的紙質(zhì)資料應(yīng)保存原件。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的,應(yīng)滿足查閱、打印的要求。
第四條 會計檔案應(yīng)按形成時間和保管期限等不同屬性分類索引。
第五條 各部門形成的會計檔案應(yīng)由專人及時整理立卷,并及時登記會計檔案保管登記簿。
(一) 會計檔案保管登記簿應(yīng)注明會計檔案名稱、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、保管期限、經(jīng)辦人員以及移交時間等內(nèi)容;
(二) 檔案立卷應(yīng)整齊美觀、方便查閱,采用裝盒或裝袋的方式保管;
(三) 各種非紙介質(zhì)檔案立卷時應(yīng)標(biāo)注存儲內(nèi)容、所屬時間、順序號碼等事項。
第六條 會計檔案保管地點應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件,并建立健全會計檔案庫管理制度,保證會計檔案完整無缺。
第七條 會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類,定期分為三年、五年、十五年三檔。
(一) 會計檔案保管期限從形成會計檔案的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短;
(二) 會計檔案保管期限應(yīng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行,附表中未列示的,可以比照類似檔案的保管期限辦理;
(三) 同一會計檔案以不同介質(zhì)保存時,保管期限應(yīng)該一致;
(四) 同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的,應(yīng)按最長期限保管;
(五) 會計應(yīng)用系統(tǒng)及其開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)視同會計檔案管理,保管期限為系統(tǒng)停止使用或升級換版后15年。
第八條 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)部門或事后
監(jiān)督部門保管一年,期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。本行綜合檔案管理部門不具備保管條件的,可由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門建立分庫房,并指定專人保管。
第九條 移交會計檔案,應(yīng)由移交方編制移交清冊,列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。移交清冊一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
交接雙方應(yīng)嚴(yán)密交接手續(xù),按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交。完畢后,雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)在移交清冊上簽章確認(rèn)。
第十條 會計檔案在不同部門之間傳遞時,應(yīng)注意安全、保密,嚴(yán)防丟失毀損。
第十一條 會計檔案管理人員工作變動或因故離崗,應(yīng)辦理交接手續(xù)。 第十二條 保管部門應(yīng)定期檢查會計檔案,并及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
(一) 復(fù)制、修復(fù)紙介質(zhì)會計檔案原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝,復(fù)制后的會計檔案應(yīng)與原件一同保管;
(二) 磁盤保存的會計檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次,磁帶保管的會計檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次,光盤、縮微膠片保存的的檔案每兩年檢查并復(fù)制一次;
(三) 會計檔案復(fù)制后的保管期限仍從首次形成檔案的次年度算起。
第十三條 人民銀行應(yīng)嚴(yán)格會計檔案查閱管理,查閱會計檔案必須按規(guī)定辦理查閱審批手續(xù),認(rèn)真填寫《會計檔案查閱登記簿》。查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案,用畢及時歸還,防止丟失和泄密。
(一) 內(nèi)部查閱會計檔案,應(yīng)由查閱人提出申請,并經(jīng)業(yè)務(wù)核算部門和會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);
(二) 法律、法規(guī)授權(quán)的單位查閱會計檔案時,應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人、業(yè)務(wù)核算部門、會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,在專人陪同下查閱;
(三) 查閱人可以閱覽、復(fù)制和摘錄會計檔案,但嚴(yán)禁涂改、污損、拆封、抽換和將會計檔案借出本行;
(四) 會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。 第十四條 將原始會計資料的信息內(nèi)容以數(shù)碼形式轉(zhuǎn)存在磁性材料或光盤等載體上保存的會計檔案,應(yīng)滿足以下管理要求:
(一) 與原始會計資料信息完全一致;
(二) 通過網(wǎng)絡(luò)傳輸時,應(yīng)采取保密、認(rèn)證等安全措施;
(三) 通過網(wǎng)絡(luò)查閱時,應(yīng)有授權(quán)審批、登記制度。
第十五條 保管期限屆滿的會計檔案,按下列程序銷毀:
(一)會計檔案保管部門會同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,核對銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;
(二)本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;
(三)各地市級中心支行、縣級支行銷毀會計檔案應(yīng)經(jīng)上級行批準(zhǔn),分行、營業(yè)管理部、省會(首府)城市中心支行、副省級城市中心支行銷毀會計檔案經(jīng)本行行長批準(zhǔn);
(四)銷毀會計檔案,應(yīng)由本行業(yè)務(wù)部門、會計檔案保管部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀會計檔案前,監(jiān)銷人應(yīng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對;銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊上簽章確認(rèn)并存檔備查。
第十六條 保管期限屆滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、對處理歷史遺留問題有重要參考價值等未了事項的原始會計資料不得銷毀,應(yīng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第十七條 機(jī)構(gòu)分立、合并和業(yè)務(wù)移交時,會計檔案的保管、查閱應(yīng)遵循下列要求:
(一) 機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會計檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會計檔案應(yīng)由上級行指定其中一方保管。其他方可查閱復(fù)制與其相關(guān)的會計檔案;
(二)機(jī)構(gòu)合并,會計檔案由合并后的機(jī)構(gòu)保管;
(三)機(jī)構(gòu)撤銷,會計檔案由其上級行代管;
(四)因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
銀行會計檔案管理辦法【2】
第一條 為規(guī)范銀行會計檔案管理,維護(hù)銀行會計檔案的安全完整,根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行頒布的《銀行會計基本規(guī)范指導(dǎo)意見》,制定本辦法。
第二條 中國人民銀行、政策性銀行、國有獨資商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、城市商業(yè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行和城鄉(xiāng)信用社(以下統(tǒng)稱銀行)實施會計檔案管理適用本辦法。
第三條 銀行會計檔案是銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料,是金融檔案的重要組成部分。
銀行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。
第四條 銀行應(yīng)建立會計檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度,做到會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱,防止會計檔案毀損、散失、泄密。
銀行應(yīng)改善保管設(shè)施,采用先進(jìn)技術(shù),實現(xiàn)會計檔案管理現(xiàn)代化。
第五條 銀行會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。
第六條 銀行會計檔案應(yīng)按內(nèi)容和形成時間分類索引,以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的,應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。
第七條 銀行會計檔案保管地點應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件,磁介質(zhì)檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會計檔案應(yīng)異地分別存放。
第八條 銀行會計檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短。
同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的,應(yīng)按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質(zhì)保存的,至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會計檔案滿足保管期限的要求。
第九條 會計電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會計檔案管理,保管期限為該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后5年。
第十條 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后可暫由會計部門保管1年,期滿后由會計部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門的,由會計部門指定專人保管。
出納人員不得兼管會計檔案。
第十一條 銀行應(yīng)定期檢查會計檔案,及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
第十二條 銀行應(yīng)嚴(yán)格會計檔案調(diào)閱管理,防止會計檔案丟失和泄密。
內(nèi)部查閱會計檔案,應(yīng)由調(diào)閱人提出申請,并經(jīng)會計部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的,應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)的部門查閱會計檔案時,應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)銀行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn),在銀行專人陪同下查閱。
查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制,但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。
第十三條 保管期限界滿的會計檔案,按下列程序銷毀:
(一)由檔案管理部門會同會計部門編制會計檔案銷毀清冊;
(二)本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;
(三)除銀行另有規(guī)定外,分支機(jī)構(gòu)銷毀會計檔案應(yīng)經(jīng)上級行批準(zhǔn);
(四)應(yīng)由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽章確認(rèn)。
銀行銷毀會計檔案,應(yīng)將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷毀。
第十四條 保管期限界滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的原始會計資料,銀行不得銷毀,應(yīng)單獨保管到未了事項完結(jié)為止。
第十五條 銀行機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會計檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會計檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管,或移交檔案館代管。
銀行機(jī)構(gòu)合并,會計檔案應(yīng)由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保管。銀行分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉,會計檔案由其上級行代管。銀行機(jī)構(gòu)撤銷或破產(chǎn)清算,會計檔案應(yīng)移交有關(guān)檔案館代管。
法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十六條 銀行交接會計檔案應(yīng)編制移交清冊,辦理交接手續(xù),由雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交并簽章確認(rèn)。
第十七條 銀行有違反本規(guī)定行為的,按照《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。
第十八條 本規(guī)定自2003年1月1日起施行。各銀行可結(jié)合本行具體情況制定實施辦法,報中國人民銀行備案。
第3篇 某酒店會計檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度,切實把會計檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表,年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟(jì)合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0 程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案,都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年,期滿之后,由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案,應(yīng)保持原卷冊的封裝,需拆封整理的,由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損,散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案,須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意,::要向保管人說明查閱范圍,并按規(guī)定進(jìn)行登記,查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案,需憑查閱單位介紹信,說明查閱范圍,查閱人還應(yīng)出示身份證件,經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復(fù)印的,須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會計檔案保管期滿,需銷毀時,應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意,報主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案,不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
